Учет наличных денежных средств в государственных (муниципальных) и казённых учреждениях

Вводная часть

Для взаимодействия с органами, осуществляющими кассовое обслуживание (Федеральное казначейство, финансовые органы), и оформления сопутствующих операций используется «Журнал расчетно-платежных документов». Базовые принципы его работы, а также общую логику проведения кассовых поступлений и выбытий мы подробно разбирали в нашей статье: Журнал расчетно-платежных документов. Проведение кассовых поступлений и выбытий. | Миллениум

Настоящий материал сфокусирован на специфике учета наличных денежных средств в кассе казенных, бюджетных и автономных учреждений

Для учета наличных денежных средств используются документы:

«Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», в документах будет использоваться счет 201.34 «Касса»

 

Установление лимита остатка наличных денежных средств

Лимит остатка кассы — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Напрямую бухгалтерской проводкой лимит не устанавливается, но его значение фиксируется в настройках учреждения для контроля и корректного формирования отчетности.

Перейдите в раздел Справочники – Организации, перейти в карточку вашего учреждения.

 

 

В карточке организации в правом верхнем углу необходимо перейти по кнопке Еще, выбрать пункт меню Лимит остатка кассы

 

 

По кнопке Создать необходимо завести новую строку

В открывшемся окне в графе Период установить дату, с которой лимит остатка кассы начнет действовать.

Организация будет установлена автоматически.

В графе Лимит остатка кассы необходимо установить максимально допустимую сумму наличных денежных средств, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня (если в дальнейшем в учреждении устанавливается новый лимит, необходимо создать новую запись).

Сохранить элемент можно по кнопке Записать и закрыть.

 

 

Если остаток в кассе на конец дня превысил допустимый лимит, при формировании Отчета кассира, который находится в пункте меню Денежные средства – Касса, в нижнем правом углу будет выведено предупреждение программы:

 

 

 

Предупреждение программы о превышении лимита:

 

 

Учет наличных денежных средств в кассе Казенные учреждения

 

Поступление наличных в кассу учреждения

Процесс учета наличных в казенном учреждении — это строго регламентированная цепочка. Деньги обязательно должны пройти путь: Лимиты (ЛБО) -> Лицевой счет –> Касса.

Поступление наличных в кассу учреждения, обналиченных через банкомат, используется документ Приходный кассовый ордер (Денежные средства – Касса организации)

 

 

 

на закладке Ордер заполняются реквизиты, необходимые для формирования бухгалтерских проводок и печатной формы документа:

• Кор.счет: 210.03.
• Принято от: работник, уполномоченный на получение наличных денег с использованием банковской карты.

 

 

На закладке Расшифровка платежа данные, приведенные в табличной части:

• Сумма,
• КФО, 
• КПС, 
• КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция заполняются реквизиты, необходимые для формирования бухгалтерских проводок:

Типовая операция: Поступление наличных д/с с лицевого счета, открытого в финансовом органе (210.03).

Для проведения документа необходимо установить флажок Исполнен

 

Перечисление денежных средств с лицевого счета в казначействе в кассу организации

Для оформления перечисления денежных средств с лицевого счета в казначействе используется документ Заявка на наличные из меню Денежные средства — Расчетно-платежные документы

 

 

 

В шапке созданного документа выбирается соответствующий Лицевой счет и указывается Сумма документа.

На закладке Заявка указываются Предельная дата исполнения, Реквизиты чека.

 

 

Для формирования бухгалтерской записи в Расшифровке заявки указываются:

• КФО;
• КБК – вид КРБ;
• Источник средств - вид средств, за счет которых должна быть произведена кассовая выплата;
• КОСГУ;
• Код цели – код цели субсидии (субвенции) выбирается из справочника Виды целевых средств;
• Сумма;
• Назначение платежа – назначение платежа по соответствующему коду бюджетной классификации. Реквизит заполняется, если назначение платежа меняется в зависимости от кода бюджетной классификации или сумм, указанных в Заявке.

При необходимости заполняются поля:

• Номер обязательства - отражается номер обязательства, присвоенный органом Федерального казначейства основанию платежа;
• Идентификатор контракта - идентификатор государственного контракта, при наличии.

