Планирование и санкционирование в казённой организации в 1С БГУ: учёт лимитов, принятие бюджетных обязательств, принятие денежных обязательств

Вводная часть

Планирование и санкционирование в казённой организации в 1С БГУ: учёт лимитов, принятие бюджетных обязательств, принятие денежных обязательств

Санкционирование – неотъемлемая часть форм отчётности 0503127, 0503128, 0503164, 0503175. В этой статье кратко пройдёмся по основным моментам, ответим на вопросы «почему лезет краснота в Сводных данных об исполнении бюджета ПБС», «как внести лимиты в 1С», «как принять денежные и бюджетные обязательства», «как создать общий договор», «как поместить договор в архив».

В разделе Планирование и санкционирование рассмотрим три основных блока:

 

 

1.1 Бюджетные данные

Документ Бюджетные данные используется для доведения ассигнований, лимитов и ПОФ на счёт распределителя (РБС) или получателя бюджетных средств (ПБС). Если организация является одновременно и РБС, и ПБС, документ Бюджетные данные используется для доведения ассигнований, лимитов, ПОФ на 01 лицевой счёт. Документ можно ввести как вручную, так и выгрузить из СУФД.

ВАЖНО: В 1С формируется только отчётность получателя бюджетных средств, отчёты по ГРБС и РБС в 1С не формируются и не сдаются, поэтому при желании в документе Бюджетные данные можно вести учёт как по 01, так и по 03 лс, либо только по 03 лс. Это повлияет только на счета санкционирования и журнал операций №8.

Подробно про выгрузку из СУФД можете прочитать в нашей статье «1С:БГУ - Обмен данными с системой документооборота СУФД»

Для создания документа вручную необходимо заполнить шапку документа:

• лицевой счёт
• вид бюджетных данных: КРБ
• дата документа
• организация
• ИФО (если ведётся учёт по ИФО)

Далее заполняем табличную часть:

• КБК
• КОСГУ (не обязательно, обычно формы отчётности сдаются без КОСГУ)
• Сумма

 

 

ВАЖНО: если при выборе лицевого счёта не заполнился раздел лицевого счёта, проверьте настройки лицевого счёта: вкладка «Разделы лицевых счетов» должна быть заполнена.

 

 

После заполнения табличных частей переходим на вкладку Бухгалтерская операция и выбираем типовую операцию в зависимости от типа вашего учреждения: получатель (ПБС), главный распорядитель (ГРБС) и распорядитель бюджетных средств (РБС).

 

 

В зависимости от выбранной типовой операции программой автоматически будут сформированы проводки. Проводки по счетам санкционирования попадают в журнал операций №8 – Журнал по прочим операциям.

 

 

1.2 Расходные расписания

Документ Расходное расписание используется для доведения себе или подведомственным учреждениям на 03 лс лимитов и ПОФ.

ВАЖНО: документ не выгружается из СУФД, его можно разнести только вручную.

Заполняем шапку документа: дату документа и дату введения в действие, ИФО при необходимости. Флажок «доведение данных себе как ПБС» позволяет выбрать лицевой счёт текущей организации, в противном случае указываем подведомственное учреждение.

 

 

Вкладки ЛБО, ПОФ заполняются аналогично документу Бюджетные данные.

 

 

Бухгалтерскую операцию выбираем в зависимости от того, кому доводим лимиты: себе или подведомственному учреждению. После заполнения всех полей проводим документ.

 

 

Бухгалтерская операция в нашем случае выглядит так:

 

 

2. Регистрация обязательств

Документ Регистрация обязательств предназначен для принятия бюджетных и денежных обязательств.

2.1 Создание Договора

Создание договора подробно расписано в нашей статье: Создание договора 

ВАЖНО: от вида договора зависит его отображение в разных документах. На это стоит обратить внимание, если вы не видите нужный вам договор. Актуальность в данном случае отбирает действующие договоры. Договоры, помещённые в архив, отображаться не будут. Флажок «Не показывать общие договоры» уберёт договоры без заполненного контрагента.

