Теоретический материал

Имущество, выдаваемое в личное пользование, принимайте к учету, если оно соответствует следующим критериям:

• выдано сотруднику для выполнения должностных обязанностей;
• используется вне территории учреждения и не подлежит постоянному контролю со стороны ответственного лица;
• эксплуатируется работником наравне с личными вещами.

Материально ответственное лицо — это сотрудник, на которого возложена материальная ответственность за вверенные ценности на основании:

• специального письменного договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
• или разового документа (например, накладной, акта выдачи).

Перечень должностей и работ, с которыми допускается заключение таких договоров, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Если договор не заключен — работник несет материальную ответственность в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Следовательно, даже без договора сотрудник может быть признан материально ответственным лицом в рамках ограниченной ответственности.

Обеспечение сотрудников при переводе на удаленную работу — оборудование, ПО, средства защиты информации и иные ресурсы — регулируется локальным нормативным актом учреждения (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ). В нем должны быть прописаны:

• порядок выдачи имущества;
• условия его использования и возврата;
• ответственность сторон.

Об этом сказано в статьях 241, 243 Трудового кодекса РФ, Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85, части 3 статьи 312.9 ТК РФ.

Имущество, которое выдали сотруднику в пользование, учитывайте на счете 27 по балансовой стоимости весь период, пока сотрудник его использует. Основание – акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434). На каждого сотрудника оформите карточку учета имущества в пользование (ф. 0509097). В ней видно, как сотрудник обеспечен имуществом, когда вернул, сколько нужно выдать по нормативу и как контролировать нормативные сроки. Смотрите образец Карточки (ф. 0509097).

 

Передача ОС в личное пользование

Перейдите в документ «Внутренние перемещения ОС, НМА, НПА» через вкладку ОС, НМА, НПА.

 

 

Вкладка «Основное средство»

Заполните шапку документа:

• Вид операции
• Отправитель
• Контрагент
• Получатель
• Нажать флажок «Учет в личном пользовании, выдать сотруднику»

 

 

По кнопке «Подобрать» откроется окно с доступными основными средствами, хранящимися на МОЛ отправителя. Выберите основное средство, которое хотите передать в личное пользования, двойным щелчком мыши и нажав на кнопку «Перенести в документ».

 

 

Реквизиты (КПС, КФО, Счет учета), сумма заполняться автоматически.

 

 

Вкладка «Бухгалтерская операция»

Выберите типовую операцию «Внутренне перемещение /Учет в личном пользовании».

 

 

 

Проведите документ и проверьте проводки

 

 

Возврат объектов основных средств из личного пользования

Вкладка «Основное средство»

Заполните шапку документа:

• Вид операции
• Отправитель
• Контрагент
• Получатель
• Нажать флажок «Учет в личном пользовании, вернуть от сотрудника»
•  

 

По кнопке «Подобрать» откроется окно с доступными основными средствами, хранящимися на МОЛ отправителя. Выберите основное средство, которое хотите передать в личное пользования, двойным щелчком мыши и нажав на кнопку «Перенести в документ».

 

 

Вкладка «Бухгалтерская операция»

Выберите типовую операцию «Внутренне перемещение /Учет в личном пользовании».

 

 

Проведите документ и проверьте проводки 

 

 

 

Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)

 

Теоретическая информация

Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) из приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н все учреждения применяют с 1 января 2023 года. Акт (ф. 0510434) оформляется, чтобы передать в пользование сотруднику спецодежду, мобильный телефон, планшет, другие основные средства или матзапасы, которые нужны для служебных обязанностей.

Акт (ф. 0510434) оформляет сотрудник, который отвечает за сохранность и использование имущества. Документ нужно оформить отдельно на каждую операцию: выдачу или возврат имущества. Документ-основание заполнения Акта (ф. 0510434) – распорядительный документ на выдачу имущества в личное пользование, например, требование, приказ, распоряжение, служебная записка.

Имущество, которое выдали сотруднику в пользование, учитывайте на счете 27 по балансовой стоимости весь период, пока сотрудник его использует. Основание является Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434).

 

Пример заполнения

После проведения документа и получения проводок, возвращаемся к нашему созданному документу и нажимаем кнопочку «Печать» и выбираем из списка «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)».

 

По итогу получаем заполненную форму, которую можем распечатать или просто сохранить себе на компьютер.

 

 

Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)

 

Теоретическая информация

Электронный первичный документ утвержден приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н. Карточку учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) в электронном виде все учреждения обязательно оформляют с 1 января 2023 года.

