Отличия документов для списания материальных запасов

Вводная часть:

Списание допускается в следующих случаях:

• Израсходование в деятельности учреждения: канцелярские товары, моющие средства, медикаменты, реагенты.
• Утрата или порча: из-за стихийных бедствий, аварий, хищения или неправильного хранения.
• Недостача при инвентаризации: если не объяснена и подлежит списанию.
• Утилизация: при негодности (например, просроченные продукты, лекарства или брак).
• Передача на утилизацию или уничтожение: в рамках экологических требований

Порядок списания:

1. Инициирование процедуры. Решение принимает уполномоченное лицо (руководитель или комиссия по поступлению и выбытию активов).

2. Проведение инвентаризации (при необходимости).
Обязательно при недостаче или порче
составляется акт инвентаризации с фиксацией расхождений.

3. Принятие решения о списании.

4. Учёт выбытия отражается в бухгалтерском учёте на основании документов (решение, акт инвентаризации, заключение комиссии).

Обращаем ваше внимание, что в зависимости от причин списания материальных запасов используются разные первичные документы. Для того, чтобы определиться какой документ нужно оформить – можно использовать схему, представленную ниже.

 

 

1. Акт списания (ф.0510460)

Акт о списании материальных запасов (форма 0510460) утвержден приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Документ применяется всеми учреждениями с 1 января 2024 года, заменяя прежнюю форму 0504230.

Форма 0510460 используется для списания материальных запасов, учитываемых на счете 105, 02, 07, 09, 27

Исключения из применения:

• Для бланков строгой отчетности — форма 0510461
• Для основных средств — форма 0510454

Списание производится на основании:

• Инвентаризации
• Решения (форма 0510440)
• Иных подтверждающих документов

При переходе на ЭДО рекомендуется:

• Использовать унифицированные формы из приказа №61н
• Не дожидаясь отмены приказа №52н, перейти на новую форму

Особенности бухгалтерского учета

Проводки в акте 0510460 формируются только при списании без Решения (форма 0510440). Отражение в учете производится на дату подписания акта.

Важно помнить, что при наличии Решения (форма 0510440) операция по выбытию уже отражена в нем, и дополнительные проводки в акте не требуются.

Как оформлять Акт списания МЗ в 1С (ф. 0510460)

Акт списания МЗ - документ в бухгалтерском учете, который фиксирует списание активов по причине их износа, потери, порчи, устаревания или других обоснованных обстоятельств.

 

 

Шапка документа и материалы

Создаем документ. Заполняем шапку документа: МОЛ, КФО, организация, первичный документ, дату, счет учета.

В табличной части нужно нажать кнопку «подобрать».

 

 

В открывшемся окне необходимо выбрать нужную нам номенклатуру, и нажать на нее. Она перенесется в нижнюю часть, где можно откорректировать количество и нажать кнопку «перенести в документ»

 

 

Вкладка «драгоценные материалы» заполняется при их наличии через кнопку «Добавить»

 

 

Вкладка «основное» заполняется при наличии документа основания.

 

 

Вкладка «комиссия»

Нужно выбрать действующую комиссию. Если в списке отсутствует комиссия, то её нужно создать, подобрав председателя и членов комиссии.

 

 

Вкладка «Бухгалтерская операция»

Выбираем нужную типовую операцию, в зависимости от того на какой счет списываете МЗ: 109.ХХ или 401.20. (Зависит от учетной политики)

 

 

Заполняем счет и аналитику списания;

Для счета 401.20 при списании материалов КПС формируется с нулями в разрядах 5-17, то есть имеет вид:
КПС=XXXX000000000000
где «XXXX» — это раздел и подраздел, а остальные позиции — нули.

 

 

После заполнения бухгалтерской операции перейдите во вкладку «Материалы». Затем нажмите на кнопку «Единогласное решение» и выберите опцию «Установить решение «За» во всех строках».

 

 

После этого можно провести документ и просмотреть проводки.

 

 

Документ позволяет сформировать печатные формы, представленные на рисунке ниже.

 

 

 

А также можно сохранить документ на компьютер или распечатать.

 

 

Выберите удобный формат сохранения документа.

 

 

2. Требование-накладная (ф. 0510451)

Начиная с 2024 года вместо старой требования-накладной (ф. 0504204) используйте новую форму (ф. 0510451). Рекомендуется прописать в учетной политике учреждения, что для каких операций применяется форма 0510451.

