Графики платежей по договорам с поставщиками, порядок ведения и контроль исполнения кредиторской задолженности в Бюджетных, Автономных и Казённых учреждениях

Вводная часть

В программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2.0) предусмотрен функционал ведения и контроля графиков платежей, а также планов-графиков исполнения по договорам с контрагентами. Использование графиков позволяет решать следующие задачи:

• Управление дебиторской задолженностью (покупатели и заемщики). Система обеспечивает оперативный мониторинг расчетов, предотвращая образование просроченной задолженности. По каждому договору автоматически рассчитываются общая сумма неисполненных обязательств и объем просрочки (в том числе критические интервалы: свыше 30 и свыше 90 дней).
• Автоматизация и контроль выплат поставщикам (кредиторская задолженность). График платежей формируется на основании принятых обязательств. При оформлении платежных документов доступен автоподбор по графику: это исключает дублирующий ввод данных, ускоряет работу  и обеспечивают жесткий контроль соответствия аналитики (КПС, КВР, КОСГУ) принятым обязательствам.
• Учет договоров операционной аренды (СГС «Аренда»). При неравномерных графиках платежей (например, при наличии льготного периода) система автоматически рассчитывает начисление доходов/расходов текущего периода, амортизацию прав пользования активом (у арендатора) и доходы от предоставления прав (у арендодателя) с учетом всех корректировок договора.
• Расчеты по финансовой аренде и заимствованиям. В графике разграничиваются суммы основного долга, процентов, а также штрафных санкций (пеней). На основе данных графика автоматизировано регулярное начисление процентов и штрафных санкций к уплате или получению.   В данной статье подробно рассматривается порядок настройки, автоматизации и контроля выплат поставщикам (учет кредиторской задолженности).

 

Настройки параметров ведения учета

Ведение графиков по договорам с контрагентами задается в настройках параметров ведения учета (в разделе Администрирование – Настройка параметров учета – Ведение учета) включением флага Контроль исполнения договоров.

 

 

 

Детализация графиков исполнения договоров: «Использовать детализацию по КОСГУ в графиках» 

При включении: программа строго контролирует, чтобы суммы оплаты и исполнения не превышали лимиты по каждому коду КОСГУ, и выводит эти данные в отчете «Контроль исполнения договоров».

При отключении: графики вводятся и контролируются в целом по договору/обязательству, без детализации до КОСГУ (при этом механизмы расчета долгосрочной и просроченной задолженности продолжают работать).

! Важно: не включайте детальный контроль по КОСГУ без крайней необходимости. В некоторых случаях, при отражении хозяйственных операций в учете нет возможности автоматически определить КОСГУ, необходимый для отражения в графике по договору с контрагентом, в частности, при поступлении материальных запасов, при реализации активов (основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов). Это приводит к необходимости уточнения графиков вручную.

«Использовать дополнительную аналитику в графиках платежей» - Опция позволяет подключить дополнительные разрезы учета (Дополнительная классификация, Код мероприятия, Код цели). При включении: данные аналитики становятся обязательными колонками в графиках, и система начинает контролировать лимиты исполнения строго в их разрезе.

!Важно: если отключить детализацию по КОСГУ или доп. аналитике после того, как она уже использовалась в документах, система автоматически очистит регистры накопления «Оплата поставщикам, кредиторам» и «Исполнение обязательств поставщикам». Перед изменением настроек обязательно создайте резервную копию базы данных!

 

Создание договора и настройка параметров расчетов

Настройка ведения графиков по конкретной сделке выполняется в карточке договора Справочник - Расчеты - Договоры и обязательства – Создать.

 

 

 

 

При заполнении карточки договора необходимо установить флаги: График платежей и План-график закупок.

 

 

В зависимости от вида договора доступно ведение следующих видов графиков:

 

 

На закладке Расчеты указываются сроки оплаты задолженности: срок в днях (календарных или рабочих), после которого задолженность считается просроченной;

 

Регистрация обязательств и графиков платежей, закупок

Для ввода графиков и принятия обязательств оформляется документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам», который находится в разделе Планирование и санкционирование - Регистрация обязательств.

 

 

В документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» зафиксировать графики платежей и закупок можно двумя способами, через Конструктор графиков и ручным вводом.

