Инвентаризация основных средств в программе 1С: БГУ 2.0 (ф. 0504057 по приказу 52н.)

Вводная часть

Инвентаризация – процесс, обязательный для каждой организации, вне зависимости от применяемой системы налогообложения и формы собственности. 

Инвентаризация основных средств проводится не реже одного раза в три года. Срок проведения инвентаризации должен быть прописан в учетной политике учреждения. Например: «Проводить инвентаризацию основных средств один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности».
Чтобы дать старт инвентаризации, руководитель должен утвердить Решение о ее проведении (ф. 0510439). Приказ больше составлять нельзя. Если нет технической возможности подписать документ «Решение о проведении инвентаризации» ЭЦП, распечатайте и подпишите его на бумаге. В нем укажите сроки инвентаризации, которые установили в учетной политике.

Решение подписывает руководитель, а также остальные участники инвентаризации. Данные правила прописаны в приказе по первичке № 61н.

Минфин разработал и утвердил обязательные общие требования к инвентаризации –приложение 1 к СГС «Учетная политика». Это минимальный набор требований, которые должны соблюдать все субъекты учета.

Главная задача инвентаризации не просто выявить ошибку, а определить причины, почему они возникли. Например, если ошибка возникла из-за того, что сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, значит нужно взаимодействовать с ним. Провести беседу, пересмотреть должностные функции, чтобы исключить повторное возникновение ошибки. 

Положение или порядок обязательной и добровольной инвентаризации следует оформить одним из трех способов: как раздел единого текста учетной политики, отдельное приложение к учетной политике или как самостоятельный локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике. На практике учреждения чаще всего оформляют положение в виде приложения к приказу об учетной политике.

Обязательную инвентаризацию проводят, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности, при смене МОЛ, передаче имущества в аренду, безвозмездное пользование, выявлении кражи или порчи имущества, стихийных бедствиях, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.

В целях сдачи годовой отчетности ежегодно инвентаризируются все объекты бухучета, в том числе на забалансе.

Семь случаев, когда вы обязаны провести инвентаризацию:

1. Перед годовой отчетностью, чтобы подтвердить достоверность показателей.
2. При передаче объектов в аренду, управление, пользование или при продаже.
3. При смене ответственных, материально ответственных лиц. При коллективной ответственности – когда меняется руководитель коллектива или выбывает больше 50 процентов коллектива.
4. Когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества.
5. После стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
6. Перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.
7. В других случаях, установленных законодательством, и по решению вышестоящего органа. Например, инвентаризация дебиторки по требованию учредителя.

Случаи обязательной инвентаризации установлены в пунктах 81, 82 СГС «Концептуальные основы», пунктах 31, 32 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика», пункте 7 Инструкции № 191н, пункте 9 Инструкции № 33н.

Добровольные инвентаризации нужны для промежуточного контроля. Случаи добровольной или внезапной инвентаризации закрепите в учетной политике. Например:

• внезапные проверки кассы;
• инвентаризация имущества у вновь нанятых ответственных сотрудников;
• инвентаризация имущества, если нарушены правила его хранения, приемки, реализации, а также другие случаи.

Внезапные проверки проводите по отдельному распоряжению руководителя. Плановые утвердите в графике инвентаризаций. Это следует из части 3 статьи 11 Закона № 402-ФЗ, пункта 80 СГС «Концептуальные основы», пункте 1 приложения 1 к СГС «Учетная политика».

Требования Минфина для инвентаризации в 2024 году:

Инвентаризационная комиссия - не менее трех человек: председателя, его зама и секретаря. Одни и те же сотрудники могут входить в несколько комиссий учреждения. Например, быть членом инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытию активов. Председателем комиссии можно назначить главбуха или заместителя руководителя, а членами – любого сотрудника. 

В комиссию можно включить:

• представителей администрации;
• сотрудников служб внутреннего контроля или аудита;
• независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
• специалистов других служб и отделов учреждения: инженера, экономиста, техника;
• представителей учреждения-правопреемника, если инвентаризацию проводите в связи с реорганизацией в форме присоединения.

Чтобы определить состав комиссии, издайте приказ. Порядок, как сформировать комиссию, пропишите в учетной политике.

ВАЖНО! Нельзя включать в состав комиссии материально ответственных лиц, если инвентаризируете вверенное им имущество. 

Общие требования к инвентаризации можно изучить в СГС «Учетная политика» (приказ от 13.09.2023 № 144н).

При централизации учета следует использовать новые формы описей (приказ Минфина от 30.10.2023 № 174н).

 

 

По результатам инвентаризации фиксируются выявленные излишки или недостача, которые приходуются либо списываются соответственно.

Для отражения результата инвентаризации объектов ОС, НМА, НПА и прав пользования НФА в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» предназначен документ «Инвентаризация ОС, НМА, НПА», который находится в разделе «ОС, НМА, НПА» - «Прочие операции».

