Общие рекомендации перед проведением инвентаризации

 

Положение о проведении инвентаризации.

Прежде всего в учреждении должно быть Положение о проведении инвентаризации, где описано:

• порядок проведения инвентаризации;
• сроки инвентаризации;
• кворум присутствия членов комиссии;
• случаи проведения инвентаризации;
• требования к проведению инвентаризации;
• методы проведения инвентаризации;
• общие правила при проведении инвентаризации;
• порядок оформления документов;
• используемые первичные формы при оформлении результатов.

 

1.1 Какие НПА изучить?

 

• СГС «Учетная политика». Приложение 1. Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности
• Приказ Минфина России от 30.12.2017 № 274н
  Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"
• Приказ Минфина России от 30.10.2023 № 174н
  О внесении изменений в приложения № 1, 2, 4 и 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
• Приказ Минфина России от 30.09.2024 № 144н
  О внесении изменений в приложения № 1, 2, 4 и 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению"
• Письмо Минфина России от 01.07.2024 № 02-06-06/61122
  Методические рекомендации по применению Общих требований к организации инвентаризации активов и обязательств, установленных СГС "Учетная политика"

 

1.2 Какие сроки инвентаризации?

 

Для годовой инвентаризации не ранее 1 октября отчетного года.

В положении об инвентаризации пропишите периодичность инвентаризации для разных объектов, а также на какую дату будете их проверять.

К примеру, ОС, МЗ, НМА по субсчету «Иное движимое имущество» можно проверять один раз в три года. А вот для инвентаризации расчетов установлены специальные правила – начать проверку можно 1 октября, но вот для просроченных долгов, которые возникли на 1 января, установлены другие сроки.

Подробнее про сроки инвентаризации Минфин прописал в пункте 32 приложения 1 к СГС «Учетная политика» и в письме от 01.07.2024 № 02-06-06/61122.

 

1.3 Какие этапы инвентаризации?

 

Основные этапы инвентаризации даны в письме Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122.

 

 

Этапы:

1. Утверждение положения о проведении инвентаризации
2. Создание комиссии
3. Утверждение решения о проведении инвентаризации
4. Оформление/подготовка инвентаризационных описей
5. Проверка фактического наличия объектов инвентаризации
6. Оформление результатов

 

1.4 Утверждение инвентаризационной комиссии

 

Требования к инвентаризационной комиссии прописаны в пунктах 5-9 Письма Минфина России от 01.07.2024 № 02-06-06/61122 «Методические рекомендации к Общим требованиям к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Основные требования к комиссии:

• Для одновременного проведения инвентаризации большого объема объектов инвентаризации создаются несколько инвентаризационных комиссий.
• В случаях одновременного проведения инвентаризации большого объема объектов инвентаризации по решению руководителя субъекта учета при инвентаризационной комиссии могут создаваться рабочие комиссии.
• Состав инвентаризационной комиссии не может быть менее трех человек, из них председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, члены комиссии.
• Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются, однако их присутствие при проведении инвентаризации обязательно.
• В период проведения инвентаризации запрещено изменять состав инвентаризационной комиссии.

 

2. Создание Решение о проведении инвентаризации.

 

Для проведения инвентаризации создается «Решение о проведении инвентаризации» (ф.0510439) и документ «Изменение решения о проведении инвентаризации, (ф.0510447) в случае, если нужно внести изменения. Данная форма заменяет приказ о проведении инвентаризации, теперь приказ делать не нужно.

Решение (ф. 0510439) применяйте, чтобы начать инвентаризацию, в том числе перед годовой бухгалтерской отчетностью, при смене ответственных лиц, недостаче, списании имущества. Формируют Решение в соответствии с положением о комиссии и порядком об инвентаризации, которые разработаны в учреждении.

Заполняет документ бухгалтер, однако участие бухгалтера в инвентаризационной комиссии не обязательно. В состав инвентаризационной комиссии включаются минимум 3 человека: председатель, заместитель председателя и секретарь. Председателем комиссии нужно назначить главного бухгалтера или заместителя руководителя, членами комиссии могут быть любые сотрудники.