 

 

На закладке Доверенное лицо следует указать ФИО и должность доверенного лица (сотрудника учреждения) с помощью выбора из справочника Сотрудники или ввода текста в соответствующие реквизиты. В карточке сотрудника – доверенного лица наряду с должностью, фамилией, именем и отчеством обязательно должны быть указаны наименование и номер документа, удостоверяющего личность, а также кем и когда выдан документ, удостоверяющий личность.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция для корректного формирования бухгалтерской записи выбирается Типовая операция – Перечисление на счет для снятия наличных (40116), а также указывается Счет кредита – 304.05.

При оформлении заявки для выплаты по обязательству следует заполнить поле Обязательство, указав документ-основание, подтверждающий возникновение денежного обязательства. Выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательства.

Для проведения документа необходимо изменить статус документа В работе на статус Исполнен. Для этого в соответствующем открывшемся окне необходимо установить флаг Оплачено и указать Дату выписки из лицевого счета.

 

Возврат наличных на лицевой счет учреждения

Сдача неиспользованных наличных денег из кассы на лицевой счет в Казначействе. Например, возврат неизрасходованных сумм от подотчетного лица

Для оформления возврата наличных денег из кассы на лицевой счет в казначействе применяется документ Расходный кассовый ордер из меню Денежные средства - Касса организации 

 

 

 

 На закладке Ордер заполняются реквизиты

• Подразделение (кор.) – при необходимости выбирается из справочника Подразделения;
• Кор. счет по дебету – 210.03;
• Счет по кредиту – значение по умолчанию 201.34, код счета Касса по Плану счетов (ЕПСБУ);
• Сумма – сумма денежных средств, подлежащих выдаче из кассы;
• Целевое назначение – выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров;
• Контрагент - лицо, ответственное за внесение наличных денег на лицевой счет.

В группе реквизитов Основание указывается содержание хозяйственной операции. В реквизите Приложение при необходимости перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

 

 

 

В табличной части закладки Расшифровка платежа приводится расшифровка суммы платежа в разрезе КФО, КПС и КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбирается Типовая операция – Внесение наличных д/с на лицевой счет, открытый в финансовом органе (21003), указывается КПС для счета 201.34 (при отсутствии рабочего счета). Для проведения документа необходимо установить флаг Исполнен.

 Для отражения поступления денежных средств на лицевой счет применяется документ Кассовое поступление из меню Денежные средства — Расчетно-платежные документы 

 

 

 

Для корректного отражения операции в шапке документа указывается:

• Лицевой счет - лицевой счет учреждения, на который зачислены средства;
• Кор. счет - из выпадающего списка указывается Прочие счета;
• Контрагент - выбирается из предложенного программой справочника Контрагенты;
•  

 

На закладке Расшифровка платежа указываются КФО, КБК – вид КРБ, КОСГУ, Сумма.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбирается Типовая операция – Поступление наличных в счет восстановления расходов (210 03) и указывается Счет дебета – 304.05.

 

Выдача наличных из кассы подотчетному лицу

Выдача денег сотруднику на хозяйственные расходы отражаются на Основании документа Ведомости на выдачу подотчетным лицам в разделе Денежные средства — Расчеты с подотчетными лицами

 

 

 

В табличной части заполняется:

• Сумма к выплате,
• На закладке Расшифровка платежа данные, приведенные в табличной части:

• Сотрудник,
• Подразделение,
• Сумма,
• КФО, 
• КПС, 
• КЭК;
• Выпл. – активный элемент, при нажатии, автоматически заполняется строка Выплачено, исходя из суммы, которая указана в Расшифровке;
• Счет по дебету – 208.ХХ;

После заполнения нажать Создать на основании – Расходный кассовый ордер

 

 

 

 На закладке Ордер заполняются реквизиты в зависимости от вашей хозяйственной операции.

• Подразделение (кор.) – при необходимости выбирается из справочника Подразделения;
• Кор. счет по дебету – 208.ХХ;
• Счет по кредиту – значение по умолчанию 201.34, код счета Касса по Плану счетов (ЕПСБУ);
• Сумма – сумма денежных средств, подлежащих выдаче из кассы;
• Целевое назначение – выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров;
• Контрагент - лицо, ответственное за выдачу наличных денег подотчетному лицу.

В группе реквизитов Основание указывается содержание хозяйственной операции. В реквизите Приложение отображается перечисляются прилагаемые первичные документы.

 

 

В табличной части закладки Расшифровка платежа приводится расшифровка суммы платежа в разрезе КФО, КПС и КЭК в зависимости от цели выплаты (покупка МЗ, услуг, ОС, командировочное и тд)

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбирается Типовая операция –  Выдача наличных д/с под отчет указывается КПС для счета 201.34 (при отсутствии рабочего счета). Для проведения документа необходимо установить флаг Исполнен.

