Как начислить доходы от компенсации затрат в 1С:БГУ

Вводная часть

Доходы от компенсации затрат - это суммы, которые учреждение получает (или должно получить) в возмещение уже понесенных им расходов. Типичные ситуации: возмещение коммунальных, почтовых и иных расходов на содержание имущества, компенсация затрат работником, возмещение расходов по договору возмездного оказания услуг, услуги централизованной бухгалтерии, оказанные «соседнему» учреждению.

В бюджетном учете такие суммы начисляются по дебету счета 209.ХХ «Расчеты по ущербу и иным доходам» и кредиту счета 401.10 «Доходы текущего финансового года». Для компенсации затрат используется аналитический счет 209.34 «Расчеты по доходам от компенсации затрат.

 

Главное отличие КОСГУ 134 и 135

Самая частая ошибка - неверный выбор подстатьи КОСГУ. Компенсация затрат и возмещение «коммуналки» в рамках аренды - это РАЗНЫЕ коды:

 

 

ВАЖНО! Проверьте себя перед проведением: аренда/безвозмездное пользование → 135 / 205.35; всё остальное возмещение затрат → 134 / 209.34. Ошибка по КЭК отразиться в отчетности и потребует исправления.

 

Типовые проводки

Бюджетное / автономное учреждение

 

 

Казенное учреждение

Для казенного учреждения компенсация затрат — неналоговый доход бюджета. Начисление отражается аналогично, однако полученные суммы подлежат зачислению в доход бюджета:

 

 

Частые ошибки и нюансы

• Неверный КФО. Бюджетные и автономные учреждения начисляют по КФО 2, кроме случаев, когда расходы понесены в рамках иного вида финобеспечения (допускается с 2021 г.).
• НДС начислен «на всякий случай». Компенсация (возмещение) понесенных расходов НДС, как правило, не облагается — это не реализация. Начисляйте НДС, только если операция прямо признана возмездной реализацией (например, передача имущества в пользование сверх арендной платы).
• Не закрыта дебиторская задолженность. После поступления денег обязательно проведите документ поступления, иначе 209.34 «висит» как неисполненная ДЗ.
• Казенное учреждение забыло про статус администратора доходов и КДБ — поступление должно уйти в доход бюджета, а не осесть на лицевом счете как собственные средства.

 

Проведение операции в 1С:БГУ

Раздел – Услуги работы производство – Начисление доходов

 

 

 

Заполняем табличную часть и шапку документа:

• Контрагент - выберите из справочника организацию или физическое лицо, которые компенсируют затраты.
• Договор - укажите, если расчеты ведутся в разрезе договоров (акт, счет, соглашение).
• Счет расчетов - 209 34 «Расчеты по доходам от компенсации затрат».
• Счет доходов - 401 10 134 (КОСГУ 134, доходы текущего финансового года).
• КФО - 2 (приносящая доход деятельность); иной КФО - только если расходы понесены в рамках соответствующего вида финобеспечения.
• Сумма - величина подлежащей компенсации (возмещению) задолженности.
• Документ-основание - договор, акт оказанных услуг/выполненных работ, счет, бухгалтерская справка (если первичный документ не требуется).

После проведения документа у нас сформируется проводка 209.34 – 401.10

 

 

 

Далее необходимо провести кассовое поступление и расчет по возмещению затрат закрывается.

 

Примеры и проводки

 

Пример 1

Возмещение коммунальных или иных затрат на содержание имущества контрагентом вне договора аренды. Учреждение оплачивает электроэнергию по общедомовому счету и по соглашению частично возмещает эти расходы другая организация (не арендатор, а, например, сособственник или сторона соглашения о совместном использовании). Сумма к возмещению - 25 000 руб.

 

 

ВАЖНО! Если бы речь шла об арендаторе в рамках договора аренды - это уже КОСГУ 135 / счет 205.35, а не 209.34 (см. раздел 2).

 

Пример 2. Возмещение расходов работником

В нашем случае работник обязан возместить стоимость выданного бланка трудовой книжки — 250 руб. Удержание производится из его зарплаты.

 

 

Если работник занят в рамках иного КФО (например, 4 — госзадание), а возмещение относится к КФО 2, программа отразит дополнительные «переходные» проводки по переводу суммы удержания с КФО 4 на КФО 2 (счета 304.03 / 304.06) в погашение задолженности по 209.34.

 

Пример 3. Услуги по договору

Централизованная бухгалтерия (ЦБУ) оказывает услуги обособленному подразделению или «соседнему» учреждению по договору возмездного оказания услуг. Стоимость услуг по акту — 120 000 руб. Начисление в учете ЦБУ:

 

 

Аналогично отражается компенсация любых иных понесенных учреждением расходов, подлежащих возмещению контрагентом на основании договора или иного документа.