Оформление закупки материальных запасов через подотчетное лицо

1. Оформление заявки-обоснования

Для оформления заявки-обоснования на выдачу денежных средств используется документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо в разделе Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами

 

 

В шапке документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо указываются реквизиты:

• Подотчетное лицо - подотчетное лицо, которое закупает товары, работы, услуги малого объема, выбирается из справочника Сотрудники;
• Способ выдачи средств - в безналичной форме;
• Сумма - устанавливается автоматически после заполнения табличной части;
• Срок выдачи, дней - срок, на который выдается аванс;
• Документ-основание - реквизиты документа, на основании которого проводится закупка;
• Назначение аванса - информация о расходах, на которые выдается аванс.
• Также необходимо указать реквизиты для перечисления денежных средств в строке Счет для перечисления.

Далее в табличной части на закладке Товары, работы, услуги следует указать ОКПД 2 (реквизит Объект (предмет) закупки, Ед. изм., Количество, Сумму, КФО, КПС и КЭК денежных средств, выдаваемых подотчетному лицу. Наличие объема ФО можно проверить по кнопке Проверить наличие объема ФО.

 

 

На закладке Сведения о малой закупке указываются реквизиты:

• Объект (предмет) закупки - код и наименование объекта (предмета) закупки по ОКПД 2, индивидуальные характеристики объекта (предмета) закупки (функциональные характеристики (потребительские свойства), технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики) (при необходимости) соответственно;
• Идентификационный код - идентификационный код закупки заполняется в случае закупки товаров (работ, услуг) в соответствии с законодательством для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
• ИКЗ — это 36-значное число, в структуре которого зашифрована информация о закупке. ИКЗ указан в плане-графике закупок учреждения;
• Способ закупки - при закупке подотчетным лицом после окончания процедуры, предусмотренной в случае использования единой информационной системы или иного информационного ресурса в сфере закупок (например, единого агрегатора торговли, региональной или муниципальной информационной системы в сфере закупок), указывается значение "электронно";
• Документ закупки - дата и номер документа о закупке (например, извещение о закупке, объявление о закупочной сессии) соответственно;
• Статус закупки - графа принимает одно из следующих значений: "состоялась", "не состоялась".
• Контракт (договор) - реквизиты заключенного договора.

 

 

Типовая операция на закладке Бухгалтерская операция имеет единственное значение Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу. После проведения документа формируются проводки по принятию денежного обязательства.

Бухгалтерская запись по принятию обязательств формируется с помощью документа Регистрация обязательств и сведений по договорам на основании заключенного с контрагентом договора.

 

 

2. Отчёт о расходах подотчётного лица

Для принятия к учету расходов подотчетного лица используется документ Отчет о расходах подотчетного лица из раздела Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами. Сформировать Отчет о расходах подотчетного лица можно также на основании Заявки обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

 

 

В шапке документа Отчет о расходах подотчетного лица указывается подотчетное лицо, представившее отчет.

На закладке Аванс указывается документ-основание – ранее созданный документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо, а также Назначение аванса.

На закладке Товары, работы, услуги указываются реквизиты:

• в графе Документ - основание - наименование контрагента и реквизиты документа-основания;
• в графе Товары, работы, услуги - приобретенные товары, работы, услуги. Объекты выбираются из справочника Номенклатура;
• в графе Расходы принятые - сумма принятых к отчету денежных средств;
• в графе Дебет - счета бухгалтерского учета для формирования проводок, например, в нашем примере так как закупали мат. запасы, ставим счет 105.36, номенклатура – бумага, КПС ХХХХ00000000000 и ЦМО.
• В графе Обеспечение необходимо выбрать Выдачу денежных средств под отчет.

 

 

 

На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически подставлена типовая операция Расходы подотчетного лица.

 

 

После проведения документа Отчет о расходах подотчетного лица будет сформирована проводка по расчетам с подотчетным лицом, в нашем примере Дт 105.36 –Кт 208.34.

Можно сформировать Отчет о расходах подотчетного лица по ф. 0504520 и Бухгалтерскую справку ф. 0504833.