 

 

Опция Конструктор графиков:

Задайте параметры периодичности и сумм. После нажатия кнопки Сформировать графики табличные части на закладках График платежей и План-график закупок заполнятся автоматически.

Если по договору ведутся оба графика (например, график платежей и план-график закупок), то после выполнения команды Сформировать графики в форме Конструктора графиков по договору в качестве срока исполнения (погашения) будет взят максимальный срок исполнения:

 

 

 

Если конкретная дата исполнения задолженности или обязательства неизвестна, указывайте значение – 31.12.2999.  График платежей так же можно заполнить ручным вводом или через кнопку добавить, в таком случае информация  поступит  из раздела Внебюджетные средства.

 Крайний срок оплаты, согласно договору, ставим в графу Оплатить до, из выпадающего меню выбираем вид расчетов. Кроме Основной долг есть возможность выбрать следующие значения: проценты, штрафы, пени на основной долг, пени на проценты

 

 

Вкладку График закупок программа заполнит по аналогии с Графиком платежей. При этом данные также можно скорректировать вручную. В этой табличной части мы указываем крайний срок доставки товара, оказания услуги, выполнения работ.

По итогам заполнения отразятся записи в регистрах документов, где будет наглядная информация по каждому договору: исполнение, оплата, сроки.  Для этого необходимо перейти из заполненного документа Отчеты - Движения документа

 

 

 

 

Отражение и контроль исполнения план-графика в документах

После включения функционала во всех документах поставки товаров, работ, услуг по договорам с ведением графиков исполнения появится ссылка Контроль, с помощью которой в момент ввода документа можно проконтролировать исполнение договора на текущую дату как со стороны поставщика, так и со стороны учреждения.

 

 

Запланировать оплату со сроком исполнения устанавливает предельную дату платежа по конкретной поставке.Система рассчитывает фактический остаток к оплате (сумма документа за вычетом зачтенного аванса) и планирует платеж. В случае неоплаты на следующий день после указанной даты долг станет просроченным. Дата рассчитывается автоматически исходя из настроек закладки «Расчеты» договора, но может быть изменена вручную.

Активная кнопка Изменить график позволяет внести оперативные изменения в зарегистрированный график платежей (например, при подписании доп. соглашения о переносе сроков).

По кнопке Исполнение договора формирует отчет «Контроль исполнения договоров» с отбором по текущему договору , в котором отражен анализ всех документов в разрезе месяцев и типов графиков. Например, в графике платежей вы сможете увидеть информацию о плановой и фактической задолженности по данному договору.

 

 

Автоматизация заполнения платежных документов, при оформлении документов на оплату «Заявка на кассовый расход», «Платежное поручение»:

 

 

На закладке Расшифровка платежа активна кнопка Подобрать, в открывшейся форме отображаются плановые платежи из графика. Выбор строки автоматически заполняет табличную часть документа, включая всю бюджетную аналитику .

В документе «Принятие к учету прав пользования ОС, НПА» на закладке Порядок учета графики выплат и начислений синхронизируются с договором. При проведении регламентного документа «Начисление амортизации прав пользования ОС, НПА» списание расходов и амортизации происходит автоматически в строгом соответствии с графиком, зарегистрированным в Плане-графике закупок.

 

 

 

Отчеты для контроля кредиторской задолженности и исполнения графиков

Для анализа исполнения графиков и контроля задолженности используются специализированные отчеты раздела Планирование и санкционирование – Отчеты – Отчеты по планированию и санкционированию – Договоры и обязательства:

«Анализ состояния расчетов по договорам» позволяет оценить общие объемы принятых, исполненных и неисполненных обязательств.

 

 

«Анализ задолженности» - предназначен для мониторинга текущей и просроченной задолженности с детализацией по срокам возникновения и интервалам просрочки.

 

 

В разделе Планирование и санкционирование – Отчеты – Отчеты по планированию и санкционированию – Договоры и обязательства (продолжение) представлены:

«Контроль исполнения договоров» - показывает плановые и фактические показатели поставки и оплаты в разрезе периодов и контрагентов.

 

 

«Неоплаченные остатки денежных обязательств по поставщикам» - показывает сумму принятых денежных обязательств, подлежащих оплате, по которым еще не прошли кассовые расходы.

 

 

«Расчеты с контрагентами» - развернутая ведомость расчетов с детализацией документов-оснований и первичных документов.