Ведение плана-графика дебиторской задолженности с покупателями: настройка, создание графика, контроль задолженности, отчёты

Вводная часть

План-график дебиторской задолженности (с покупателями) — это инструмент, который помогает организации:

• прогнозировать, когда и сколько денег от клиентов поступит,
• контролировать сроки поступления денежных средств
• минимизировать риски.

Создание плана-графика разобьём на 3 шага:

1 шаг – настройка программы;

2 шаг – создание договора;

3 шаг – создание плана-графика.

Разберем на примере:

Баранова Инна Александровна заключила договор с бюджетным учреждением БУ_1 договор об оказании услуг по обучению по программе профессиональной переподготовки стоимостью 120 000 руб. Она обязуется вносить ежемесячно (в начале месяца) по 40 000 рублей. Обучение будет проходить с января по март 2026 года.

 

Шаг 1. Настройка параметров учёта

Для ведения плана-графика дебиторской задолженности (с покупателями) изначально необходимо провести настройку параметров учета организации.

Для этого заходим в раздел Администрирование и выбираем Настройки параметров учета.

 

 

Далее нажимаем на Ведение учета и ставим галочку напротив «Вести и контролировать исполнение графиков по договорам с контрагентами», как показано на рисунке ниже.

 

 

На этом настройка окончена.

Уточнения: Детализация по КОСГУ в планах-графиках — это возможность указать за какой именно вид операции возникла задолженность (поставка товара, оказание услуги и т.п.). Однако обратите внимание, что с 1 января 2026 года статьи 340 и 440 КОСГУ (те самые «материальные запасы») больше не требуют обязательной детализации по подстатьям (341, 342 и т.д.). То есть в план-графике вы можете указать просто «340» и «440», а не расписывать каждую позицию отдельно. Но есть нюанс: учреждение вправе в своей учётной политике закрепить дополнительную аналитическую детализацию — то есть всё равно распределить часть операций по более мелким кодам, если это нужно для управления или отчётности.

Для включения данной детализации ставим галочку напротив «Использовать детализацию по КОСГУ в графиках».

 

 

+Использование дополнительной аналитики в графиках платежей – это детализации платежей по дополнительной классификации, коду мероприятия и коду цели. Соответственно, для включения данной детализации ставим галочку напротив «Использовать дополнительную аналитику в графиках платежей».

 

 

Шаг 2. Создание договора

Переходим к созданию договора, для этого выбираем раздел Справочники и заходим в Договоры и обязательства.

 

 

Нажимаем на кнопку создать:

 

 

Заполняем шапку документа:

• Вид договора – выбираем «С покупателем»;
• Контрагент;
• Счет контрагента;
• Вид обязательства.

И ставим галочки в пункте «Вести графики исполнения» напротив «График платежей» и «План график реализации». 

Нажимаем кнопку Записать и на этом шаг 2й завершен.

 

 

Шаг 3. Создание графиков

После записи договора нажимаем на кнопку Ввести в поле «Вести графики исполнения»

 

 

Появится окно Регистрация обязательств и сведений по договорам, с помощью которого мы и создадим график.

В поле «Сроки договора (обязательства)» вводим сроки действия договора и устанавливаем срок исполнения. После чего необходимо нажать на кнопку «Конструктор графиков»

 

 

Появится форма для заполнения «Конструктор графиков по договору», где необходимо заполнить:

• сумму по договору;
• периоды оплаты,
• выбрать периодичность платежей отметить, когда будет приходить платеж (это важно, так как благодаря этому пункту вы увидите просрочен ли платеж или нет);
• периодичность исполнения;
• аналитику бухгалтерского учета.

 

 

После заполнения нажимаем кнопку «Сформировать графики». Графики появятся во вкладках «График платежей» и «План-график реализации».

 

 

 

Следующим шагом будет создание документа «Начисление доходов будущих периодов» - он необходим, так как в случае создания графиков документ Регистрация обязательств и сведений по договорам не формирует проводок и не регистрируем принимаемые обязательства.

Для этого выбираем раздел Услуги, работы, производство и выбираем документ Начисление доходов будущих периодов.

 

 

Щелкаем по кнопке Создать:

 

 

И заполняем шапку документа:

• Вид операции, в нашем случае выбираем «Прочие доходы будущих периодов»;
• Контрагент;
• Договор – выбрать договор с контрагентом, на который формируем план;
• КФО, КПС и КЭК заполняем теми же значениями, как прописано в Регистрации обязательств и сведений по договорам.

Далее заполняем информацию на вкладке Услуги, работы (кнопки Добавить или Подобрать). Наименование услуги выбираем из номенклатуры остальные данные заполняются по договору.

 

 

На вкладке Порядок учета доходов прописываем параметры списания доходов будущих периодов и проставляем счет доходов.

 

 

После заполняем вкладку Бухгалтерская операция (обратите внимание, что счет расчетов тоже доле совпадать с данными по договору) и проводим документ.

 

 

Баранова И.А. внесла первый платеж 13.01.2026 года. Оформили кассовым поступлением.

Для этого выбираем раздел Денежные средства – Расчетно-платежные документы – Создать – Кассовое поступление

 

 

При оформлении кассового поступления заполняем шапку документа, выбираем контрагента и переходим на вкладку Расшифровка платежей. По кнопке Подобрать открывается окно с выбором платежей по графику. Выбираем (галочкой) нужный платеж и нажимаем кнопку Перенести в документ.

 

 

В результате подтянутся данные платежа по графику.

 

 

Далее заполняем вкладки Реквизиты документа:

 

 

Вкладка "Бухгалтерская операция":

 

 

Проводим документ.

Так как формируя документ Начисление доходов будущих периодов установили признание доходов по месяцам, то, согласно нашему примеру в конце января, необходимо провести Списание доходов будущих периодов.

 

 

Заполняем шапку документа и нажимаем кнопку Заполнить,  договор должен подтянуться.

 

 

Заполняем вкладку бухгалтерская операция и проводим документ.

 

 

Контроль исполнения плана-графика дебиторской задолженности (с покупателями)

Для просмотра исполнения нашего плана-графика выбираем раздел Планирование и санкционирование – Отчеты по планированию и санкционированию

 

 

В отчетах выбираем Контроль исполнения договоров

 

 

Отчет Контроль исполнения договоров - отчет для анализа исполнения графиков по договорам представляет собой оборотную ведомость с показателями просроченной задолженности на начало и конец периода.

Настройку отчета можно провести по контрагенту, по периоду и по договору.

 

 

 

Отчёт по плану-графику дебиторской задолженности (с покупателями)

Согласно пункту 69 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 25 марта 2011 г. № 33н, информация в приложении Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) подается по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным и содержит обобщенные за отчетный период данные о состоянии расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности субъекта бюджетной отчетности в разрезе видов расчетов. Сведения (ф. 0503769) составляются раздельно

• по дебиторской и по кредиторской задолженности;
• по видам финансового обеспечения (деятельности):
• собственные доходы учреждения,
• субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания,
• субсидии на иные цели,
• субсидии на цели осуществления капитальных вложений;
• средства по обязательному медицинскому страхованию.

Сведения (ф.0503769) по дебиторской задолженности:

• по активным счетам бухгалтерского учета 206 00, 210 05, 210 10;
• по активно-пассивным счетам бухгалтерского учета 205 00, 208 00, 209 00, 303 00.

Данный отчет можно найти учет и отчетность – 1С-Отчетность – вкладка Отчеты – кнопка Создать и выбрать необходимы отчет.