Оформление командировочных расходов и отчета подотчетного лица в 1С: БГУ

Для оформления командировочных расходов в БГУ применяется несколько документов:

• Решение о командировании;
• Изменение решения о командировании;
• Отчет о расходах подотчетного лица.

Рассмотрим все документы.

 

Создание документа «Решение о командировании»

Для оформления в электронном виде решения работодателя о направлении работника в служебную командировку предназначен документ Решение о командировании на территории Российской Федерации раздела Денежные средства -Расчеты с подотчетными лицами(рис.1)..

Документ оформляется на каждое подотчетное лицо, направляемое в служебную командировку.

В зависимости от территории командирования следует выбрать вариант Российская Федерация или Иностранное государство. Для каждого вида командирования по кнопке Печать – Решение о командировании 

выводится соответствующая печатная форма:

• Российская Федерация - Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• Иностранное государство - Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).

Также в зависимости от выбранного варианта командирования меняется состав реквизитов документа. С вариантом командирования Иностранное государство добавляются реквизиты, связанные с направлением командирования (страна, населенный пункт, дата пересечения границ), валютой и курсом.

 В документе предусмотрены следующие закладки:

• Место и сроки – указывается место, срок командирования, норматив суточных;
• Проезд – по каждому виду транспорта указываются дата и пункт (страна при иностранном командировании) отправления и выбытия, дата пересечения границ (при иностранном командировании), стоимость проезда, способ обеспечения расхода;
• Суточные – указывается расчет по суточным, заполняется автоматически на основании данных закладок Место и сроки и Условия проезда;
• Проживание – указываются условия проживания, дата заезда и выезда, количество дней, категория проживания, стоимость, способ обеспечения расхода, страна и населенный пункт (при иностранном командировании);
• Прочие расходы – указываются прочие расходы командирования с наименованием, стоимостью и способом обеспечения расхода;
• Дополнительно – указывается способ выдачи денежных средств подотчетному лицу, задолженность по ранее выданным авансам (заполняется по данным расчетно-платежных документов по выданным авансам);
• Классификация расходов – по каждому расходу автоматически заполняется сумма, коды аналитического учета (КФО, КПС, КЭК) следует заполнить вручную.

 

 

В шапке документа Решение о командировании на территории Российской Федерации указывается Подотчетное лицо- сотрудник, которому выдаются командировочные.

 

 

 

Далее в проверяем заполнение  справочника Сотрудники  должны быть обязательно указаны следующие поля:  должность и вид договора

 

 

Заполнение  справочника Должность

 

 

Для государственных служащих дополнительно заполняются поля Категория должности и Группа должности их можно выбрать из выпадающего списка.

Также Вид договора  выбираем из выпадающего списка

 

 

Далее для корректного заполнения документа необходимо заполнить справочник Нормативы расходов подотчетных лиц.

 

 

 

В соответствии с нормативно правовыми актами заполняем справочник Суточные.

 

 

Заполнение справочника  Норматив проезда.

 

 

Заполнение справочника  Норматив проживания. В справочнике есть возможность выбрать норматив либо по стоимости  проживания, либо по категории номера.

 

 

Заполняем табличную часть документа Решение о командировании.

На закладке Место и сроки указывается информация о командировке: место командирования, сроки и цель командировки. При заполнении территории норматив суточных встает автоматически.

 

 

На закладке Проезд указывается информация о проезде: вид транспорта, место отправления и прибытия, категория, стоимость и способ обеспечения. Для заполнения проезда удобно воспользоваться кнопкой Обратный, с помощью которой графы Отправление и Прибытие заполняются зеркально при возвращении из командировки. Поле Норматив заполняется автоматически из созданных справочников нормативов расходов подотчетных лиц.

 

 

На закладке Суточные заполняется информация о суточных. Сумма суточных просчитывается автоматически, исходя из количества дней командировки.

 

 

На закладке Проживание указывается информация о проживании: условия проживания, дата заезда/выезда, количество дней, категория, стоимость и способ обеспечения. Категория номера также устанавливается из справочника нормативы расходов погдотчетных лиц.

 

 

На закладке Прочие расходы указываются прочие расходы командирования с наименованием, стоимостью и способом обеспечения расхода;

На закладке Дополнительно указывается информация о:

• Способе выдаче денежных средств: Наличными или Безналично;
• Задолженности по ранее выданным авансам. Информация заполняется автоматически.
• Подписях ответственных лиц. Дата утверждения документа руководителем учреждения не должна быть меньше даты формирования Решения о командировании на территории Российской Федерации.

 

 

На закладке Классификация расходов подводится итог по суммам командировочных расходов в разрезе их наименований. Также указываются КФО, КПС и КЭК  расходов.

 

 

На закладке Финансовое обеспечение  указываются реквизиты:

• Основание принятия обязательства - элемент справочника Договоры и иные основания для возникновения обязательств;
• Раздел лицевого счета - элемент справочника Разделы лицевых счетов;
• флаг Наличие ЛБО, при наличии плановых назначений для финансирования командировочных расходов;

 

 

На закладке Бухгалтерская операция указываются реквизиты:

• Типовая операция - Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу;
• флаг Принять (бюджетные) обязательства - для формирования операций на 500-х счетах.

 

 

После проведения документа можно распечатать Решение о командировании на территории Российской Федерации ф. 0504512 и Бухгалтерскую справку (ф.0504833).

 

 Создание документа «Изменение решения о командировании»

На основании решения о командировании можно создать документ «Изменение решения о командировании» по форме 0504513. Документ применяется для оформления в электронном виде изменения решения работодателя о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку и изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному решению. Порядок заполнения, подписания и утверждения изменения решения о командировании  аналогичен порядку заполнения, подписания и утверждения  решения о командировании.

 

Создание Отчета о расходах подотчетного лица

При возвращении сотрудника из командировки и предоставлением документов подтверждающих командировочные расходы создается документ Отчет о расходах подотчетного лица.

Данный документ создаем из документа Решение о командировании.

В новом документе уже автоматически будут заполнены поля Подотчетное лицо, Должность, Особый статус и на основании какого решения создается данный отчет. Таже можно заполнить данные по выдаче аванса сотруднику.

 

 

На закладке Отчет о выполненной работе формируются данные о продолжительности командировки и результаты выполненной работы. Цель командировки указывается в документе решение на закладке Место и сроки.

 

 

Далее ответственный сотрудник по проверке документов командировочных расходов проверяет документы и принимает к учету расходы (суточные, проезд, найм помешения) и другие.

Для принятия к учету расходов устанавливается флаг Документ проверен и устанавливается Дебет счета

 

 

На закладке Денежные обязательства указываются Основания принятия обязательств, Раздел лицевого счета, расшифровка обязательств в разрезе КФО, КПС и КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Расходы подотчетного лица. Если принятые к учету расходы подотчетного лица отличаются от плановых, устанавливается флаг Корректировать принятые обязательства.

 

 

После проведения документа по кнопке Печать можно распечатать отчет о расходах подотчетного лица (ф.0504520) и бухгалтерскую справку (ф. 0504833)