Вводная часть

Когда нужно оформлять акт приеки?

Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) – электронный первичный документ утвержден приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н. Все учреждения обязательно оформляют акт приемки в электронном виде с 1 января 2024 года.

Акт приемки формируется, если одновременно выполняются два условия:

1) информация о договоре (контракте) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг не размещается в реестре контрактов в единой информационной системе (ЕИС) в сфере закупок;

2) договором предусмотрена приемка поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, включая актирование расхождений, выявленных при приемке.

 

Для чего используется документ?

Документ используется для отражения самого факта приемки товаров (работ, услуг), а также для:

• количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых ценностей сопроводительным документам поставщика (например, товар поврежден);
• сведений о транспортировке груза (например, о целостности пломб и упаковки).

Акт приемки (ф. 0510452) не заменяет собой отгрузочные документы поставщика (накладную, УПД, акт выполненных работ), а формируется в дополнение к ним – именно как факт приемки заказчиком. Документ служит основанием для выставления претензии поставщику в случае выявления расхождений.

 

Кто подписывает акт?

Состав подписантов зависит от того, создана ли в учреждении приемочная комиссия:

• ответственное лицо, принявшее товары, работы, услуги – простой электронной подписью (ЭП);
• члены приемочной комиссии – простой ЭП;
• председатель комиссии – квалифицированной ЭП (КЭП);
• руководитель учреждения – КЭП;
• уполномоченное лицо заказчика – КЭП.

Представители поставщика или независимой организации подписывают акт КЭП лишь тогда, когда лично участвовали в процедуре приёмки. Если нет технической возможности, то ставят собственноручную подпись на бумажной копии электронного акта.

ВАЖНО! Руководитель должен подписывать Акт приемки (ф. 0510452) только после поставщика. Учреждение не имеет права направить Акт приемки поставщику для его подписания после того, как этот документ утвердит руководитель учреждения. Такой порядок не соответствует положениям приказа № 61н (письмо Минфина от 14.03.2024 № 02–06–09/23030).

При выявлении расхождений акт приемки вместе с сопроводительными документами (транспортными накладными и т. п.) служит основанием для дальнейших действий: предъявления претензий поставщику, корректировки обязательств и правильного отражения ситуации в бухучете. Такие разъяснения дал Минфин в письме от 05.03.2025 № 02–07–10/21337.

 

Из чего состоит акт приемки (ф. 0510452)?

Содержательная часть документа состоит из шести разделов, часть из которых заполняется не всегда, а только при определённых условиях:

Раздел 1 – сведения о поставщике (подрядчике), грузоотправителе, страхователе.

Раздел 2 – сведения о транспортировке и приемке груза (заполняется, если договором предусмотрена транспортировка).

Раздел 3 – сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза (только при расхождениях).

Раздел 4 – сведения о приемке товаров, работ, услуг: количество, цена, сумма, НДС по факту приемки.

Раздел 5 – сведения о количественном и качественном расхождении (только если в разделе 4 зафиксированы отклонения).

Раздел 6 – сведения о строительно–монтажных работах (только для контрактов на строительство, реконструкцию, капремонт).

Таким образом, для большинства «обычных» поставок без расхождений и транспортировки фактически заполняются заголовочная часть и разделы 1 и 4.

 

Отражение акта приемки в 1С:БГУ

Для формирования акта приемки (ф. 0510452) в 1С:БГУ используется документ «Акт приемки товаров, работ, услуг». Найти его можно в разделе «Услуги, работы, производство» – подразделе «Затраты».

Документ также можно создать на основании поступления НФА, работ или услуг – из документов «Поступление МЗ», «Поступление ОС, НМА, НПА» или «Поступление услуг, работ».

 

 

В шапке документа указываются МОЛ (место хранения), контрагент, договор – сумма денежного обязательства подставляется автоматически. На вкладке «Сведения о поставке» выбирается вид поставки:

– неотфактурованная поставка – становятся доступны вкладки «Расчёты», «Денежные обязательства» и типовая операция на вкладке «Бухгалтерская операция». Документ формирует проводки по принятию кредиторской задолженности за счёт сформированного резерва (дебет 401.60 – кредит 302.ХХ), принятию денежных обязательств и корректировке отложенных обязательств;

– прочая поставка – документ используется только для формирования печатной формы акта (ф. 0510452) и проводок не создаёт.