Используйте требование-накладную (ф. 0510451) для заявки и передачи имущества в деятельность со склада или от ответственного лица. Это актуально:

• Для заявок на получение, например, запчастей.
• Для передачи основных средств в эксплуатацию.
• При выдаче по нормативам, например, моющих средств.
• При выдаче по расчетам потребности, например, продуктов питания по меню-раскладкам.
  Не составляйте требование-накладную (ф. 0510451) при перемещении имущества со склада на склад (письмо Минфина от 30.07.2024 № 02-06-06/70843), применяйте форму 0510450.

Требование-накладная (ф. 0510451) – это документ который используется для внутреннего перемещения или списания материалов и товаров со склада на хозяйственные нужды.

 

 

Заполняем шапку документа: дата, МОЛ отправителя, МОЛ получателя.

 

 

На вкладке «Учет» заполняем:

Операция – в зависимости от вашей хоз. операции.

Кор.счет – в зависимости от хоз. операции и учетной политики

Счета учета

Первичный документ

 

 

Переходим на вкладку «Материалы» и подбираем материальные запасы.

 

 

Вкладка «Драгоценные материалы» заполняется при наличии драг.материалов по соответствующей документации.

 

 

Вкладка «Дополнительно» заполняется для печатной формы, укажите кто затребовал и отпустил материальные запасы.

 

 

Проводим документ и смотрим проводки

 

 

Чтобы распечатать документ нужно нажать на кнопку печать и выберите печатную форму, которая подходит под вашу хозяйственную операцию и закреплена в учетной политике.

 

 

3. Ведомость на выдачу МЗ

Ведомость выдачи материальных ценностей (форма 0504210) — это первичный учетный документ, который утвержден приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Документ рекомендуется оформлять в электронном виде, а бумажный вариант допускается только при отсутствии технической возможности.

Ведомость используется для:

• Передачи в эксплуатацию основных средств стоимостью до 10 000 рублей за единицу
• Выдачи материальных запасов для хозяйственных нужд
• Научных целей
• Учебных задач

Альтернативный вариант

Вместо ведомости можно использовать Требование-накладную (форма 0510451), которая утверждена приказом № 61н. Выбор формы документа необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Ведомости на выдачу МЗ  Используется для учета выдачи материальных запасов (например, канцелярских принадлежностей, оборудования и т.д.) на нужды учреждения. Это может включать выдачу материалов сотрудникам или подразделениям.

 

 

Заполняем шапку документа: МОЛ хранения, КФО, дата.

Потом переходим во вкладку «Материальные запасы», нажимаем кнопку «Подобрать», выбираем нужную номенклатуру и указываем необходимое количество.

После этого проводим документ.

 

 

Вкладка «Бухгалтерская операция»

Выбираем подходящую типовую операцию, устанавливаем Счет и КПС

Для счета 401.20 при списании материалов КПС формируется с нулями в разрядах 5-17, то есть имеет вид:
КПС=XXXX000000000000
где «XXXX» — это код счета или подразделения, а остальные позиции — нули.

 

 

Записываем и проводим документ после этого  смотрим проводки

 

 

Чтобы распечатать документ нужно нажать на кнопку печать и выбираем нужную печатную форму.

 

 

4. Акт списания мягкого инвентаря (ф. 0510460)

Списание мягкого инвентаря осуществляется на основании специального акта по форме 0510460. Документ формируется комиссией по поступлению и выбытию активов, которая назначается приказом руководителя учреждения.

Сроки и особенности списания:

• Списание производится с учетом установленных сроков службы инвентаря
• Бухгалтерский учет осуществляется по аналогии со списанием других материальных запасов

Документ используется для оформления списания мягкого инвентаря (например, постельного белья, одежды, текстиля и т.д.) с баланса. Это может происходить по причинам, таким как износ, повреждение или устаревание

 

 

Заполняем шапку документа: Мол, КФО, организация, первичный документ, дату, счет учета. Если требуется утилизация, то можно поставить галку «требуется утилизация»

 

 

Вкладка «комиссия»

 

 

Вкладка «Бухгалтерская операция»

Типовая операция в зависимости от учетной политики.

 

 

Записываем документ и переходим во вкладку «Материалы».
Нажимаем кнопку «Единогласное решение».
Выбираем опцию Установить решение «за» во всех строках.

 

 

После проведения документа можно проверить проводки.