Учет БСО в 1С:БГУ

Вводная часть

В соответствии с п. 118 Инструкции №157н к БСО относятся: бланки ценных бумаг, квитационных книжек, голограмм, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) и других бланков, изготовленных типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, учреждения, в случаях, предусмотренных действующим законодательством, содержащие номер, серию, имеющие степень защиты и специальные требования по их хранению, выдаче и уничтожению.

Перечень бланков, относимых к БСО, устанавливается каждым учреждением в рамках формирования учетной политики независимо от его типа, уровня бюджета финансирования и в соответствии с его отраслевыми особенностями.

 

1. На каких счетах учитываются БСО

В соответствии с п. 118 и п. 337 Инструкции №157н БСО учитываются:

- на балансовом счете 105.36 при поступлении от поставщика до момента выдачи лицам, ответственным за их оформление в рамках хозяйственной деятельности учреждения,
- на забалансовом счете 03 выданные лицам, ответственным за их оформление, до момента их списания.

Таким образом, на забалансовом счете 03 должны учитываться только те БСО, которые находятся у ответственных лиц непосредственно для использования в хозяйственной деятельности учреждения, т. е. для оформления.

На счете 105.36 БСО учитываются по стоимости приобретения, на счете 03 -  в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках его учетной политики: по стоимости приобретения бланков. В программе 1С: БГУ реализован учет только в условной оценке: один бланк, один рубль.

В соответствии с Приказом № 209н  «О порядке применения КОСГУ» расходы при покупке БСО относятся к КОСГУ 349.

 

2. Какие хозяйственные операции могут быть связаны с учетом БСО.

В учете БСО отражаются следующие хозяйственные операции:

• Поступление от поставщика по договору купли-продажи;
• Безвозмездное поступление;
• Перемещение между материально-ответственными лицами;
• Передача на сторону;
• Выбытие при их оформлении;
• Выбытие в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи.

 

3. Учет БСО в программе 1С:БГУ.

Рассмотрим порядок учета БСО в программе 1С:БГУ на следующих примерах:

 

 

Будем рассматривать данные примеры в учете учреждения, которое имеет тип бюджетное.

 

3.1 Поступление от поставщика по договору купли-продажи

Данная операция отражается документом «Поступление МЗ» (раздел Материальные запасы/Поступление/Поступление МЗ):

 

 

При создании номенклатуры обратите внимание на заполнение реквизитов Тип номенклатуры и БСО. Выберем тип номенклатуры – БСО. Для заполнения реквизита БСО в справочнике Бланки строгой отчетности создадим новый элемент с таким же наименованием, что и в справочнике Номенклатура. Таким образом, элементы в справочниках Номенклатура и Бланки строгой отчетности будут иметь одно наименование и будут связаны между собой.

 

 

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

При этом, по дебету счета 105.36 автоматически подставится КОСГУ 349, исходя из типа номенклатуры «БСО».

Если бланки поступают безвозмездно, в документе «Поступление МЗ» нужно выбрать вид поступления «Прочее поступление» и типовую операцию «Безвозмездное поступление прочее (401.10)».

 

 

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

3.2 Выдача лицу, ответственному за оформление отражается двумя документами

 

Факт списания со счета 105.36 «Требованием-накладной (материальные запасы)» (раздел Материальные запасы/Выбытие и перемещение/Требования-накладные (материальные запасы).

На вкладке «Учет» выбираем операцию, типовую операцию и кор. счет:

 

 

На вкладке Материалы с помощью кнопки «Подобрать» подбираем номенклатуру:

 

 

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

При этом по кредиту счета 105.36 также автоматически подставится КОСГУ 449, исходя из типа номенклатуры «БСО».

Одновременно со списанием БСО со счета 105.36 должно быть проведено поступление на счет 03.

Факт поступления БСО на счет 03 отражаем документом «Поступление БСО» (Материальные запасы/Учет БСО/Поступления БСО). Документ можно создать на основании документа «Требование-накладная».

 

 

В табличной части автоматически созданного документа нужно обязательно заполнить графы Серия (если есть), Начальный номер и Конечный номер.

