Авансы поставщикам в 1С:БГУ: от перечисления до зачёта

Материал содержит практические инструкции по отражению авансовых платежей, формированию бухгалтерских проводок и исправлению  ошибок при незачете авансов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

 

Принятие денежных обязательств на сумму аванса

Для учета расчетов по договорам (контрактам) на условиях частичной или полной предоплаты применяется счет 206.00 Расчеты по выданным авансам.

Для оформления принятых обязательств и денежных обязательств на сумму аванса применяется документ Регистрация обязательств и сведений по договорам раздел Планирование и санкционирование - Договоры и обязательства.

 

 

 

На вкладке "Обязательство" заполняются реквизиты:

• контрагент,
• договор,
• счет контрагента,
• сроки договора (если это назначение предусмотрено условиями договора и активирована опция ведения графиков исполнения),
• условия договора - заполняется общая сумма и сумма аванса.

 

 

На вкладке Внебюджетные средства вводятся сведения о планируемом периоде платежа, КПС, КЭК, источнике финансового обеспечения и общая сумма платежа, в поле В т.ч. безусловно указывается сумма авансового платежа.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция по умолчанию установлена типовая операция "Регистрация обязательств", необходимо активировать флажок  "Принять денежные обязательства для безусловных обязательств текущего года" ( для формирования проводок по денежным обязательствам на сумму аванса).

Проверим сформированные проводки:

 

 

Дт .502.11 - Кт 502.12

Отражено принятие денежного обязательства на сумму выданного аванса.

 

Перечисление аванса поставщику

Перечисление аванса оформляется документами Заявка на кассовый расход или РСКП (перечисление) в разделе Денежные средства -Документы взаимодействия с ЕБП. В данном примере будет использоваться Заявка на кассовый расход.

Заполнение реквизитов документа:

Кор.счет - 206.00 (Расчеты по выданным авансам), сумма и строка Авансовый платеж - Да

 

 

 

В расшифровке платежа указывается аналитика операции КПС, КЭК, сумма аванса, счет расчетов устанавливается автоматически.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбрать типовую операцию "Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00)".

Счет кредита: 201.11 (для бюджетных/автономных учреждений) или 304.05 (для казенных учреждений).

 

Зачет аванса

Зачет аванса происходит в момент принятия к учету поступивших ОС, МЗ или услуг, работ.

В данном примере создадим "Поступление ОС раздел ОС,НМА,НПА" (зачет аванса будет проводиться аналогично в документах по поступлению МЗ, Поступлению услуг и работ)

 

 

Заполняем реквизиты документа: контрагент, договор, МОЛ - выбираются из соответствующих справочников.

На закладке "Капитальные вложения" – поступивший актив, КПС, КФО, счет учета, количество и сумма.

 

 

На закладке Денежные обязательства строка заполняется через кнопку "Заполнить".

Обратите внимание! Сумма денежных обязательтсв заполняется за вычетом суммы авансового платежа.

В нашем примере накладная на 15 000, аванс был перечислен на 5 000, денежные на аванс мы принимали в Регистрации обязательтсв, поэтому в докменте "Поступление ОС, НМА, НПА" денежные приняты только на сумму остатка 10 000.

 

 

На закладке "Бухгалтерская операция" необходимо выбрать типовую операцию "Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам" и активировать флажок "Авторасчет денежного обязательства".

 

 

Проверим сформированные проводки:

На сумму аванса 5 000 произведён зачет, таким образом закрылся счёт 206.00

 

 

Осталось произвести окончательная оплату за поступление ОС.

В исключительных случаях Зачет выданного аванса может оформляться документом "Операция (бухгалтерская)" из раздела "Учет и отчетность".

 

 

 

В данном примере зачет аванса формируется по ранее созданному документу поступления. Проводка заполняется вручную или через кнопку Заполнить по типовой операции.

 

Анализ и исправление ошибок при зачете авансов

 

Анализ Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ)

Часто возникает ситуация, когда в ОСВ одновременно числится дебетовое сальдо по счету 206.XX и кредитовое сальдо по счету 302.XX по одному и тому же контрагенту.

 

 

 

Автоматический зачет аванса  не происходит, если в документах оплаты и поступления есть несоответствие аналитики (субконто):

• Контрагент(ошибочно заведен в справочнике дважды с небольшими отличиями)
• Договор (выбран другой элемент справочника или создан дубль)
• КПС (убедитесь,что КПС, указанный в документе оплаты аванса, совпадает с КПС в документе поступления)
• КФО 
• ИФО (при использовании)

В данном примере в документе оплаты был указан другой договор, после исправления повторно сформируем ОСВ:

 

 

 

Если исправить исходный документ по оплате невозможно, создайте документ Операция (бухгалтерская). С его помощью вы можете сделать корректирующие проводки, перенося остатки с одной аналитики на другую внутри одного счета:

 

 

Вторая проводка формирует операцию по зачету аванса вручную.

 

Неправильный порядок или время проведения документов

1С:БГУ обрабатывает документы в строгой хронологической последовательности. Для того чтобы автоматический зачет аванса произошел корректно, документ, отражающий оплату аванса, должен быть проведен в системе раньше документа, который отражает получение услуг или товаров.

Пример:

Если Кассовое выбытие (оплата аванса) имеет дату 09.09.2026

Поступления (ОС, МЗ, услуг) имеет дату 11.09.2026

В этом случае зачет должен произойти автоматически.

Проблема возникает, если:

Оба документа имеют одну и ту же дату. В этом случае  важно время проведения документов. Документ оплаты аванса должен быть проведен по времени раньше, чем документ поступления.

Чтобы исправить сначала проведите документ оплаты аванса , а затем документ поступления. При необходимости, скорректируйте время документов, чтобы оплата была раньше.

 

Некорректное оформление документов

В форме документа вкладка Зачет аванса. Убедитесь, что оно установлено в значение "Автоматически" , а не "Не зачитывать" или "По документу" (если По документу используется, необходимо вручную указать документ аванса).

 

 

Ошибки прошлых лет

Если незакрытые остатки по счетам 206.ХХ и 302.ХХ тянутся из предыдущих отчетных периодов, это может быть следствием того, что в те годы зачеты авансов не были отражены или были отражены некорректно. Исправление таких ошибок оформляется с помощью документа Операция(бухгалтерская) и использованием специальных счетов 304.86 Иные расчеты года, предшествующего отчетному или 304.96 Иные расчеты прошлых лет. Корректировки прошлых лет  проводятся текущей датой, но с указанием периода, к которому они относятся.