Карточку (ф. 0509097) применяйте, чтобы вести учет основных средств и матзапасов, выданных в личное пользование работникам в служебных целях, в том числе учет выдачи СИЗ. В карточке видно, насколько сотрудник обеспечен имуществом, когда вернул, сколько нужно выдать имущества по нормативу и как контролировать нормативные сроки.

Прежде чем оформлять операции по передаче имущества в личное пользование, по тем сотрудникам, которые получают такое имущество, следует заполнить справочник «Обеспечение сотрудников имуществом».

Справочник «Обеспечение сотрудников имуществом «предназначен для хранения сведений об имуществе, подлежащем выдаче в личное пользование лицу, получающему имущество, для исполнения им служебных (должностных) обязанностей в соответствии с распорядительным документом субъекта учета на выдачу имущества в личное пользование (например, требование, приказ, распоряжение, служебная записка). Информация из справочника используется при формировании печатной формы «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)» и заполнении «Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)».

 

Способы перехода в форму

Способ 1:

В строке поиска написать «Карточка учета имущества в личном пользовании»

 

 

Способ 2:

Перейдите в документ «Сотрудники» через вкладку Справочники.

 

 

Выбрать организацию и сотрудника одного из сотрудников.

 

В карточки сотрудника, в верхней части страницы выбрать «Карточка учета имущества в личном пользовании».

 

 

Пример заполнения

Прежде чем сформировать «Карточка учета имущества в личном пользовании», нужно создать документ «Обеспечение сотрудников имуществом», который находится в карточке «Сотрудника».

 

 

Выбираем организацию, а затем нажимаем кнопочку «Добавить».

 

 

Заполняем нужные реквизиты:

• Организация
• Сотрудник
• Номер
• Дата открытия
• Дата закрытия

Затем нажимаем кнопку «Подобрать».

 

 

При нажатии «Подобрать» выбираем ОС которое будет передано в личное использование сотруднику и нажимаем кнопочку «Выбрать».

 

 

В табличной части справочника «Обеспечение сотрудника имуществом» для каждой номенклатуры имущества, подлежащего выдаче, необходимо указать его «Норму выдачи», «Срок использования» по нормативу в днях или месяцах (Единица измерения срока), а также выбрать из списка «Код условия возврата имущества»:

• 01 - возврат имущества при увольнении ответственного лица, получившего имущество;
• 02 - возврат имущества по окончании срока использования по нормативу, установленному правовым актом, регламентирующим условия и норматив выдачи (возврата) имущества;
• 03 - имущество, выданное в личное пользование, не подлежит возврату.

Затем нажимаем кнопочку «Записать и закрыть».

 

 

Переходим в «Карточка учета имущества в личном пользовании».

 

Заполняем реквизиты:

• Дата
• Сформировал

Затем нажимаем кнопочку «Сформировать».

 

 

У нас сформируется «Карточка учета имущества в личном пользовании». В данной форме мы можем наблюдать три таблички:

• Обеспечение имуществом ответственного лица, получающего имущество. В неё подтягивается информация, которую мы с вами ранее заполняли для хранения сведений об имуществе, подлежащем выдаче в личное пользование.
• Основные средства. В данной табличке отображаются ОС, которые были выданы или возвращены из личного пользования.
• Материальные запасы. В данной табличке отображаются МЗ, которые были выданы в личное пользование.

 

 

Эту форму мы можем так же распечатать или сохранить к себе на компьютер, если это требуется.

 

 

Отражение в Инвентарной карточке

Так как при передаче в личное пользование в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА»  был указан сотрудник кому передается ОС в личное пользование, то в разделе  «Инвентарной карточки (ф. 050-40-31)» в качестве лица, ответственного за сохранность переданного объекта, отражается сотрудник учреждения, у которого объект находится в пользовании.
Перейдя в карточку ОС, во вкладку «Инвентарный объект» и увидеть, что при передаче объекта в личное пользование, изменился МОЛ.

 

 

Так же мы можем сформировать «Инвентарную карточку учета НФА». Для этого в поиске введем «Инвентарная карточка».

 

 

Затем заполняем нужные реквизиты (Период, Организация, Объект НФА и Ответственное лицо), а затем нажимаем кнопочку «Сформировать».

 

 

После чего у нас сформируется «Инвентарная карточка», которая содержит всю информацию о нашем ОС.
Карточку мы так же можем распечатать или сохранить себе на компьютер, если требуется.

 

 

Начисление амортизации во время нахождения ОС в личном пользовании

У выданного основного средства продолжает начисляться амортизация за весь период нахождения основного средства в личном пользовании. Амортизация начисляется в стандартном порядке, используется документ «Начисление амортизации ОС и НМА».