Учет и замена автомобильных запчастей (шин) в государственных (муниципальных) и казённых учреждениях

Вводная часть

 

Учет сезонной замены шин зависит от того, относятся ли шины к запчастям, которые учитываются за балансом, согласно учётной политике организации.

Если шины учитываются за балансом:
При установке на автомобиль спишите их со счета 105.36 и поставьте на забалансовый счет 09, учет МЗ можно отразить в разрезе наименования номенклатуры (шины летние, шины зимние).

ВАЖНО: Возможен вариант создания отдельных забалансовых счетов для учёта летних и зимних шин. Но так как нетиповые проводки с 2026 года под запретом, добавление субсчетов рекомендуем согласовывать с Министерством Финансов региона.

Если шины не учитываются за балансом:
отразите замену шин через счет 105.36.

 

Создание специальных субсчетов 09.01 и 09.02 (летние/зимние шины) в Плане счетов

 

Порядок учёта сезонных шин, включая открытие субсчетов, необходимо закрепить в учётной политике организации.

Если создание субсчетов согласовали и закрепили в учётной политике, то откройте раздел Учет и отчетность – План счетов (ЕПСБУ), в списке найдите забалансовый счет 09 («Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных») 

 

 

Создайте или скопируйте существующий счет 09 и заполните основные реквизиты:

 

 

 

• Код счета: 09.01
• Наименование: Летние шины

Установите флажки как на родительском счете 09 и убедитесь, что список видов субконто совпадает со счетом 09 (Основные средства, Номенклатура, ЦМО).

По аналогии или методом копирования создайте субсчет для зимних шин.

 

Принятие к учету автомобильных шин

 

Для отражения поступлений шин предназначен документ «Поступление МЗ», он находится в журнале одноименных документов раздела Материальные запасы.

 

 

Новый документ вводится кнопкой Создать.

 

 

При заполнении документа в первую очередь указывается вид поступления, для этого примера - Поступление от поставщика

Далее заполняются реквизиты шапки документа:

• Счет учета - по умолчанию реквизит имеет значение 105.00, 113.00 Материальные запасы, Биологические активы;
• Счет расчетов - для нашего примера указывается счет 302.34. При этом нужно выбрать КПС для счета 302.34;
• Контрагент - поставщик выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор - выбирается из справочника Договоры или иные основания возникновения обязательств;
• МОЛ/Место хранения - выбирается из справочника Центры материальной ответственности;
• Зачет аванса - по умолчанию установлено Автоматически, для этого примера изменять реквизит не обязательно.

 

В табличной части на закладке Материальные запасы указываются поступающие товары и их стоимость

• Номенклатура - выбирается из справочника Список номенклатуры, при отсутствии в справочнике нужной номенклатуры ее можно добавить;
• КПС - выбирается из справочника Классификационные признаки счетов (КПС);
• КФО - код финансового обеспечения;
• Счет учета - заполняется автоматически, при необходимости можно редактировать вручную;
• КЭК - код экономической классификации;
• Количество - количество приобретенных материальных запасов;
• Сумма - стоимость указанного количества единиц материальных запасов;
• НДС - ставка НДС, сумма НДС рассчитывается автоматически;
• Всего - сумма по строке с учетом налога на добавленную стоимость, рассчитывается автоматически

 

Табличную часть закладки  Денежные обязательства можно заполнить автоматически с помощью кнопки Заполнить, в данном примере не используется.

 

 

Типовая операция: Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам.

Для автоматического ввода денежного обязательства необходимо установить флажок  Принять денежное обязательство, указать Раздел лицевого счета, по которому отражается в учете принятие обязательства.

 

Списание шин при установке на автомобиль (счет 09)

 

Для списания шин при установке на транспортное средство используется документ Акт списания материалов раздела Материальные запасы - Выбытие и перемещение

 

 

 

В шапке документа указываются реквизиты:

• Счет учета – для этого примера выбирается значение 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• МОЛ/Место хранения – центр материальной ответственности;
• Подразделение – наименование подразделения;
• КФО – код финансового обеспечения. КФО можно указать в шапке документа или установить флаг Указывается в табличной части. В этом случае значение КФО будет указано в табличной части документа.

 

В табличной части закладки Материалы указывается номенклатура списываемых материалов и их количество.

Табличная часть документа может быть заполнена автоматически данными из документа–основания или при помощи кнопки Подобрать.

При нажатии на кнопку Подобрать открывается обработка Подбор номенклатуры в документы, которая позволяет подобрать материалы, имеющиеся в остатке и отобранные по установленному фильтру

При заполнении табличной части вручную реквизиты заполняются в следующем порядке:

• Номенклатура – наименование материального запаса;
• Ед. изм. – единица измерения, заполняется автоматически;
• КПС – классификационный признак счета;
• Счет учета – счет учета объектов МЗ;
• КЭК – код экономической классификации.
• Норма расхода – утвержденное значение расхода количества номенклатурной единицы для конкретного направления использования;
• Количество – количество номенклатурных единиц;

 

 

На закладке Бухгалтерская операция  из справочника выбирается вид типовой операции, в соответствии с которым должны формироваться бухгалтерские проводки

Необходимо выбрать операцию Списание выданных со склада запчастей к транспорту (109, 401.20 - 105) .

