Теоретическая часть

Бланки строгой отчетности (далее - БСО), с момента приобретения и пока хранящиеся на складах (в подразделениях учреждения), учитываются на счете 105.06 "Прочие материальные запасы"., после, выдачи ответственным лицам из мест хранения (со склада) для оформления (использования в хозяйственной деятельности), учитываются на забалансовом счете 03.

Выбытие БСО  отражается путем уменьшения счета 03:

• при их оформлении; 
• выявление порчи, хищения, недостачи;
• принятие решения об их списании (уничтожении), если они признаны недействительными.

Недостачами являются объекты имущества, по которым комиссия не может установить их местонахождение, информация о которых отражена в регистрах бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации и по которым выбытие активов (объектов инвентаризации) в бухгалтерском учете не отражено (п. 23 Общих требований Приказа Минфина России от 30.12.2017 № 274н. Федеральный стандарт "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").

При выявлении недостачи БСО, независимо от порядка учета БСО (на балансовом счете 105.06 или на забалансовом счете 03), расчеты по ущербу начисляются в порядке, аналогичном ущербу материальным запасам.

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости (сумма денежных средств, необходимая для восстановления активов) материальных ценностей на день обнаружения ущерба (п. 220 Инструкции № 157н). Решение об определении текущей восстановительной стоимости принимает комиссия по поступлению и выбытию активов, созданная в учреждении. Такое решение должно быть подтверждено документально или определенно экспертным путем.

При определении текущей восстановительной стоимости можно использовать:

• данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные от организаций-изготовителей;
• сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, в средствах массовой информации и специальной литературе;
• экспертные заключения о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

Суммы выявленных недостач, хищений, потерь основных средств отражаются:

• по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 71 000;
• по кредиту счетов:
• 0 401 10 000– при отнесении за счет виновных лиц;
• 0 401 40 000 – до момента установления виновных лиц.

В разрядах 24 - 26 номера счета 209 71 указывается подстатья КОСГУ в зависимости от типа контрагента, с которым ведутся расчеты. Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами отражается по подстатьям 567 (667) КОСГУ.

В разрядах 24 - 26 номера счета 0 401 10 (0 401 40) финансовый результат от выбытия основных средств для целей бухгалтерского учета формируется с применением подстатьи 172 КОСГУ. Для отражения кассовых поступлений и выбытий эта подстатья не используется.

Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда сумм возмещения убытков или ущерба включаются в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ). При этом в связи с признанием внереализационного дохода в виде сумм возмещения убытка от хищений учреждение имеет право признать в составе внереализационных расходов стоимость утраченного имущества при соответствии таких расходов условиям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611). Если виновные лица отсутствуют или не установлены, недостачи материальных ценностей могут учитываться в составе внереализационных расходов на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

ВАЖНО!

1. В соответствии с п. 2.13.2 Бухгалтерских записей бюджетные (автономные) учреждения начисляют доходы от возмещения ущерба, нанесенного нефинансовым активам, по коду финансового обеспечения 2 (далее - КФО 2). Независимо от того, в рамках какого вида деятельности приобретались (поступали) основные средства, начислять доходы от возмещения ущерба нужно по КФО 2.

2. Для казенных учреждений КПС счетов 1 401 40 172, 1 401 10 172, 1 209 71 000 указывается из группы 1 14 02000 00 0000 000 "Доходы от реализации имущества, находящегося в государственной и муниципальной собственности (за исключением движимого имущества бюджетных и автономных учреждений, а также имущества государственных и муниципальных унитарных предприятий, в том числе казенных)".

 

Пример

Пример. В бюджетном учреждении БОУ ВО "Городской институт" проведении инвентаризации БСО была выявлена недостача бланков дипломов в количестве 2 шт. Комиссия по поступлению и выбытию активов БОУ ВО "Городской институт" определила текущую восстановительную стоимость бланка диплома 200 рублей за 1 бланк. Ответственное лицо согласно возместить ущерб путем удержания денежных средств из ближайшей выплаты заработной платы.

Для оформления проведения инвентаризации, по результатам которой была выявлена недостача бланков дипломов необходимо оформить:

• Решение о проведении инвентаризации (ф.0510439);
• Инвентаризационную опись БСО и денежных документов (ф. 0510465);
• Акт о результатах инвентаризации (ф.0510463).