Далее заполняются вкладки «Приемка товаров, работ, услуг» (данные для раздела 4 акта), «Расхождения» (раздел 5, только при отклонениях), «Транспортировка и приемка» и «Сведения об упаковке» (разделы 2 и 3, если применимо), а также «Комиссия» – если в учреждении создана приемочная комиссия.

 

 

Вариант 1. Поставка и приемка в один день

Пример. Учреждение заключило договор с ООО «Поставщик» на поставку канцтоваров. Договор не размещён в ЕИС, приемку проводит комиссия. Поставка и приемка прошли в один день, расхождений не выявлено.

Если временного разрыва между поставкой и приемкой нет, акт (ф. 0510452) фиксирует сам факт приемки и подписывается одновременно с документами поставщика. В этом случае на вкладке «Сведения о поставке» выбирается вид поставки «Прочая поставка»: документ формирует только печатную форму акта, бухгалтерские записи не создаются – они уже отражены документом поступления (например, «Поступление МЗ»).

 

 

Далее заполняется вкладка «Документы поставки», их можно подобрать по кнопке.

 

 

Далее заполняется вкладка «Платежные документы», их можно добавить по кнопке и выбрать из списка необходимый тип документа.

 

 

Вкладка «Транспортировка и приемка» используется для формирования раздела 2 «Сведения о транспортировке и приемке груза» печатной формы акта приемки. Указываются следующие реквизиты:

• отправка груза – дата и время отправки груза со станции (пристани, порта);
• прибытие на место – дата и время прибытия на место назначения (станция, пристань);
• выдача груза – дата и время выдачи груза транспортной организацией;
• вскрытие вагона – дата и время вскрытия вагона (других транспортных средств);
• доставка на склад получателя – дата и время доставки на склад получателя;
• время приемки – время начала и окончания приемки;
• место составления акта – фактический адрес приемки товаров, работ, услуг.

 

 

Вкладка «Сведения об упаковке» формируется в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей. Используется для формирования раздела 3 «Сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза. В данном примере не рассматривается.

Вкладка «Приемка товаров, работ, услуг» используется для формирования раздела 4 «Сведения о приемке товаров, работ, услуг» акта приемки. Заполняется автоматически по документу поступления.

 

 

На вкладке «Комиссия» переключатель Решение о создании комиссии устанавливается в положение принято. Из справочника Комиссии подбирается приемочная комиссия, принимающая товары, работы, услуги.

 

 

ВАЖНО! Если поставка и приемка проходят в один день, акт приемки (ф. 0510452) не формирует отдельных бухгалтерских проводок – он лишь фиксирует факт приемки товаров, работ, услуг.

 

Вариант 2. Поставка и приемка в разные дни

Пример. Учреждение образования заключило договор с ООО «Поставщик» на поставку канцтоваров на сумму 10 464,00 руб. Договор не размещён в ЕИС. Поставка прошла 18.05.2026, а приемка – 21.05.2026, то есть с разрывом в несколько дней. Приемку осуществляет комиссия, выявлены расхождения.

В такой ситуации на дату фактической приемки товара в учёте уже создан резерв. На вкладке «Сведения о поставке» выбирается вид поставки «Неотфактурованная поставка» и списывается этот резерв.

 

 

Далее заполняется вкладка «Документы поставки», их можно подобрать по кнопке. В документе поступления ранее уже был принят резерв.

 

 

Далее заполняется вкладка «Платежные документы», их можно добавить по кнопке и выбрать из списка необходимый тип документа.

 

 

Вкладка «Транспортировка и приемка» используется для формирования раздела 2 «Сведения о транспортировке и приемке груза» печатной формы акта приемки. Указываются следующие реквизиты:

• отправка груза – дата и время отправки груза со станции (пристани, порта);
• прибытие на место – дата и время прибытия на место назначения (станция, пристань);
• выдача груза – дата и время выдачи груза транспортной организацией;
• вскрытие вагона – дата и время вскрытия вагона (других транспортных средств);
• доставка на склад получателя – дата и время доставки на склад получателя;
• время приемки – время начала и окончания приемки;
• место составления акта – фактический адрес приемки товаров, работ, услуг.

 

 

Вкладка «Сведения об упаковке» формируется в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей. Используется для формирования раздела 3 «Сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза. В данном примере не рассматривается.

Вкладка «Приемка товаров, работ, услуг» используется для формирования раздела 4 «Сведения о приемке товаров, работ, услуг» акта приемки. Заполняется автоматически по документу поступления.

