Учет денежных документов. Выдача ДД в подотчет.

Общие положения

Согласно п. 72 Стандарта N 121н на счете 201 35 "Денежные документы" учитываются различные денежные документы:

• талоны на бензин и масла, на питание, которые оплатили;
• оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
• извещения на почтовые переводы;
• почтовые марки, конверты с марками, марки госпошлины;
• билеты на самолет, поезд, оформленные на бумажном носителе.

С 2026 года обязательное требование о хранении денежных документов в кассе учреждения, ранее установленное п.169 Инструкции N 157н, отменено. Место и порядок их хранения учреждение определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике или отдельном локальном акте.

Денежные документы обладают следующими признаками:

• уникальность;
• удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму;
• наличие номинала документа - суммы в денежном выражении, на которую можно приобрести товар (услугу);
• предоставление товара (услуги) на всю номинальную стоимость денежного документа единовременно.

Почтовые марки и маркированные конверты используются в качестве государственных знаков почтовой оплаты. Расходы по их приобретению относятся на КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" и подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ (п. 53.2.4.4 Порядка N 82н, п. 10.2.1 Порядка N 209н).

Важно: немаркированные конверты к денежным документам не относятся и подлежат учету как прочая печатная продукция в составе прочих материальных запасов на счете 105 06 "Прочие материальные запасы".

В составе денежных документов учитываются оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы (п. 72 Стандарта N 121н)

Важно: неоплаченные путевки учитывайте на счете 08, которые учреждение получило безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций в лечебно-оздоровительные учреждения, дома отдыха, детские лагеря, на экскурсии и поездки (п. 235 Стандарта № 121н).

Различного рода билеты могут самостоятельно приобретаться учреждением для собственных сотрудников, направляемых в командировку, для приглашенных лиц, для учащихся при направлении их на мероприятия, билеты также могут быть приобретены для иностранных граждан, подлежащих депортации за пределы Российской Федерации и т.п. Расходы учреждения по приобретению билетов относятся на КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ (п. 53.2.4.4 Порядка N 82н, п. 10.2.2 Порядка N 209н)

Важно: В составе денежных документов электронные проездные документы не отражаются. Дело в том, что при покупке электронного билета клиенту выдается: выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (маршрут-квитанция); выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон).

Выписки могут быть воспроизведены на бумаге неограниченное количество раз, поэтому хранить их в кассе необязательно, таким образом, электронные документы не являются уникальными.

 

Как отразить в учете поступление и выдачу почтовых марок подотчетному лицу в 1С:БГУ2

На основании договора на приобретение почтовых марок на дату его заключения принимаем бюджетное обязательство. Для формирования бухгалтерских записей по принятию обязательств используется документ Регистрация обязательств и сведений по договорам. Этот документ можно ввести  на основании элемента справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств. Создадим элемент справочника договоры, для этого перейдем в раздел Планирование и санкционирование - Договоры и обязательства:

 

 

 

 

Нажимаем на кнопку Создать на основании:

 

 

Заполняем реквизит Лицевой счет:

 

 

На закладке Внебюджетные средства  необходимо детализировать период до месяца (смотрим в договоре  окончание срока исполнения работ, услуг, поставки товаров), указав КФО, Период плана, КПС, КЭК и Сумму. В строке В т.ч. безусловно указывается сумма, если нужно принять или скорректировать по авансам. Как правило, в условиях договоров с АО "ПОЧТА РОССИИ" предусматривается 100% предоплата, поэтому вместе с бюджетным обязательством примем и денежное обязательство в размере предоплаты:

 

 

 

 

Для оформления оплаты поставщику используется документ Кассовое выбытие в разделе Денежные средства - Банк (казначейство) - Расчетно-платежные документы

 

 

Заполним документ Кассовое выбытие. В поле Лицевой счет указываем счет с которого были перечислены деньги, в поле Кор. счет выбираем счет 206.00, поскольку условием договора у нас предусмотрена предоплата. Также заполняем поля Контрагент, Договор, Сумма, реквизиты группы Первичный документ

 

 

На закладке Расшифровка  данные, приведенные в табличной части –  КБК, КЭК, Сумма и Счет расчетов используются для автоматического заполнения реквизитов закладки Бухгалтерская операция.

 

 

Выбираем типовую операцию Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00). Счет кредита: для бюджетных учреждений - 201.11, для казенных – 304.05.

 

 

Проводим документ и проверяем проводки

 

 

3. Отразим приход почтовых марок в кассу учреждения на основании первичного документа от Поставщика (транспортная накладная, УПД). Для этого воспользуемся  документом Приходный кассовый ордер (фондовый) из меню Денежные средства — Касса организации.

 

 

 

Заполним вкладку Ордер в документе Приходный кассовый ордер (фондовый). Флажок Исполнен обязательно должен быть установлен для формирования проводок, в строке Основание выбираем содержание хозяйственной операции

 

 

На закладке Расшифровка  указываем Вид денежного документа и Денежный документ. Здесь важно отметить, что колонка Количество доступна при установке флажка Вести количественный учет денежных документов в Настройках параметров учета - раздел Администрирование

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбираем Типовую операцию - Поступление денежных документов от контрагентов (302). Поскольку в нашем примере, предусмотрен аванс, на который мы ранее приняли денежное обязательства, когда принимали бюджетное обязательство по договору, то группу реквизитов денежные обязательства мы не заполняем; если договором на приобретение денежных документов не предусмотрена предоплата, то ставим флажок Авторасчет денежных обязательств и выбираем раздел лицевого счета, в таком случае сформируется дополнительная проводка по принятию денежных обязательств.

 

 

Проводим документ, проверяем проводки

 

 

Сформируем оборотно-сальдовые ведомости по счетам 302.21, 206.21. 201.35

 

 

 

 

Отразим выдачу сотруднику марок для отправки корреспонденции. При оформлении выдачи денежных документов подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг используется заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) (Письмо Минфина России от 30.07.2024 № 02-06-06/70843, письмо Минфина России от 05.03.2021 № 02-06-09/16064). Заполним документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо в разделе Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами

 

 

 

Документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо не формирует проводки в случае оформления заявки на выдачу подотчетному лицу денежных документов. По кнопке Создать на основании выберем пункт Расходный кассовый ордер (фондовый) и заполним созданный документ

 

 

 

 

Сформируем бухгалтерские записи

 

 

Примем к учету расходы подотчетного лица. Для этого на основании Заявки обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема сформируем документ Отчет о расходах подотчетного лица

 

 

Большая часть данных автоматически заполняется. На вкладке в табличной части выбираем РКО (фондовый)

 

 

 

При проведении документа Отчет о расходах подотчетного лица формируются следующие проводки