 

 

ВАЖНО: для вида договора Иное основание обязательства контрагента можно оставить пустым. Так создаются общие договора на зарплату, налоги, штрафы и так далее, их можно подставлять в документы вне зависимости от контрагента.

После закрытия всех операций по договору можно поместить его в архив, в таком случае он не будет показываться в списке актуальных договоров как в справочнике Договоры, так и при выборе договора в документах. Также требуется указать дату помещения договора в архив, по умолчанию устанавливается текущая дата.

 

 

Договора в архиве можно посмотреть, если в графе Актуальность выбрать «Архив (закрытые договоры)».

 

 

2.2 Регистрация обязательтсв

 

Документ можно создать как из раздела Планирование и санкционирование – Регистрация обязательств, так и на основании договора.

 

 

 

В регистрации заполняется шапка: контрагент, договор, организация, ИФО (если ведётся учёт по ИФО), лицевой счёт для принятия обязательства. Также можно заполнить сроки и сумму договора (не обязательно). Контрагент в нашем случае подсвечивается красным – это означает, что контрагент отсутствует в базе ФНС (не введён ИНН/КПП, или данные не соответствуют данным в базе ФНС).

 

 

ВАЖНО: если лицевой счёт отсутствует в поле выбора, проверьте настройки заполнения, в лицевом счёте должен быть заполнен раздел Реквизиты лицевых счетов, а также Разделы лицевых счетов.

 

 

Далее переходим на вкладку Бюджетные/Внебюджетные средства (название зависит от вида учреждения). Здесь заполняем следующие поля:

• КФО
• период плана (указывается месяц исполнения бюджетного обязательства)
• КПС, КЭК (КОСГУ)
• номенклатура (если ведётся учёт предмета договора)
• сумма
• в т.ч. безусловно (сумма денежных обязательств)

В данном случае регистрируем сумму договора – 120 000,00 и сумму аванса – 50 000,00. Для долгосрочных договоров можно также внести обязательства для периодов, следующих за текущим.

ВАЖНО: денежные обязательства также принимаются в документах поступления услуг, ОС, МЗ, отражении зарплаты в учёте. Однако при наличии проведённого документа оплаты денежные обязательства в документе поступления автоматически рассчитаны не будут. В таком случае следует принять их в Регистрации обязательств.

 

 

Далее переходим на вкладку Бухгалтерская операция. Флажок «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» устанавливается в том случае, если бюджетные данные доводятся учреждению без детализации по КОСГУ, обычно это касается лимитов. Проводка по принятию денежных обязательств формируется при заполненной сумме «в т.ч. безусловно» и установленном флажке «принять денежные обязательства».

 

 

При нажатии на иконку Дт/Кт в шапке документа можем просмотреть проводки.

 

 

3. Отчёты по санкционированию

На вкладке Планирование и санкционирование переходим в Отчеты по планированию и санкционированию. В этой статье рассмотрим Сводные данные об исполнении бюджета ПБС, Сводные данные об исполнении обязательств ПБС и Анализ состояния расчетов по договорам.

 

 

 

4. Частые ошибки в Сводных данных об исполнении бюджета ПБС

Далее рассмотрим каждую колонку данного отчёта.

Бюджетные данные: ассигнования и ЛБО – это доведённые лимиты на 03 лс документом Бюджетные данные либо Расходное расписание.

В принимаемые обязательства попадают договоры, по которым ещё не завершены конкурсные процедуры.

Принято обязательств – это сумма бюджетных обязательств, принятых по определённому КПС и КЭК. Они могут быть приняты документами Регистрация обязательств, Решение о командировании, Заявка-обоснование закупки малого объёма, Операция (бухгалтерская). С применением конкурентных способов заполняется в случае, если обязательство было принято по результатам конкурсных процедур.

Денежные обязательства принимаются в Регистрации обязательств, документах поступления, Отражении зарплаты в учёте, Операции (бухгалтерской).

Кассовое исполнение – ваш расход по 03 лс, документы Кассовое выбытие, Заявка на кассовый расход, Заявка на наличные.

ВАЖНО: в Кассовое исполнение не попадают Приходные и Расходные кассовые ордера. Если имело место снятие наличных д/с, то в отчёт потянется Заявка на наличные или Кассовое выбытие.