 

 

Для создания документа используем кнопку «Создать»:

 

 

Документ поддерживает инвентаризацию на следующих счетах учета: 

• 101 "Основные средства";
• 102 "Нематериальные активы";
• 103 "Непроизведенные активы";
• 106.00 "Вложения в нефинансовые активы";
• 111.00 "Права пользования активами";
• 21 "Основные средства в эксплуатации"; 
• 01 "Имущество, полученное в пользование";
• 02 "Материальные ценности на хранении";
• 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";
• 24 "Нефинансовые активы, переданные в доверительное управление";
• 25 "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)";
• 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование";
• 27.01 "ОС, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

В случае обнаружения расхождений между учетными и фактическими данными, предусмотрено автоматическое создание корректирующих документов по поступлению выявленных излишков НФА и, соответственно, по списанию недостач.

Заполнение реквизитов шапки документа:

 

 

Реквизиты Организация и Дата заполняются автоматически. При необходимости их можно изменить. 

Подразделение – структурное подразделение организации. Выбирается из справочника Подразделения.

Документ «Решение о проведении инвентаризации» – выбирается из списка документов вида Решение о проведении инвентаризации.

Инвентаризация по состоянию на – указывается дата, на которую проводится инвентаризация.

Группа счетов – группа счетов, по которым будет проводиться инвентаризация, выбирается всплывающего окна: 

 

 

Счет – счет учета объектов НФА. Выбирается из фрагмента Плана счетов ЕПСБУ, ограниченного в соответствии с указанным значением реквизита - Группа счетов и может принимать значение, как конкретного счета, так и группы, что будет влиять на отбор ОС:

 

 

 

Ответственное лицо — материально ответственное лицо или центр материальной ответственности может принимать значение: Сотрудник, ЦМО или Контрагент и выбирается из соответствующего справочника. Подбор данных из справочника «Контрагенты» осуществляется только при выборе счетов: 24, 25, 26 и 27.01.

Тип данных, Сотрудник или Центр материальной ответственности, Контрагенты, следует выбрать в форме Выбор типа данных, которую можно открыть с помощью кнопки Выбрать, расположенной в поле реквизита. Выбор конкретного значения реквизита выполняется в соответствующем справочнике Сотрудники, Центры материальной ответственности, Контрагенты, который откроется после выбора типа данных. 

 

 

При выборе МОЛ из справочника «Сотрудник» будет выполнена инвентаризация всех ОС, которые числятся за указанным материально ответственным лицом и находятся на всех складах организации. В случае выбора ЦМО будет выполнена инвентаризация по одному ЦМО, то есть по одному сотруднику и только по одному месту хранения. 

Пример:

Из справочника «Сотрудники», выбираем значение Иванов Иван Сергеевич – инвентаризация будет выполняться по всем основным средствам, которые числятся за Ивановым Иваном Сергеевичем (согласно отбору по счету).

В случае выбора значения из справочника «Центра материальной ответственности» Иванов И. С. – склад 2, инвентаризация будет выполняться по основным средствам, которые числятся за Ивановым И. С. и находятся только на складе 2.

 

 

Заполнение реквизитов на закладке "Инвентаризация"

Для заполнения табличной части на закладке Инвентаризация рекомендуется использовать возможность автозаполнения по данным учета. Автозаполнение по данным учета происходит после нажатия на кнопку Заполнить командной панели табличной части этой закладки и выбора в меню пункта Заполнить по данным бух. учета. Далее следует записать документ с помощью кнопки Записать объект командной панели формы документа. 

 

 

Программа позволяет проводить инвентаризацию, фиксируя данные о фактическом наличии объектов НФА как в напечатанной Инвентаризационной описи по объектам НФА, так и в терминале сбора данных (ТСД). 

Затем заполняем данные фактического наличия по данным бухгалтерского учета:

 

 

И после этого вносим исправления в фактические данные, если есть какие-то отклонения. Проводим документ.

При обнаружении излишков номенклатуры НФА, которая по данным учета отсутствует, следует ввести новую строку, указать объект НФА, его цену и количество по факту.

Поля колонок «Статус объекта», «Целевая функция актива» и «Не соответствует критериям актива» заполняются вручную. Данные поля можно заполнить группой с помощью кнопки Заполнить – Групповое заполнение строк.

 

 

Важно понимать, что документ «Инвентаризация ОС (НМА,НПА) на балансовых счетах» не формирует проводок. Он создается только для печатной формы инвентаризационной описи.

Заполнение реквизитов на закладке "Недостачи"

Списание объектов ОС, НМА или НПА, недостача которых была выявлена в результате инвентаризации, выполняется с помощью соответствующего документа вида Списание объектов ОС, НМА, НПА, Списание транспорта, Списание мягкого и хоз. инвентаря (ОС) и Списание библиотечного фонда. 

Подготовка данных для заполнения документов этого вида выполняется на закладке Недостачи.  

Информация о недостачах вводится в табличную часть автоматически после нажатия на кнопку Распределить недостачи.

 

Для группового заполнения реквизитов в нескольких строках можно воспользоваться групповым заполнением данных, указав нужное значение для конкретных позиций:

 

 

Списание недостач ОС

Для группового создания документов по списанию недостач следует выделить несколько строк таблицы, а затем нажать на кнопку Создать списания ОС (приказ 52н) командной панели табличной части или использовать аналогичную команду меню Еще. 