 

Выдача наличных из кассы на выплату ЗП

На руки сотрудникам в кассе выдается исключительно чистая сумма (к выплате). Все удержания (НДФЛ, алименты) рассчитываются в электронном виде и перечисляются в бюджет или контрагентам исключительно безналичным путем напрямую с лицевого счета учреждения!

Аналогично создается на Основании документа Ведомости на выдачу подотчетным лицам в разделе Денежные средства - Расчеты с подотчетными лицами

 

 

 

В табличной части заполняется:

• Сумма к выплате,
• На закладке Расшифровка платежа данные, приведенные в табличной части:
• Сотрудник,
• Подразделение,
• Сумма,
• КФО, 
• КПС, 
• КЭК;
• Выпл. – активный элемент, при нажатии, автоматически заполняется строка Выплачено, исходя из суммы, которая указана в Расшифровке;
• Счет по дебету – 208.ХХ;

 

 

После заполнения нажать Создать на основании – Расходный кассовый ордер

 

 

 На закладке Ордер заполняются реквизиты

• Подразделение (кор.) – при необходимости выбирается из справочника Подразделения;
• Кор. счет по дебету – 208.ХХ;
• Счет по кредиту – значение по умолчанию 201.34, код счета Касса по Плану счетов (ЕПСБУ);
• Сумма – сумма денежных средств, подлежащих выдаче из кассы;
• Целевое назначение – выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров;
• Контрагент - лицо, ответственное за выдачу наличных денег подотчетному лицу.

В группе реквизитов Основание указывается содержание хозяйственной операции. В реквизите Приложение отображается перечисляются прилагаемые первичные документы.

 

 

В табличной части закладки Расшифровка платежа приводится расшифровка суммы платежа в разрезе КФО, КПС и КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбирается Типовая операция – Выдача наличных по ведомости на выплату подотчетным лицам из кассы, указывается КПС для счета 201.34 (при отсутствии рабочего счета). Для проведения документа необходимо установить флаг Исполнен.

 

Депонирование не полученной в срок зарплаты

Если сотрудник не явился за зарплатой в течение 5 рабочих дней, сумма депонируется.

Для отражения депонирования заработной платы можно использовать документ Операция (бухгалтерская) раздела Учет и отчетность 

 

 

 

Выдача депонированной заработной платы сотрудникам оформляется документом Расходный кассовый ордер раздела Денежные средства – Касса

 

 

На закладке Ордер заполняются реквизиты:

• Подразделение (кор.) – выбирается из справочника Подразделения;
• Кор. счет по дебету – для этого примера 304.02;
• Счет по кредиту – значение по умолчанию 201.34, код счета Касса по Плану счетов (ЕПСБУ);
• Сумма – сумма денежных средств, подлежащих выдаче из кассы;
• Целевое назначение – выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров.

В группе реквизитов Выдать в поле Контрагент для этого примера указывается сотрудник, получивший депонированную заработную плату.

 

 

В строках табличной части закладки Расшифровка платежа указываются суммы по расходному кассовому ордеру в разрезе КФО, КПС и КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция для рассматриваемого примера необходимо выбрать операцию Выдача депонентской задолженности (304 02).

 

Оприходование излишков наличных денег в кассу

Отражение результатов инвентаризации наличных денежных средств

Для документального оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств следует поэтапно оформить учетные документы программы:

Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467) и акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

После оформления этих документов используется документ «Приходный кассовый ордер»

 

 

На закладке Ордер указываются следующие реквизиты:

• Счет – значение по умолчанию 201.34;
• Кор. счет – выбирается из фрагмента Плана счетов (ЕПСБУ), для принятия к учету излишков денежных средств используется счет 401.10;
• Сумма – сумма полученных в кассу денежных средств;
• Целевое назначение – выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров. В примере используется произвольное значение Излишек наличных денежных средств, выявленный в результате инвентаризации;
• Принято от - в общем случае указывается наименование юридического или физического лица из справочника Контрагенты. В рассматриваемой ситуации денежные средства поступают не от контрагента, а являются излишками, выявленными в результате инвентаризации. Поэтому реквизиты группы Принято от в рассматриваемой ситуации можно не заполнять;
• Основание - указывается содержание хозяйственной операции. В реквизите Приложение перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

 

 

На закладке Расшифровка платежа указываются суммы по приходному кассовому ордеру в разрезе КФО, КПС и КЭК.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция выбирается типовая операция Поступление по акту о результатах инвентаризации (40110180), заполняется аналитика в реквизите КПС для счета 201.34 и Статья прочих доходов.

Приходный кассовый ордер отражается в учете после установки флага Исполнен.

 

Отражение недостачи наличных денег в кассе

Создаются документы по аналогии проведение излишек наличных денежных средств.

После оформления этих документов используется документ «Расходный кассовый ордер»

• Счет: 209.81
• Основание: Выбытие недостачи наличных денежных средств.
• На закладке Бухгалтерская операция для формирования бухгалтерской записи выбирается типовая операция – Списание сумм выявленных недостач, потерь д/с (209.81).
• Для проведения документа необходимо установить флаг Исполнен.

 

Получение наличных денег с использованием банковской карты

Чтобы оформить списание денежных средств с лицевого счета на счет № 40116, открытый для операций по обеспечению денежными средствами с использованием карт, применяется документ Денежные средства – Расчетно-платежные документы - Заявка на наличные банковская карта.

 

 

 

На закладке Заявка: Банковская карта – банковская карта учреждения, полученная работником – работник, уполномоченный на получение наличных денег с использованием банковской карты.

 

 

На закладке Расшифровка заявки: данные, приведенные в табличной части – Источник средств, КБК, КОСГУ и Сумма.

 

 

На закладке Бухгалтерская операция заполняются реквизиты, необходимые для формирования бухгалтерских проводок:

Типовая операция – Перечисление на банковскую карту (40116).

Счет кредита: 304.05 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом".

 

Учет наличных денежных средств в кассе БУ/АУ (Бюджетные и автономные учреждения)

Если в казенном учреждении касса работает только по КФО 1 (бюджетная деятельность), то в БУ и АУ в одной и той же кассе могут одновременно находиться деньги от разных видов деятельности. Необходимо вести раздельный учет в разрезе КФО:

• КФО 2 — приносящая доход деятельность (платные услуги, аренда, гранты);
• КФО 4 — субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;
• КФО 5 — субсидии на иные цели (целевые субсидии).

При оформлении ПКО и РКО необходимо обратить внимание на соответствии КФО. Смешивать их в одной проводке категорически нельзя.

Бюджетные и автономные учреждения имеют право расходовать наличную выручку (КФО 2) прямо из кассы, не сдавая её на лицевой счет, в отличии от Казённых учреждений, которые обязаны отправить на лицевой счет в доход бюджета.

 

Заимствование наличных с использованием счета 304.06

Так как в кассе БУ/АУ  могут храниться деньги разных КФО, может возникнуть ситуация, когда, например, нужно срочно выдать сотруднику деньги на командировку или выплатить заработную плату сотрудникам по КФО 4 (госзадание), но наличных по КФО 4 в кассе сейчас нет, а есть только выручка по КФО 2. Минфин разрешает временно одолжить деньги у КФО 2 для нужд КФО 4.

Важно, оплачивать расходы, которые относятся к платной деятельности (КФО 2), за счет денег государственной субсидии (КФО 4) категорически нельзя.

Отражение заимствования (внутри кассы) используется документ Операция (бухгалтерская) :

 

 

 

 Возврат заимствования (производится обязательно до конца финансового года, обычно безналичным путем: с лицевого счета КФО 4 на лицевой счет КФО 2):

 

 

Отчеты для формирования остатка д/с в кассе учреждения

Для контроля правильности учета кассовых операций, проверки остатков и предоставления отчетности проверяющим органам используются следующие основные отчеты:

1. Кассовая книга (ф. 0504514) - главный отчет по кассе. Формируется ежедневно (в дни, когда были операции). Перед формированием убедитесь, что все ПКО и РКО за день проведены и в них верно указаны номера листов. Путь: Денежные средства — Отчеты по денежным средствам - Отчеты кассира (листы кассовой книги):
2. Журнал операций № 1 по счету "Касса". Формируется ежемесячно. Отражает все движения по счету 201.34 (и забалансовым 17.34, 18.34). Путь: Учет и отчетность — Регистры учета — Журнал операций (ф. 0504071) — выбрать Номер журнала: 1.
3. Оборотно-сальдовая ведомость по счету (ОСВ). Для быстрой проверки остатков используйте ОСВ по счету 201.34. В настройках детализируйте отчет по Субконто (Подразделения, Центры материальной ответственности, КФО)