 

 

Решение о провелении инвентаризации

Порядок оформления Решения о проведении инвентаризации (ф.0510439)можно прочитать в статье по ссылке https://bz.mllm.group/articles/reshenie-o-provedenii-inventarizatsii-instruktsiia-po-sostavleniiu-v-programme-1s-bgu-2.

Формирование инвентаризационной описи рассмотри детальнее.

 

Инвентаризационная опись БСО

Для оформления и регистрации результатов инвентаризации используется документ "Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465)" (в разделе Инвентаризация).

Новый документ создается нажатием на кнопку "Создать".

Далее необходимо в шапке документа указать "Решение о проведении инвентаризации" – выбрать из списка ранее сформированный документ, в соответствии с которым проводится инвентаризация БСО. Записываем документ.

После записи документа по гиперссылке «Создать расписку» оформляется расписка ответственного лица. Без оформленной расписки заполнение табличной части инвентаризационной описи недоступно.

После проведения Расписки становится доступным заполнение разделов инвентаризационной ведомости.

Раздел 1: по кнопке "Заполнить - По данным бух. учета" табличная часть документа заполняется автоматически объектами инвентаризации по данным бухгалтерского учета.

 

 

Раздел 2.1: по кнопке "Заполнить по данным раздела 1" - Раздел 1 (без количества и сумм) заполняем табличную часть закладки Раздел 2.1 документа, где указываем информацию о фактическом наличии соответствующих бланков строгой отчетности. 

 

 

Если отсутствуют БСО с номером в середине цепочки, то кнопкой "Добавить" можно добавить строку и вручную ввести информацию о фактическом наличии соответствующих БСО.

 

 

Раздел 2.2: по кнопке "Заполнить по данным раздела 1 и 2.1" заполняется табличная часть закладки Раздел 2.2 документа.

 

 

Раздел 3: по кнопке "Заполнить по данным раздела 2.2" заполняется табличная часть закладки Раздел 3 документа. В графе Объяснение причин расхождения необходимо указать причину недостачи (в случае нашего примера – Недостача в связи с утерей).

 

 

Раздел 4: по кнопке "Заполнить по данным раздела 2.2 и 3" заполняется табличная часть закладки Раздел 4 документа. Заполняется графа "Заключение комиссии" (в случае нашего примера – Выявлена недостача) и графа "Статус объяснения".

Проводим документ.

 

 

Закладка "Комиссия" заполнена автоматически при выборе Решения о проведении инвентаризации в шапке документа.

Закладка "Отбор" из Решения заполняется в случае проведения выборочной инвентаризации нефинансовых активов.

 

Акт о результатах инвентаризации

Следующим шагом формируем Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) раздела Инвентаризация. Документ также можно сформировать из созданного ранее Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) с помощью кнопки "Создать на основании".

 

 

По кнопке "Заполнить по описям" документ автоматически заполнится данными по Инвентаризационным описям БСО и денежных документов.

 

 

В приложении № 2 к разделу 2 следует заполнить графу Решение комиссии по акту.

Проводим документ.

 

 

Акт списания БСО

Для оформления выбытия БСО в результате недостачи используется документ "Акт списания БСО".

Ввести его можно 2 способами:

1. На основании Инвентаризационной описи БСО и денежных документов (ф. 0510465) по кнопке "Ввести документы по отклонениям"  находящейся на закладке "Раздел 4".

 

 

2. Создать "Акт списания БСО" вручную в разделе "Материальные запасы".

 

 

В созданом документе заполняем шапку документа:

• МОЛ/Место хранения – выбираем из справочника материально ответственных лиц;
• Подразделение - выбираем из справочника;
• Списание за период - Устанавливаем период списания;
• Первичный документ – Акт с писания БСО (ф.051
• КФО;
• Счет учета – 03.1

Табличная часть. Нажимаем кнопку "Добавить" и вводим данные по БСО.

 

 

На вкладке "Комиссия" - выбираем комиссию по списанию.

На вкладке "Бухгалтерская операция" выбираем типовую операцию – "Списание БСО". Записываем документ.

Далее возвращаемся на вкладку "Состав БСО", нажимаем на кнопку "Единогласное решение" и проводим документ.