 

 

Откроется форма Выбор создаваемых документов, которая содержит две таблицы. Верхняя таблица предназначена для указания дополнительных реквизитов типовой операции по списанию НФА. После указания значений реквизитов КПС и Статья прочих расходов (НУ) следует установить флаги в соответствующие поля. 

 

 

Примечание. Если значения реквизитов КПС и Статья прочих расходов (НУ) не будут указаны в форме Выбор создаваемых документов, то их потребуется указать позднее, при заполнении реквизитов Бухгалтерской операции в каждом из созданных документов списания по отдельности.

Нижняя таблица содержит список документов списания, которые программа предлагает создать. Если какой-либо документ списания уже был создан ранее, то флажок рядом с его наименованием будет снят, и установка флажка будет невозможна. При этом наименование созданного документа списания будет располагаться в поле Документ соответствующей строки формы. 

Документы по списанию объектов НФА будут созданы после нажатия на кнопку формы Создать и закрыть. Ссылка на каждый созданный документ будет находиться в поле Документ соответствующей строки табличной части на закладке Недостачи. 

Для группового проведения документов следует выделить в табличной части нужные строки, вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрать пункт Провести документ. 

Заполнение реквизитов на закладке "Излишки"

С помощью закладки Излишки выполняется подготовка данных, необходимых для заполнения документов вида Принятие к учету ОС, НМА, НПА по оприходованию выявленных излишков объектов ОС, НМА, НПА. 

После нажатия на кнопку Распределять излишки информация об излишках автоматически вводится во все поля табличной части, за исключением полей КФО и КПС. 

 

 

Для группового заполнения реквизитов КПС и КФО в нескольких строках следует: 
1.  Выбрать значения для реквизитов КПС и КФО; 
2.  Выделить в табличной части строки, в которых необходимо заполнить реквизиты КПС и КФО выбранными значениями; 
3.  Нажать на кнопку Заполнить реквизиты.

 

 

В результате реквизиты КПС и КФО в группе строк будут заполнены выбранными значениями. 

Оприходование излишков ОС

Создание документов для оприходования в учете выявленных излишков объектов ОС инициируется с помощью кнопки Создать документы по излишкам и выполняется аналогично описанному выше процессу созданию документов по списанию недостач. 

 

 

Закладка "Настройки"

 

 

На данной закладке объединены реквизиты, значения которых будут использованы для отбора данных при автоматическом заполнении документа по данным бухгалтерского учета:

• КФО – код финансового обеспечения. Выбирается из списка;
• КПС – классификационный признак счета затрат. Выбирается из справочника КПС;
• Контрагент – организация, предоставившая ОС в аренду или передавшая ОС на ответственное хранение. Выбирается из справочника Контрагенты. Отбор по реквизиту выполняется, только если реквизит Группа счетов имеет значение 01: Основные средства (арендованные). 
• Договор – выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств. Отбор по реквизиту выполняется, только если реквизит Группа счетов имеет одно из значений: 106.00: Вложения в нефинансовые активы, 111.00: Права пользования активами, 01: Основные средства (арендованные), 02: Имущество на хранении, 22.1: Основные средства (полученные по ЦС).
• Не заполнять цену – флажок, после установки которого колонка Цена в таблице на закладке Инвентаризация не будет заполняться автоматически после нажатия на кнопку Заполнить (По данным бухгалтерского учета). Соответственно, в данном случае также не будет заполнена графа 5 "цена (оценочная стоимость), руб." по данным фактического наличия (состояния) в печатной форме Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов(ф. 0504087). 

Заполнение реквизитов на закладке "Комиссия"

Если в учреждении уже создана комиссия с необходимыми обязанностями, то ее можно выбрать из справочника Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий. 

 

 

После выбора комиссии реквизиты номер и дата Приказа о назначении Комиссии, Председатель комиссии и Члены комиссии будут заполнены автоматически подбором данных из действующей комиссии. 

 

 

 

При необходимости реквизиты на закладке можно заполнить вручную. Для этого в группе реквизитов Приказ о назначении комиссии следует указать номер и дату соответствующего приказа.

Далее заполнить группу Председатель комиссии указав должность, фамилию, имя и отчество. Информацию о членах комиссии, следует внести в табличную часть закладки, для удобства можно воспользоваться кнопкой «Подобрать» и из справочника Сотрудники выбрать нужную позицию. 

В группе Сведения о проводимой инвентаризации заполняются реквизиты, необходимые для заполнения соответствующих полей печатной формы: Приказ №, дата (от), Период проведения с и по, Причина и Место проведения.
В группе реквизитов Дата подписания описи указываются даты подписания инвентаризационной описи ответственным лицом и комиссией. 

 

 

 

Реквизиты Объяснение причин расхождений и Заключение комиссии заполняются вручную информацией о причинах расхождений и заключением комиссии для отражения в печатной форме инвентаризационной описи.