Регистрация денежных обязательств в программе 1С:БГУ

Вводная часть 

Денежные обязательства – то, за что мы должны обязаны заплатить деньгами

Документы, где автоматически принимаются денежные обязательства:

• Поступление МЗ
• Поступление ОС, НМА, НПА
• Поступление услуг, работ
• Отражение зарплаты в учете
• Приходный кассовый ордер (фондовый)
• Заявления на выдачу аванса (устарел)
• Авансовый отчет (устарел)
• Решение о командировании
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема
• Отчет о расходах подотчетного лица
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо

Проводка денежных обязательств: 502.11 – 502.12 (вне зависимости от типа организации)

Пример проводки:

 

 

Для формирования данной проводки надо указывать Договор, так как это обязательное субконто.

 

1. ДО в документах «Поступление ОС, Поступление МЗ, Поступление услуг»

В некоторых документах достаточно проставить договор в шапке документа и заполнить таблицу денежных обязательств (Поступление МЗ, Поступление ОС, Поступление услуг):

 

 

Есть нюанс, что может не заполняться таблица «Денежные обязательства» — это происходит при наличии аванса по договору. В таком случае нужно принимать денежные обязательства в документе «Регистрация обязательств»:

 

 

В колонке «В т.ч. безусловно» проставляется сумма денежных обязательств, которые не принимаются автоматически в документах из-за аванса и ставится вторая галочка под типовой операцией:

 

 

Тогда, при проведении документа, появится проводка не только по принятым, но и по денежным обязательствам:

 

 

 2. ДО в Отражении зарплаты в учете

Чтобы принимались денежные обязательства в документе «Отражение зарплаты в учете», нужно проставить договор во всех строках (можно проставить во всех, но достаточно будет проставить в строках, не относящихся к удержаниям) и поставить галку «Принять денежное обязательство»:

 

 

 

 3. Приходный кассовый ордер (фондовый)

В этом документе принимаются денежные, если мы закупаем у поставщика через 302 счет, который мы указываем в документе:

 

 

И прожимаем галку «Авторасчет денежного обязательства» во вкладке «Бухгалтерская операция»:

 

 

4. Документы с подотчетными лицами

С подотчетными лицами обычно нет какого-либо договора и обычно заводят какой-то фиктивный. Можно заводить один общий для всех подотчетных лиц (Пример – Договор с подотчетными лицами), но также, что более удобно для проверки и контроля обязательств, заводить отдельно договор для каждого подотчетного лица.

 

4.1 Заявление на выдачу аванса

В заявлении на выдачу аванса мы заполняем всю аналитику (КФО, КПС, КЭК и сумма) – это данные, которые мы собираемся выдать подотчетному лицу:

 

 

Не забываем проставлять договор (поле «Обязательство») и общую сумму документа, ведь мы можем заполнить несколько строк по разной аналитике с разными суммами.

 

 

4.2 Авансовый отчет

После того, как подотчетное лицо отчиталось о своих тратах, мы делаем «Авансовый отчет»:

 

 

Авансовый отчет можно делать и без «Заявления на выдачу аванса», тогда нам нужно в документе поставить договор (поле «Основание принятия обязательств») и заполнив таблицу «Израсходовано», у нас примутся денежные обязательства на сумму, выданную подотчетному лицу.

Но если мы перед этим создавали «Заявление на выдачу аванса», то его следует указать в «Авансовом отчете»:

 

 

Чтобы он подтянулся, поле «Сотрудник» должно совпадать с таким же в «Заявлении на выдачу аванса». Если подотчетное лицо отчиталось на сумму, отличающуюся от планируемой к выдаче (в заявлении на выдачу аванса), то при проведении документа, денежные обязательства скорректируются (либо в минус, либо в плюс):

 

 

В новых документах есть 2 способа принятия денежных обязательств:

• Сразу в документах (решениях и заявках) – при выплате подотчетному лицу до того, как он отчитается
• В момент, когда подотчетное лицо отчитывается (в Отчете о расходах подотчетного лица) и тогда ему идет оплата по отчитавшейся сумме

Дальнейшие документы будем рассматривать по 1 способу

 

4.3 Решения о командировании

В этом документе денежные принимаются только, если мы указываем «Обеспечение» - «Выдача денежных средств под отчет»:

 

 

Такое поле присутствует во вкладках:

• Проезд
• Суточные
• Проживание
• Прочие расходы

Не забываем указывать договор в таблице «Финансовое обеспечение» в поле «Основание принятия обязательства»:

 

 

4.4 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема

В шапке документа в графе «Вид оплаты» указываем либо «Оплата наличными через подотчетное лицо», либо «Оплата по карте через подотчетное лицо». В противном случае, денежные обязательства приниматься не будут. В колонке «Обеспечение» также указываем «Выдача денежных средств под отчет» - только тогда будут приниматься денежные обязательства.

 

 

 

Также не забываем про договор на вкладке «Сведения о закупке»:

 

 

4.5 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо

Как и с предыдущими документами – необходимо указать «Выдача денежных средств под отчет» в колонке «Обеспечение». И денежные обязательства примутся только при указании «в наличной форме» в графе «Способ выдачи средств». И, конечно, не забываем про договор в поле «Основание принятия обязательств»:

 

 

4.6 Отчет о расходах подотчетного лица

Документ создается на основании всех предыдущих документов по подотчетными лицам. В зависимости от документа - основания, меняются и таблицы в документе «отчет о расходах подотчетного лица»:

 

 

Выбрав документ - основание, заполняются таблицы по этому документу.

В заполненных таблицах есть колонки «Расходы Принятые», именно эта сумма влияет на проводку денежных обязательств:

 

 

И тут 2 варианта:

• Сумма, по которой отчиталось подотчетное лицо, совпадает с суммой, указанной в документе – основании – тогда документ не будет принимать денежные обязательства (так как они уже приняты в документе – основании)
• Сумма отличается от документа – основания и тогда «Отчет о расходах подотчетного лица» примет денежные обязательства на сумму разницы (на – или на +)

Также в независимости от документа – основания, нужно заполнить таблицу «Денежные обязательства». Достаточно нажать на зеленый кружок, и таблица заполниться по данным других таблиц:

 

 

Чтобы у нас денежные обязательства принимались по 2 способу (только в «отчете о расходах подотчетного лица» и не раньше) – во всех документах – основаниях нужно ставить в колонке «Обеспечение» - «Возмещение по факту»

Это были основные документы, где принимаются денежные обязательства.