 

 

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

Также документом будет создана запись в регистре «Движения БСО», которую можно увидеть при нажатии на кнопку Печать/Движения документа.

 

 

 

3.3 Выбытие из учета БСО в связи с оформлением

Данная операция отражается документом «Акт списания БСО» (раздел Материальные запасы/Учет БСО/Акт списания БСО).

При заполнении шапки документа в поле «Первичный документ» выбираем «Акт списания БСО (ф. 0510461) (61н, ред. 157н)».

На вкладке «Состав БСО» с помощью кнопки «Подобрать» заполняем табличную часть документа. При этом обязательно заполняем номерами графы Начальный номер и Конечный номер.

После выбора комиссии на закладке Комиссия, документ записываем, возвращаемся на вкладку «Состав БСО» и, нажимая на кнопку «Единогласное решение», отражаем результат госования членами комиссии.

 

 

Важно! Если документ не сформировал проводку, значит после выбора комиссии, вы не вернулись на вкладку «Состав БСО» и не отразили результат госования членами комиссии.

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

И запись в регистре «Движения БСО»:

 

 

3.4 Выбытие из учета БСО в связи с порчей

Данная операция отражается аналогично документом «Акт списания БСО» (раздел Материальные запасы/Учет БСО/Акт списания БСО).

Но нужно иметь в виду следующее.

Инструкциями по учету не установлено проведение утилизации БСО после их списания в связи с порчей, поэтому при проведении документа «Акт списания БСО» с выставленным флагом «Требуется утилизация» не будет сформирована дополнительная проводка Дт 02.4.

 

 

 

На счете 02.4 "Материальные запасы, не признанные активом" хранится имущество не соответствующее критериям активов, а также имущество, в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации), в том числе в связи с физическим или моральным износом и невозможностью (нецелесообразностью) его дальнейшего использования, до момента его демонтажа (утилизации, уничтожения).

Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) формируется в случае проведения мероприятий по утилизации (уничтожению) имущества (в том числе собственными силами), в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации). Т.е. данный Акт формируется при утилизации имущества, ранее списанного с балансовых счетов на счет 02.4, для ожидания решения об утилизации (уничтожении).

Инструкциями по учету не установлено списание БСО, учитываемых на 03 забалансовом счете, на забалансовый счет 02 в качестве "не активов".

До публикации Минфином каких-либо разъяснений по этому вопросу доработка программы не планируется.

Для применения первичного документа Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) при оформлении факта списания испорченных БСО учреждение вправе закрепить в учетной политике следующий порядок работы:

• На основании проведенного Акта списания БСО создаем документ Поступление МЗ

 

 

с видом поступления – Прочее поступление:

 

 

При проведении документа будет сформирована проводка:

 

 

• На основании этого документа создаем Акт списания МЗ с типовой операцией Списание пришедших в негодность / не признанных активом МЦ (401.10.172 - 105, 113) с оприходованием на счете 02.4:

 

 

При проведении документа будут сформированы проводки:

 

 

• Создаем документ Акт об утилизации МЗ, при проведении которого будет создана проводка:

 

 

4. Ошибки в учете БСО и способы их исправления.

В соответствии с п. 338 Инструкции №157н аналитический учет по счету 03 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности (по наименованию, номеру, серии) в разрезе ответственных лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.

При правильном учете БСО значения в ОСВ будут отражать обороты и, если они есть, положительные остатки по количеству и сумме. Также в Книге по учету бланков строгой отчетности будут отражаться движения в разрезе номеров БСО.

 

 

 

Если в этих отчетах цифры недостоверны, значит была допущена одна из следующих ошибок:

• Если в ОСВ остаток по счету 03.1 отрицательный, значит списали больше, чем поступило (так бывает, когда проводят двойное списание задним числом):

 

 

 

• Если в Книге по учету бланков строгой отчетности отрицательные остатки, значит напутали с номерами:

 

 

При обнаружении ошибки необходимо проанализировать поступления и списания БСО в разрезе номеров, сверяя с первичными документами.