 

 

Извещение о начислении доходов (БУ)/Ведомость начисления доходов(КУ)

Для начисления ущерба от недостачи БСО применяется документ "Извещение о начислении доходов" в разделе "Услуги, работы, производство".

 

 

Заполняем шапку документа: проставляем подразделение (при наличии) и лицевой счет. Галочка Получатель платежа проставляется в случае, если получателем дохода по возмещению является организация. 

Далее заполняем вкладку "Начисление":

Плательщик:

• Контрагент - выбирается из справочника Контрагенты. В рассматриваемом примере указывается лицо, ответственное за сохранность имущества;
• Идентификатор - идентификатор контрагента, сформированный учреждением;
• Статус - код статуса плательщика определяется в соответствии с Правилами указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему.
• Договор – указывается документ, на основании которого Контрагент обязан возместить ущерб.  (галочка Автоматически отразить в графиках исполнения в нашем примере не устанавливается.)

Начисляемый доход:

• Тип операции - 1.22 "Начисление иных доходов будущих периодов".
• Источник дохода - выбирается из справочника Номенклатура, для этого примера – Доход от неустойки;
• Номер реестровой записи - уникальный номер реестровой записи источника дохода бюджета в соответствии с реестром источников доходов соответствующего бюджета (для этого примера не указывается);
• Сумма в рублях - сумма, подлежащая возмещению;
• КФО - 2;
• КПС - 07060000000000440;
• КОСГУ - 172;
• ОКТМО - код по ОКТМО территории муниципального образования (межселенной территории), на которой мобилизуются денежные средства от уплаты дохода;
• Дата признания - дата признания дохода согласно документу-основанию начисления доходов.
• Предельная дата исполнения - дата исполнения плательщиком обязательства по уплате платежа, определяемая согласно документу-основанию для начисления доходов.

 

 

На закладке "Бухгалтерская операция" указывается типовая операция "Начисление доходов".

Проводим документ.

 

 

Документ "Извещение о начислении доходов" не формирует проводок на счетах налогового учета. Поэтому для отражения бухгалтерских записей на счетах НУ используется документ "Операция (бухгалтерская)" из раздела "Учет и отчетность".

В новой строке документа указываются:

• КФО – 2;
• (Дт) Счет – НПВ;
• (Кт) Счет – Н91.01;
• Сумма – сумма ущерба.

 

 

Важно! Для отражения ущерба от недостачи БСО в казенных учреждениях применяется документ "Ведомость начисления доходов" в разделе "Услуги, работы, производство".

 

 

Заполним вкладку "Начисление".

По кнопке "Добавить" следует заполнить табличную часть документа:

• Источник дохода – источник доходов соответствующего бюджета выбирается из справочника Номенклатура. Для этого примера - Доходы от неустойки;
• Номер реестровой записи – значение уникального номера реестровой записи. Заполняется автоматически при заполнении реквизита Источник дохода выбором из справочника Номенклатура. При необходимости можно ввести вручную;
• КПС – 00000000000000440;
• КОСГУ – 172;
• Код ОКТМО – значение кода по ОКТМО территории муниципального образования (межселенной территории), на которой мобилизуются денежные средства от уплаты соответствующего дохода бюджета. Заполняется автоматически при заполнении реквизита Источник дохода выбором из справочника Номенклатура. При необходимости можно ввести вручную;
• Контрагент – выбирается из справочника Контрагенты. В рассматриваемом примере указывается лицо, ответственное за сохранность имущества. По решению учреждения в качестве контрагента может быть указано значение "неустановленное лицо". Для этого необходимо создать новый элемент справочника Контрагенты;
• Идентификатор - идентификатор контрагента, сформированный учреждением;
• Договор – указывается документ, на основании которого Контрагент обязан возместить ущерб.
• Статус операции –1.22 "Начисление иных доходов будущих периодов";
• Сумма в рублях – в части операций по начислению доходов указывается сумма в рублях (рублевом эквиваленте);
• Дата признания – дата признания дохода согласно документу-основанию начисления доходов.
• Дата исполнения – дата исполнения плательщиком обязательства по уплате платежа, определяемая согласно документу-основанию для начисления доходов;

Документ-основание, Дата, Номер – наименование, дата и номер документа-основания начисления доходов соответственно.