В группе Счет и аналитика списания заполняется Счет списания и КПС.

В группе Забалансовая проводка указывается Транспорт, на который устанавливаются шины, и, при необходимости, Получатель (если изменился МОЛ/Место хранения).

ВАЖНО: В данном примере мы создадим новую типовую операцию, так как изначально создали субсчета!

 

Создание типовой операции для счетов 09.01 и 09.02

 

Открываем основную типовую проводку – Скопировать операцию – Установить связь, как у копируемой операции; 

 

 

 

Появится сообщение «Скопировать операцию со всеми проводками» – нажимаем «Да».

Откроется Копия типовой операции, можем изменить наименование. Переходим во вкладку Проводки – Забалансовая проводка 09 , нажимаем на нее

 

 

 

Открывается новая вкладка Забалансовая проводка 09Реквизиты дебета – Счет – Формула заполнения Счет (Дт) : меняем счет в кавычках «09.01» – Записать и закрыть. По необходимости во вкладке Типовая операция, документа Акт списания материалов выбрать новую созданную типовую операцию. После проведения проверяем проводку и ОСВ по счету 09.01.

 

 

 

 

Замена шин на автомобиль (когда шины учитываются на счёте 09)

 

При замене резины шины передаются от кладовщика на водителя и обратно. Это перемещение можно отразить с помощью МОЛ (кладовщик и водитель) или наименования номенклатуры (шины зимние, шины летние), если нет разделения по суб счетам.
Для отражения оформляется Требование-накладная (Материальные запасы) из раздела Материальные запасы - Выбитие и перемещение

 

 

В шапке документа заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата):

 

 

в группе реквизитов Отправитель – указываются материально ответственное лицо и подразделение, передающие материалы;

в группе реквизите Получатель – материально ответственное лицо и подразделение, принимающие материалы.

 

На закладке Учет указываются:

• Операция – из выпадающего списка выбирается значение Перемещение, выбытие материальных запасов;
• Счет учета – счет учета материальных запасов, для этого примера – 09.01 Запасные части к транспортным средствам (Летние шины) или 09.Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных ( если нет разделения по субсчетам , учет по МОЛу или наименованию);
• Типовая операция – Перемещение между МОЛ и счетами (105.00, 113.00, забаланс).

 

 

Табличная часть закладки Материалы  может быть заполнена автоматически с помощью кнопки Подобрать. При этом способе вызывается обработка подбора, которая позволяет подобрать материалы, имеющиеся в остатке и отобранные по установленному фильтру.

При заполнении табличной части вручную следует указать:

• Номенклатура - конкретную номенклатуру;
• Единица измерения - справочно выводится учетная единица измерения;
• КФО - код финансового обеспечения;
• Счет учета - счет, на котором материалы учитываются до выполнения операции;
• КПС - указать классификационный признак счету учета материалов;
• КЭК - код КОСГУ для счета учета;
• Затребовано - задать количество передаваемых материалов в учетных единицах измерения;
• Отпущено - указать количество передаваемых материалов.

 

 

На закладке Дополнительно  указываются данные, необходимые для вывода в печатную форму Требования-накладной (ф. 0510451):

• Затребовал - сотрудник, который затребовал материалы;
• Отпуск разрешил - сотрудник, который разрешил передачу материалов.
  Проведем документ и проверим проводку:

 

 

Замена шин на автомобиль (когда шины на счёте 105.36)

После принятия к учету автомобильных шин, как отмечалось ранее в вводной части, проведем замену шин через счет 105.36. Для этой проводки оформляется   Требование-накладная (Материальные запасы) из раздела Материальные запасы - Выбитие и перемещение

 

 

 

В шапке документа заполняются общие реквизиты документа (Учреждение, Номер, Дата):

• в группе реквизитов Отправитель – указываются материально ответственное лицо и подразделение, передающие материалы;
• в группе реквизите Получатель – материально ответственное лицо и подразделение, принимающие материалы.

 

На закладке Учет указываются:

• Операция – из выпадающего списка выбирается значение Перемещение, выбытие материальных запасов;
• Счет учета – счет учета материальных запасов, для этого примера – 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• Кор. счет – 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы;
• Типовая операция – для этого примера из справочника выбирается Перемещение между МОЛ и счетами (105.00, 113.00, забаланс).

 

 

Табличная часть закладки Материалы  может быть заполнена автоматически с помощью кнопки Подобрать. При этом способе вызывается обработка подбора, которая позволяет подобрать материалы, имеющиеся в остатке и отобранные по установленному фильтру. При заполнении табличной части вручную следует указать

• Номенклатура - конкретную номенклатуру;
• Единица измерения - справочно выводится учетная единица измерения;
• КФО - код финансового обеспечения;
• Счет учета - счет, на котором материалы учитываются до выполнения операции;
• КПС - указать классификационный признак счету учета материалов;
• КЭК - код КОСГУ для счета учета;

На закладке Дополнительно  указываются данные, необходимые для вывода в печатную форму Требования-накладной (ф. 0510451):

Затребовал - сотрудник, который затребовал материалы;

Отпуск разрешил - сотрудник, который разрешил передачу материалов.
Проведем документ и проверим проводку: