Принятие бюджетных обязательств в программе 1С: БГУ

Вводная часть

Фактически, Принятые (бюджетные) обязательства — это суммы, которые мы обязуемся заплатить. По-простому это суммы наших договоров.

Ведутся только по расходам, не ведется по КФО 3.

Принятые обязательства заполняются в документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» вне зависимости от типа учреждения.

Документ создается на основании договора. Для этого, договора должны быть определенного типа (расходного):

• Договор «С поставщиком» заключается с определенным контрагентом (при реальном наличии договора с номером и датой)
• Договор «С получателем трансферта (субсидии)» заключается с подведомственной организацией, которой мы передаем субсидию как распорядитель
• Договор «Иное основание обязательства» это так называемый фиктивный договор. Для тех случаев, когда фактического договора нет, но обязанность по выплате имеется. Чаще всего используется для выплат зарплаты, страховых взносов, налогов и т.п. Для таких договоров не указывается контрагент (не смотря на красное подчеркивание, даст сохранить с пустым контрагентом)

 

 

У нас может быть обязанность о выплате по договору с определенным контрагентом (о закупке материалов, оказании услуг и т.п.). У таких договоров есть номер, дата и сумма, которую мы и будем вносить в регистрации обязательств. Однако у нас могут быть и обязанности по выплате без фактического договора (ЗП, страховые взносы, налоги и т.п.). В таких случаях заносится «фиктивный договор». Это договор вида «Иное основание обязательств» и без указания контрагента.

 

Заведение принятых (бюджетных) обязательств

Указав правильный для обязательств вид договора, создаем документ через кнопку «Создать на основании»:

 

 

В созданном документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» проставляем данные на вкладке «Обязательство»:

 

 

Сроки договора не обязательны для заполнения. Потом приступаем ко вкладке с аналитикой обязательств. Заполняем таблицу:

• «Внебюджетные средства» если мы бюджетное/автономное учреждение
• «Бюджетные средства» если мы казенное учреждение

 

 

• Заполняем КФО
• Ставим «Период плана» — это планируемое время окончания договора (ставится с указанием именно месяца, с другими периодами не даст провести документ)
• Заполняем КПС и КЭК
• Раздел лицевого счета проставится автоматически при указании лицевого счета во вкладке «Обязательство»
• Заполняем Сумму договора

В одном документе можно добавлять несколько строк по разной аналитике. Бывает в том случае, если по одному договору платим по разным КПС или КЭК. Но если будет несколько строк с одинаковой аналитикой, но с разными суммами – документ выдаст ошибку и не даст провести.

Если договор на текущий год, то «Период плана» чаще всего ставят «Декабрь текущего года».

Заполнив таблицу с аналитикой, переходим в вкладку «Бухгалтерская операция». Типовая там одна, но нас волнуют галочки.

• Первую галочку «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» нужно убрать, если мы казенное учреждение (чтобы не было пустых строк по КЭК 000 в Сводных данных ПБС), а если мы бюджетное/автономное, то можно не трогать (ни на что не влияет).
• Вторую галочку «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств текущего года» следует ставить в том случае, если мы заполнили сумму в поле «В т.ч. безусловно». Тогда появится проводка по денежным обязательствам.
• Третью галочку «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств плановых периодов» следует заполнять, если мы проставили сумму в поле «В т.ч. безусловно» в строке с «Периодом плана» будущего года.

Получившаяся проводка:

• У казенных учреждений:

 

 

• У бюджетных учреждений:

 

 

Внесение изменений в обязательство

Если договор уже занесен в базу и создан документ «Регистрация обязательств», но по нему проходит изменение, доп. Соглашение и т.д., то мы создаем новую «Регистрацию обязательств» на основании уже имеющейся.

Сделать это можно двумя способами:

• Из договора – также нажать на кнопку «Создать на основании» - «Регистрация обязательств»

 

 

• Из созданного документа «Регистрация обязательств» - создать новое через кнопку «Создать на основании» - «Регистрация обязательств»:

 

 

В новом документе сразу видны изменения в таблице «Внебюджетные/бюджетные средства»:

 

 

Подтягиваются строки из прошлой Регистрации обязательств под замочком. Аналитику менять он дает, чтобы не намудрить при занесении изменений. Редактировать можно только столбцы «Изменения» и «Всего» (они взаимосвязаны друг с другом). Если меняется сумма договора, то этих полей нам достаточно. Если изменяется аналитика, то нужно добавлять новую строку по новой аналитике:

 

 

«Сумма» в колонке «Всего» может быть равна 0 (красное подчеркивание не страшно), если были суммы в других колонках («До изменений» и «Изменения»).

После проведения документа, появляется статус «Действующая редакция документа»:

 

 

Если видим такую надпись, значит есть более одного документа «Регистрация обязательств» по договору. В независимости от количества регистраций по одному договору (если более одной), на прошлых документах будет приписка «Недействующая редакция документа»:

 

 

В недействующих редакциях нельзя вносить изменения в документе, чтобы не нарушить дальнейшую цепочку изменений в последующих документах.