 

 

Следующие колонки – Неисполнено бюджетных и Неисполнено денежных обязательств – результат вычитания из Кассового исполнения Бюджетных и Денежных обязательств соответственно.

В рассматриваемом примере Бюджетных обязательств (колонка Принято обязательств) – 20 000 руб. Кассовое исполнение составляет 60 000 руб. Выплата превышает принятые обязательства на 40 000 руб., это ошибка и программа выделяет её красным цветом. В этом случае нам нужно допринять необходимые бюджетные обязательства.

Также красным цветом выделяется Неисполнено денежных обязательств на 20 000. Здесь вычитаем из Денежных обязательств в сумме 40 000 руб. Кассовое исполнение на 60 000 руб. и получаем -20 000 руб. Здесь нам нужно допринять денежные обязательства на эту сумму.

ВАЖНО: денежные обязательства должны быть равны сумме вашего кассового исполнения и кредиторской задолженности.

Рассмотрим следующий пример. В этом случае у нас Неисполнено бюджетных обязательств 65 000, это означает, что договора по этому КПС не исполнены в полном объёме. Неисполнено денежных обязательств на 20 000 говорит о кредиторской задолженности перед поставщиком на эту сумму – принято денежных обязательств (поставлено продуктов) на 80 000, а оплачено только 60 000.

 

 

Каждую строку отчёта можно развернуть по детальным записям. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на строку и выбрать Расшифровать.

 

 

Перед нами откроется выбор поля. Удобнее всего раскрывать по Договорам (обязательствам) или по Документам

 

. 

 

При расшифровке строки по документам, результат будет выглядеть следующим образом:

 

 

Здесь каждой строкой вынесен отдельный документ и мы можем видеть, в какие строки он попадает. В данном примере Регистрация на 5 000 руб. сторнируется и переходит из Принимаемых обязательств в принятые.

ВАЖНО: не стоит бояться красноты в расшифровке – программа итоги по каждой строке выводит отдельно, а не накопительным итогом. Смотрим на итоговую сумму и при необходимости допринимаем либо снимаем бюджетные и денежные обязательства. Есть смысл выравнивать санкционирование раз в квартал перед сдачей квартальных форм.

 

5. Сводные данные об исполнении обязательств ПБС

По своей сути этот отчёт очень похож на предыдущий, только он выводит данные с расшифровкой по договорам. Также в этом отчёте указывается процент исполнения обязательств по каждому договору На скриншоте мы видим красноту в части Неисполнено денежных обязательств. Это указывает на отсутствие денежных обязательств.

 

 

Частыми ошибками здесь может быть:

• пересортица по договорам
• пересортица по КПС и КЭК
• отсутствие бюджетных и/или денежных обязательств

В этом отчёте, аналогично предыдущему, также можно расшифровать строку по документам, чтобы увидеть, из чего состоит та или иная цифра. Чтобы увидеть весь список документов по договору, дважды нажимаем на договор и выбираем Открыть.

 

 

На вкладке Документы можно просмотреть все документы по данному договору. При желании можно задать период – будет установлен отбор и документы вне указанного периода отображаться не будут. Для этого в любом месте нажимает правой кнопкой мыши и выбираем Установить период.

 

 

При желании можно установить несколько отборов. Все отборы отображаются над списком документов.

 

 

В нашем случае по договору отсутствуют денежные обязательства, хотя документ Поступление МЗ внесён. Чтобы принять денежные обязательства в документе, на вкладке Бухгалтерская операция устанавливаем галочку Авторасчет денежного обязательства и раздел лицевого счёта.

 

 

Переходим на вкладку Денежные обязательства и нажимаем Заполнить.

ВАЖНО: если дата документа Поступление МЗ позже даты документа Кассовое выбытие/Заявка на кассовый расход, денежные обязательства автоматически не заполнятся либо заполнятся на разницу документа поступления и документа оплаты.

 

 

 

При принятии денежных обязательств по данному договору, КПС и КОСГУ в отчёте уходит ошибка. Аналогично правим остальные ошибки.