Выдача МЗ в личное пользование в программе 1С:БГУ

1. Что такое личное пользование имуществом — понятие и правовая природа

В контексте деятельности государственного учреждения под личным пользованием понимается передача сотрудникам имущества, которое они используют вне территории учреждения, в процессе выполнения своих должностных обязанностей, и которое не подлежит постоянному контролю со стороны ответственных лиц.

Важно: речь идёт не о безвозмездной передаче личных вещей, а о выдаче имущества, предусмотренного нормативными или локальными актами, в том числе для обеспечения безопасных условий труда.

Такое имущество используется работником наравне с личными вещами, но остаётся собственностью учреждения и подлежит учёту.

 

2. Критерии отнесения имущества к личному пользованию

Имущество может быть отнесено к категории «выдаваемого в личное пользование», если оно соответствует следующим критериям:

• Право на получение установлено нормативным или локальным актом (например, приказом Минтруда, коллективным договором, положением об обеспечении СИЗ).
• Выдаётся сотруднику в связи с исполнением обязанностей по занимаемой должности (например, медицинская маска, спецодежда, защитные очки).
• Используется вне территории учреждения и не может контролироваться ответственным лицом в режиме реального времени.
• Применяется работником наравне с личными вещами — например, сотрудник носит выданную спецобувь дома или в транспорте.

Важно: такое имущество не является подарком и не переходит в собственность работника, даже если используется в личной зоне.

 

3. Правовые основания выдачи: нормативные акты и локальные документы

Выдача имущества в личное пользование должна быть закреплена в нормативных или локальных актах:

• Трудовой кодекс РФ — основа для выдачи СИЗ (ст. 221 ТК РФ).
• Приказы Минтруда России:

1. № 766н от 29.10.2021 — Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами (вступили в силу с 01.09.2023).
2. № 767н от 29.10.2021 — Единые типовые нормы выдачи СИЗ (действуют с 01.09.2023).
3. № 997н от 09.12.2014 и № 70 от 31.12.1997 — применяются до 31.12.2024, если это закреплено приказом руководителя.

Локальные акты учреждения:

• Положение об обеспечении работников СИЗ.
• Приказ о нормах выдачи имущества.
• Штатное расписание с указанием должностей, имеющих право на получение СИЗ.

Имущество, которое выдали сотруднику в пользование, учитывайте на счете 27 по балансовой стоимости весь период, пока сотрудник его использует. Основание – акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434). На каждого сотрудника оформите карточку учета имущества в пользование (ф. 0509097). В ней видно, как сотрудник обеспечен имуществом, когда вернул, сколько нужно выдать по нормативу и как контролировать нормативные

 

4. Контрольные примеры

4.1 Операция по передаче МЗ в личное пользование

Для передачи в личное пользования МЗ, предусмотрен документ «Акт списания материалов». Он находиться в разделе Материальные запасы в блоке Выбытие и перемещение. 

 

 

Создаем Акт списания материалов с указанием обязательных реквизитов:

• Счет учета – 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• МОЛ/Место хранения – центр материальной ответственности, от которого передаются материалы, выбирается из справочника Центры материальной ответственности;
• Подразделение – откуда передаются материалы, выбирается из справочника Подразделения;
• КФО;
• Установить флажок «Выдать в личное пользование» - для автоматического формирования бухгалтерской записи по забалансовому счету 27 и даст возможность выбора правильного первичного документа;
• Получатель имущества - сотрудник, которому в личное пользование выдаются материалы, выбирается из справочника Сотрудники;
• Первичный документ - Акт приема-передачи в личное пользование (ф. 0510434) (61н)

На странице Материалы, вручную или через кнопку Подобрать заполнить данную табличную часть документа.

 

 

В открывшемся окошке, выбираем нужный нам МЗ, из списка закрепленных за выбранным МОЛ/Место хранения МЗ и нажимаем - Перенести в документ.

 

Табличная часть автоматически заполниться данными передаваемого МЗ.

 

 

Переходим на страницу Бухгалтерская операция. Типовая операция уже будет заполнена «Выдача в личное пользование (401.20.272 (109.00) - 105.00) (оприходование на счет 27)», останется вручную ввести: Счет (401.20) и КПС (ХХХХ0000000000000)

 

 

Провести документ и проверить проводки.

 

 

Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

 

 

Формирование формы «Акт приема-передачи в личное пользование (ф. 0510434) (61н).

 

 

 

5. Карточка учета имущества в личном пользовании

Так же есть возможность сформировать запись «Обеспечение сотрудника имуществом». Для этого необходимо перейти к сотруднику и перейти на вкладку «Обеспечение сотрудников имуществом».

 

 

 

Нажимаем на кнопку Создать и заполняем карточку «Обеспечение сотрудника имуществом» необходимыми реквизитами, к ним относиться:

• Номер;
• Дата открытия;
• Дата закрытия.

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

 

В данном разделе отобразиться наша новая запись.

 

 

Возвращаемся к сотруднику и переходим в раздел «Карточка учета имущества в личном пользовании» для формирования «Карточка учета имущества в личном пользовании». Необходимо заполнить реквизиты:

• Дата
• Подразделение
• кто Сформировал.

 

 

После заполнения реквизитов нажать сформировать.

 

 

Карточка сформирована.

 

 

6. Операция по возврату МЗ из личного пользования

Для того чтобы вернуть МЗ из личного пользования необходимо воспользоваться документом Поступление МЗ из раздела «Материальные запасы».

 

 

Заполняем документ необходимыми данными. К ним относиться:

• Вид поступления – Возврат из личного пользования;
• Получатель имущества (кому мы передавали имущество в личное пользование);
• Организация
• МОЛ/Место хранения (на ком МЗ будет числиться, после возврата)

После, в табличной части Материальные запасы, нажимаем кнопку «Подобрать».

 

 

Выбираем МЗ которое ранее было передано в личное пользование сотруднику и переносим его в документ с помощью кнопки «Перенести в документ».

 

 

В табличной части Материальные запасы появится выданное в личное пользование МЗ. Останется только выбрать КПС (ХХХХ 0000000000000), все остальные данные подтянуться автоматически.

 

 

Переходим в табличную часть Бухгалтерская операция и заполняем КПС (ХХХХ0000000000440), все остальное должно подтянуться автоматически (если нет, то заполнить самостоятельно).

 

 

При помощи кнопки Печать можно получить «Бухгалтерскую справу (ф. 0504833)», а также печатную форму «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434).