Обратите внимание, что в период проведения инвентаризации не допускается изменение состава комиссии! В случае отсутствия лица рабочей комиссии по уважительной или не зависящей от него причине, возникшей после начала проведения инвентаризации, полномочия ответственного лица рабочей группы возлагаются на Председателя комиссии. При создании Решения о проведении инвентаризации минимальный кворум для комиссии устанавливается 2/3. Если кворум не набирается, то сроки инвентаризации переносятся.

Периодичность проведения инвентаризации по объектам имущества устанавливается в учетной политике.

Даты, которые нужно заполнить в Решении о проведении инвентаризации:

• Дата Решения — это дата, когда руководитель принял решение издать документ.
• Дата начала инвентаризации - эта дата не должна быть ранее даты Решения.
• Дата завершения инвентаризации — это дата завершения проверки. Не позднее срока представления годовой отчетности.
• Дата, на которую проводится инвентаризация - На эту дату выводят остатки. Она не должна быть ранее даты Решения. Но есть исключение — если инвентаризация проводится не через осмотр, а путем проверки документов, сверки с госреестрами.

 

 

3. Инвентаризационная опись по объектам учета

 

Инвентаризировать нужно всё имущество, как на балансе учреждения, так и на забалансовом учете. В Методических рекомендациях Минфин перечислил объекты обязательной ежегодной инвентаризации: особо ценное имущество, капитальные вложения, объекты, которые влияют на показатели отчетности. Все случаи обязательной инвентаризации установлены в СГС «Учетная политика».

Рассмотрим формы инвентаризационных описей.

Используемые формы закрепите в положении, учетной политике. Рекомендуем использовать формы из приказа №61н.

 

С 2015 года бюджетная сфера применяет более 40 унифицированных форм, утвержденных Приказом № 52н. Но расширение практики централизации учетных функций и внедрение электронного документооборота требует форм, унифицированных под ЭДО. И вот начиная с 2023 года Минфин России вводит унифицированные формы электронных первичных учетных документов и регистров, закрепленные в Приказе № 61н.

При этом ряд форм из Приказа № 61н по наименованию и / или назначению схожи с шаблонами из Приказа № 52н. Вместе с тем унифицированные формы документов, утвержденные Приказом N 52н, не отменены (не утратили силу) и для них не установлен период действия.

Документы, утвержденные Приказом № 61н, у которых есть аналоги в Приказе № 52н. имеют приоритет применения. Под аналогом в данном случае понимаются документы, схожие по названию и сфере применения.

 

 

Обратите внимание, что в 1С в разделе «Инвентаризация» блоки по описям и результатам инвентаризации специально поделены по приказам №52н и №61н. Все необходимые формы вы найдете в этом разделе. Подробнее про каждую опись читайте по ссылкам выше.

 

 

4. Результаты инвентаризации

 

При оформлении итогов инвентаризации руководствуйтесь приложением 1 к СГС «Учетная политика», где описаны пять типов расхождений и порядок их обработки, а также требования к организации работы комиссии.

Результаты инвентаризации имущества следует оформлять Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Результаты инвентаризации по наличным денежным средсвам – Актом о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Эти формы уже содержат таблицы для отражения выявленных расхождений. Ведомость расхождений (ф. 0504092) из приказа № 52н ещё не отменена, но лучше использовать формы-аналоги из приказа 61н.

Если в ходе инвентаризации расхождений не обнаружено, в Акте необходимо отразить соответствующее заключение, например: «Расхождения не выявлены. Принять результаты инвентаризации: фактическое наличие объектов инвентаризации соответствует данным регистров бухгалтерского учета».

 

 

5. Оформление недостач и излишков 

Обратите внимание, что для отражения излишков на балансе у учреждения должны быть документы, подтверждающие права на объект.

Есть 5 видов отклонений, выявленных по итогам инвентаризации. В зависимости от отклонения и объекта инвентаризации – будут оформляться разные документы.

Схема оформления первичными учетными документами инвентаризации НФА находится в Письме Минфина России от 01.07.2024 № 02-06-06/61122 «Методические рекомендации к Общим требованиям к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности».

 

 

В целом в СГС «Учетная политика» выделяются следующие виды отклонений и пути оформления документов:

 

 

Подробнее о каждой операции – ниже в таблице: