Порядок учёта подарочной продукции

Подарочная продукция — материальные запасы однократного применения (п. 11.4 Порядка применения КОСГУ № 209н). Учёт ведут на счёте 105.36 и (при необходимости) на забалансовом счёте 07. Выбор схемы закрепляют в учётной политике.

 

Вариант 1. Подарки поступают на склад

Если поступлении подарочной продукции и их вручение происходит в разные дни, то будет следующий порядок учёта подарков:

• На складе: учитывают на счёте 105.36 «Прочие материальные запасы».
• При выдаче МОЛ для вручения: списывают со счёта 105.36, одновременно отражают на счёте 07 по стоимости приобретения (оформляют «Требование-накладную»).
• После вручения: списывают с забалансового счёта 07 (на основании акта/ведомости вручения).
• Аналитика по счёту 07: по объектам, МОЛ, месту хранения.

 

Вариант 2. Подарки не поступают на склад (учреждение не использует складское хранение)

Если у учреждения нет склада, имущество сразу принимают ответственные сотрудники. В этом случае с момента покупки и до момента вручения подарки надо учитывать на забалансовом счете 07. Такие правила – в пункте 233 СГС «Единый план счетов» № 121н. Как в этом случае учитывать подарки на балансе, в инструкциях не сказано.
 Применяют один из согласованных с учредителем вариантов (закрепляют в учётной политике):

• Вариант 2а: при покупке принимают на счёт 105.36 и сразу списывают в расходы; одновременно ставят на счёт 07 по стоимости приобретения; после вручения — списывают со счёта 07.
• Вариант 2б: при покупке принимают на счёт 105.36 и на счёт 07; после вручения списывают и с баланса, и с забаланса.
   Основание: п. 233 СГС «Единый план счетов» № 121н.

 

Вариант 3. Подарки купили и сразу вручили

Если есть приобретение и вручение прошли в один день, то подарки принимают на счёт 105.36 и сразу списывают в текущие расходы.

На счёте 07 их не отражают.

 

Поступление подарочной продукции на счёт 105.36

Для учёта подарочной продукции используется документ «Поступление МЗ» (раздел: Материальные запасы — Поступления МЗ).

 

 

Заполнение документа «Поступление МЗ»

В шапке документа

• Вид поступления — «Поступление от поставщика».
• Счёт учёта — 105.00,113.00 Материальные запасы, Биологические активы.
• Счёт расчётов — 302.34.
• Первичный документ — документ контрагента (накладная, счёт-фактура и т. п.).
• Отправитель — контрагент и заключённый с ним договор.
• Получатель — МОЛ и место хранения (выбирается из справочника «Центры материальной ответственности»).

Закладка «Материальные запасы»

В табличной части укажите по каждой позиции:

• Номенклатура;
• КПС, КФО, КЭК;
• Счёт учёта;
• Единица измерения;
• Количество;
• Сумма, НДС, Всего.

 

 

 

• «Возвратная тара» — в этом случае не заполняется.
• «Дополнительно» — указываются реквизиты документа поставщика, на основании которого вводится поступление (вид, номер, дата документа и др.).
• «Денежные обязательства» — табличную часть можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить» (подтянутся КФО, КПС, КЭК и сумма). При необходимости коды КПС и КЭК можно скорректировать вручную.
• «Драгоценные материалы» — заполняется только при наличии в поступивших запасах драгоценных материалов.
• Типовая операция — «Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам».

 

 

 

Выдача ценных подарков ответственному лицу и учёт на счёте 07

Основной документ: «Требование-накладная» (ф. 0510451)

Это ключевой документ для передачи подарков со склада ответственному лицу и одновременного отражения их на забалансовом счёте 07.

 

 

Шапка документа:

• Отправитель: склад / МОЛ, у которого числятся подарки на счёте 105.36.
• Получатель: МОЛ, которому передают подарки для вручения (ФИО, должность).

Параметры учёта (закладка «Учёт)

Операция: перемещение, выбытие материальных запасов.

Счёт учёта: 105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы

Первичный документ: требование-накладная

 

 

Корреспондирующий счёт: 401.20. Расходы текущего финансового года

Типовая операция: Списание ценных подарков (сувенирной продукции) (109, 401.20 - 105)

Обязательная настройка: поставить галочку «Отразить на забалансовом счёте 07» (иногда поле называется «Учесть на забалансовом счёте», «Перенести на счёт 07» и т. п.).

Закладка «Материалы»: порядок заполнения 

Основные реквизиты:

• Номенклатура — выбирается из справочника «Номенклатура».
• Ед. изм. — единица измерения.
• КФО, счёт учёта, КПС — указывается полный счёт (в данном случае — 105.36).
• Затребовано / Отпущено — количество номенклатурных единиц к списанию.

Табличную часть можно заполнить автоматически — для этого нажмите кнопку «Подобрать». Откроется обработка подбора: в ней можно выбрать материалы из остатков по заданному фильтру.

 

Закладка «Драгоценные материалы»
Заполняется только при наличии в списываемых запасах драгоценных материалов. В остальных случаях остаётся пустой.

Закладка «Дополнительно»
Указываются:

• лицо, затребовавшее материальные ценности;
• лицо, отпустившее материальные ценности;
• руководитель (утвердивший операцию);
• основание для выдачи нефинансовых активов (например, приказ, смета, номер и дата документа).

 

Вручение подарков получателям и списание с забалансового счёта 07

Для отражения в учёте вручение создайте документ «Акт списания МЗ»

 

 

В шапке документа заполните:

• Счет учёта – 07
• МОЛ – Ответственное лицо, которое вручает подарки получателям
• КФО – 1
• Организация
• Дата

 

 

Закладка «Материалы»

С помощью кнопки «Подобрать» из списка выберите подарки и перенесите в табличную часть.

 

 

На закладке «Комиссия» выберите из списка существующую комиссию по выбытию НФА.

На закладке «Бухгалтерская операция» выберите типовую операцию «Списание материалов (забаланс)»

 

 

Проведите документ и проверьте проводку.

 

 

Восстановление ценных подарков на баланс с забалансового счёта 07

Восстановление оформляют, когда ценности возвращают в места хранения (например, на склад) или решают безвозмездно передать их другой организации бюджетной сферы.

 

 

 

Восстановление подарков на баланс: оформление через «Поступление МЗ»

Для восстановления ценных подарков и сувениров на баланс со счёта 07 используют документ «Поступление МЗ» (раздел «Материальные запасы» → одноимённый журнал документов).

Что важно указать

• Вид поступления: Оприходование с забалансового счета
• Аналитика: МОЛ и место хранения (куда возвращены ценности).
• Забалансовый счет: 07.2

Табличная часть закладки «Материальные запасы»: как красиво и корректно заполнить при восстановлении подарков

В табличной части указывают возвращаемые ценности — так, чтобы учёт и проверка проходили без вопросов.

Обязательные колонки (заполнять по каждой позиции)

• Номенклатура — точное наименование из справочника (например, «Сувенир „Кубок“», «Набор ручек подарочный»).
• Ед. изм. — штука, комплект и т. п.
• Количество — сколько единиц возвращено.
• Счёт учёта — 105.36 «Прочие материальные запасы».
• КФО, КПС, КЭК — классификационные коды по вашей учётной политике (обычно те же, что были при поступлении).
• Стоимость

 

 

Закладка «Бухгалтерская операция»

Типовая операция: «Восстановление на баланс (105 — 401.10.172) с забалансовых счетов 02, 07».

Группа реквизитов «Кредит»: заполнить аналитику по счёту 401 10 172 (указать КФО, КПС, КЭК, источник финансирования и иные требуемые коды согласно учётной политике).

 

 

Проверить бухгалтерские проводки 
 Убедитесь, что сформировались корректные записи:

• Дт 105.36 — Кт 401.10.172 — восстановление ценностей на балансе;
• уменьшение показателя по забалансовому счёту 07.