 

 

Вкладка «Расхождения» формируется только по тем товарам, работам, услугам, по которым имеются отклонения. На вкладке указываются:

• код товара – код товара, работ, услуг в соответствии с Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2);
• номенклатура – наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) в соответствии с отгрузочными документами;
• всего отклонений – информация о количестве (объеме) и стоимости товаров (работ, услуг) с НДС;
• недостача – информация по количеству и стоимости товаров с НДС по недостачам, установленным при приемке;
• излишки – информация по количеству и стоимости товаров с НДС по излишкам, установленным при приемке;
• брак – информация по количеству (объему) и стоимости товаров (работ, услуг) с НДС по браку и бою, установленная при приемке;
• страна – страна происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) в случае установления факта несоответствия страны происхождения товара, заявленной в перевозочных документах;
• РНПТ – регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, несоответствующий номеру в перевозочных документах;
• несоответствие требованиям – информация о несоответствии требованиям, функциональным и техническим характеристикам (например, установлены явные признаки неоригинальности);
• прочее – прочая информация о несоответствии качества товара, работы, услуги.

Вкладка «Расхождения» используется при формировании раздела 5 «Сведения о количественном и качественном расхождении при приемке товаров, работ, услуг» акта приемки (ф. 0510452).

 

 

На вкладке «Комиссия» переключатель Решение о создании комиссии устанавливается в положение принято. Из справочника Комиссии подбирается приемочная комиссия, принимающая товары, работы, услуги.

 

 

На вкладке «Расчеты» указывается аналитическая информация, необходимая для формирования бухгалтерских записей.

 

 

На вкладке «Денежные обязательства» указывается аналитическая информация, необходимая для формирования бухгалтерских записей по принятию денежных обязательств.

 

 

На вкладке «Бухгалтерская операция» указывается типовая операция «Резерв. Начисление обязательств за счёт резерва (401.60 – 302.00)», счёт резерва 401.60 и элемент справочника «Резервы и оценочные обязательства», а также включается флажок «Скорректировать отложенные обязательства».

 

 

Флажок «Частичная приемка» используется, если акт закрывает резерв не полностью, а только в части текущей поставки; при окончательной приемке флажок не устанавливается – тогда же отражается списание неиспользованного остатка резерва.

После проведения документ формирует следующие бухгалтерские записи:

 

 

Печатная форма акта

После сохранения документа по кнопке «Печать» или «Внутр. ЭДО» формируется сама печатная форма акта приемки (ф. 0510452) – со всеми заполненными реквизитами шапки, разделом 1 (сведения о поставщике) и остальными применимыми разделами.

 

 

По гиперссылке Присоединенные файлы можно добавить файлы с компьютера – скан бумажной копии акта приемки (ф.0510452), подписанной собственноручной подписью представителя поставщика, – и подписать присоединенные файлы КЭП лица, ответственного за соответствие скана бумажной копии документа. Приложенные таким образом документы отобразятся в оформляющей части акта приемки (ф. 0510452) в строке "Приложение".

 

 

Отправка акта приемки по ЭДО

Официального формата для обмена структурированными электронными документами по ф. 0510452 пока не существует – его не поддерживают ни операторы ЭДО, ни программное обеспечение контрагентов. Поэтому обмен возможен только в виде произвольного электронного документа с приложенным файлом печатной формы акта подписанным ЭЦП, либо в виде копии представления электронного документа на бумажном носителе для собственноручного подписания представителем поставщика (подрядчика).

В 1С:БГУ для этого предусмотрен ЭДО при включенных соответствующих настройках в самой программе.

При создании нового документа учета Акт приемки товаров, работ, услуг для таких контрагентов автоматически включен флажок В электронном виде.

 

 

После подписания документа внутри организации формируется произвольный электронный документ с приложенным PDF–файлом акта (оригиналом или копией со штампами подписей) – командой «Создать произвольный ЭД с оригиналом формуляра (PDF)» или «...с копией формуляра и штампами ЭП (PDF)» в меню ЭДО. Для этого необходимо открыть внутренний электронный документ акта (Внутр. ЭДО – Просмотреть электронный документ).

 

 

 

Документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО по кнопке «Подписать и отправить». Для этого предварительно должна быть настроена процедура обмена с контрагентом и подписано соглашение об ЭДО.

 

 

Когда поставщик подпишет полученный документ, статус внешнего ЭДО в 1С сменится на «Завершён», а в самом акте появится штамп электронной подписи представителя контрагента.