Если все же нам необходимо что-то изменить в прошлых документах, то нужно сделать их действующими. Для этого у документа с припиской «Действующий» отменяем проведение и по цепочке доходим до нужного. (Например: есть 2 документа – 30.09 и 01.01; отменяем проведение документа от 30.09 и тогда документ от 01.01 становится последним активным, то есть «Действующим» и мы можем его редактировать)

Отредактировав старый документ, в новом автоматически не поменяются данные. Для этого нужно «обновить» этот документ. Для этого нужно перевыбрать «Договор»:

 

 

И тогда данные актуализируются.

 

Конкурсные процедуры / аукционы

Существуют договора, заключенные по заключению аукциона (конкурсные процедуры)

Чтобы занести такое в 1С, нам нужно создать договор:

 

 

Вид договора ставим «С поставщиком», ставим галку «Заключается по результатам конкурсных процедур» и пока что не ставим «Конкурсные процедуры завершены». Сначала мы заносим данные о начале аукциона, когда поставщик неизвестен (поэтому поля «Контрагент» нет).

Обычно, начало аукциона приходит нам как «Извещение», так его и можем назвать.

Сохранив договор, создаем регистрацию обязательств:

 

 

Когда конкурс / аукцион начинается, вид обязательства будет «Принимаемое обязательство».

Аналитику в документе заполняем как обычно и сумму ставим именно начала аукциона:

 

 

После проведения документа появится проводка:

• У бюджетных / автономных:

 

 

• У казенных:

 

 

Когда аукцион / конкурсная процедура завершается, изменяем созданный нами договор:

 

 

Ставим галки «Конкурсные процедуры завершены:» и «Заключением договора», указываем контрагента, с которым заключен договор и меняем наименование договора. Обычно, завершенный аукцион называется «Контрактом» или «Договором» с новой датой и номером.

Создаем новую регистрацию:

 

 

Тут уже «Вид обязательства» будет «Принятое обязательство (по результатам конкурсных процедур» и контрагент уже указан.

В таблице с аналитикой мы вносим изменения в сумму (если финальная стоимость такого контракта уменьшилась по сравнению с началом аукциона):

 

 

Получатся проводки:

1 проводка – сумма заключенного контракта

2 проводка – экономия при заключении контракта

• У бюджетных / казенных учреждений:

 

 

• У казенных учреждений:

 

 

Если сумма заключенного аукциона совпадает с начальной суммой, то экономии не будет и проводки получаться:

• У бюджетных учреждений:

 

 

• У казенных учреждений:

 

 

Данные по аукционным договорам / конкурсным договорам можно отследить в отчете – «Планирование и санкционирование» - «Отчеты по планированию и санкционированию» - «Результаты конкурсных процедур»:

 

 

Принятые обязательства на будущий период

У нас могут быть договора, заключенные на несколько лет или сразу на следующие года. По ним мы также заносим обязательства. Чтобы появилась возможность указывать на следующие периоды, необходимо поставить в договоре галку «Долгосрочный»:

 

 

Тогда, при создании Регистрации обязательств, программа позволит нам указать «Период плана», который будет позже текущей даты (года) создаваемого документа:

 

 

При формировании проводок по обязательствам будущих периодов в каждом счете санкционирования меняется предпоследняя цифра. Например:

• 506.10 – 502.11 – текущий год
• 506.20 – 502.21 – следующий год
• 506.30 – 502.31 – через год
• 506.40 – 502.41 – через 2 года
• 506.90 – 502.91 – последующие года

 

Перерегистрация

Если мы заводим обязательства на будущие периоды, то они автоматически не отобразятся в следующем году. Для этого нам нужно сделать «Перерегистрацию обязательств»:

 

 

Нажав кнопку «Заполнить», программа сама подтянет договора, по которым занесены обязательства на следующие периоды.

Но есть нюанс. Чтобы они подтянулись, галка «Долгосрочный» в договоре должна стоять обязательно. В крайнем случае, можно добавить договор через соответствующую кнопку:

 

 

После подбора необходимых договоров, нажимаем кнопку «Сформировать документы» и у нас создаются Регистрации обязательств:

 

 

В созданном документе будет стоять вид обязательства «Перерегистрация обязательств» и дата документа всегда будет 01.01:

 

 

Отмена / расторжение договора

Если был заключен договор на некую сумму и в итоге он отменился, то мы просто делаем новую Регистрацию обязательств на основании старой, где минусуем сумму в 0:

 

 

На красное подчеркивание не обращаем внимания, он даст провести (Если мы убираем сумму в 0, а не заводим новую строку без суммы)

Если у нас начинался аукцион / конкурсная процедура и в итоге отменилась, то после создания Принимаемых обязательств мы его завершаем отказом. А именно ставим в договоре другую галку «Отказом от договора»:

 

 

И создаем Регистрацию обязательств:

 

 

 

Документы, где могут заводиться принятые обязательства

Есть несколько документов по расчетам с подотчетными лицами, в которых могут создаваться принятые обязательства:

• Решения о командировании
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо
• Отчет о расходах подотчетного лица

Чтобы их принять, нужно поставить галку «Корректировать принятые обязательства» или «Принять (бюджетные) обязательства» во вкладке «Бухгалтерская операция» всех этих документов: