Инвентаризация расчетов с контрагентами в программе 1С:БГУ 2.0 (ф.0504089 по приказу №52н)

Вводная часть

Инвентаризацию расчетов с контрагентами рекомендуется проводит перед квартальной отчетностью, чтобы дать правильную характеристику просроченных и долгосрочных долгов, уточнить дату возникновения, а также списать и не показывать в отчетах сомнительные и безнадежны долги.

Инвентаризация задолженности обязательно проводится:

• перед годовой отчетностью;
• перед списанием;
• по требованию Минфина, учредители или финоргана.

Перед годовой отчетностью Минфин рекомендует проводить инвентаризацию задолженности два раза. Первый раз - в течение IV квартала, второй раз - по состоянию на 1 января (п. 17 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122).

По итогам инвентаризации сомнительную и безнадежную задолженность нужно списать, т.к. такие долги в балансе отражать нельзя.

Дополнительную годовую инвентаризацию на 1 января нужно проводить в случаях, если на отчетную дату числится просроченная задолженность. Например, выявили новых должников или сами просрочили обязательства. Дополнительная инвентаризация нужна, чтобы подтвердить достоверность показателей задолженности в отчетности.

 

1. Инвентаризация расчетов с контрагентами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.

Документ предназначен для оформления результата инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, в том числе в части долгосрочной и просроченной задолженности. Для подтверждения обоснованности сумм числящейся задолженности составляются акты сверки с юридическими лицами. По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности определяется размер дебиторской и кредиторской задолженности, подлежащая списанию по результатам инвентаризации. Инвентаризация расчетов проводится на дату оформления документа.

Инвентаризация дебиторской задолженности выполнятся по счетам, включая все субсчета указанных счетов:

• 205 «Расчеты по доходам»;
• 206 «Расчеты по выданным авансам»;
• 207 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)»;
• 208 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 209 «Расчеты по ущербу и иным доходам»;
• 210.05 «Расчеты с прочими дебиторами»;
• 303 «Расчеты по платежам в бюджеты»;
• 04 «Сомнительная задолженность»;
• 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

Инвентаризация кредиторской задолженности выполнятся по счетам, включая все субсчета указанных счетов:

• 205 «Расчеты по доходам»;
• 208 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 209 «Расчеты по ущербу и иным доходам»;
• 301 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам»;
• 302 «Расчеты по принятым обязательствам»;
• 303 «Расчеты по платежам в бюджеты».

При анализе счета 304 «Прочие расчеты с кредиторами» во внимание принимаются остатки только на субсчетах:

• 304.01 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение»;
• 304.02 «Расчеты с депонентами»;
• 304.03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»;
• 304.04 «Внутриведомственные расчеты».

 

1.1 Работа со списком документов

Список документов вида Инвентаризация расчетов с контрагентами, начиная с релиза 2.0.100.ХХ можно открыть с помощью команды Инвентаризация расчетов с контрагентами меню функций раздела Учет и отчетность.

 

 

Если у вас установлена версия «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2» 2.0.101.ХХ тогда это раздел Инвентаризация – Проведение инвентаризации:

 

 

1.2 Создание нового документа

Для ввода нового документа можно нажать на кнопку Создать командной панели списка Инвентаризация расчетов с контрагентами.

 

 

1.3 Заполнение реквизитов шапки документа

В шапке документа необходимо заполнить реквизиты Организация и Дата, указать Инвентаризация по состоянию на.

Переключатель Детализация расчетов с контрагентами можно устанавливать в одно из положений:

• По контрагентам – для детализации расчетов сводно по контрагентам;
• По договорам – для детализации расчетов по каждому договору, заключенному с контрагентами. Данный режим является предпочтительным для инвентаризации расчетов с контрагентами с заполнением показателей долгосрочной и просроченной задолженности.
•  

 

В соответствии с письмом Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122 при проведении инвентаризации основным этапом является – создание «Решения о проведении инвентаризации» ф.0510439.

При выборе «Решения о проведении инвентаризации», табличная часть документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» заполняется автоматически с помощью кнопки Заполнить:

 

 

 

1.4 Работа с табличной частью документа

1. Закладки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»

Для заполнения табличных частей на закладках Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность рекомендуется использовать возможность автозаполнения по данным учета, как дебиторской так и кредиторской задолженностями. При этом для одновременного заполнения табличных частей на обеих закладках следует использовать кнопку Заполнить командной панели формы документа.

 

 

Чтобы заполнить табличную часть на одной закладке, то есть данными или о дебиторской или о кредиторской задолженности, необходимо воспользоваться кнопкой Заполнить командной панели табличной части этой закладки.

 

При заполнении по данным учета таблица на закладке будет заполнена остатками на соответствующих счетах учета. Если по какому-либо счету расчетов ведется аналитический учет в разрезе субконто Контрагенты, то поле Контрагент будет заполнено соответствующим наименованием контрагента. В то же время, если по счету не ведется учет в разрезе субконто Контрагенты, то поле Контрагент будет заполнено наименованием счета.

Колонка Всего заполняется общей суммой задолженности по данным регистра бухгалтерии и позволяют пользователю оценить соотношение суммы общей задолженности и входящих в нее сумм долгосрочной и просроченной задолженности.
Колонка Подтверждено при автозаполнении заполняются теми же суммами задолженности, что и в колонке Всего.

После автозаполнения табличной части следует при наличии оснований изменить значения в полях колонок Подтверждено, Не подтверждено, Истек срок давности, а также в поле Всего.
Значения в колонках Подтверждено и Не подтверждено являются взаимозависимыми и изменяются разнонаправлено. Например, при вводе значения суммы в поле Не подтверждено необходимо уменьшить на это же значение сумму в поле Подтверждено.

В каждой строке значение колонки Всего должно быть равно сумме значений колонок Подтверждено, Не подтверждено и Истек срок давности. Если это не так, то цвет текста, соответствующей строки выделяется красным цветом.

 

 

Внимание! Если в результате автоматического заполнения табличных частей в полях - Всего, Подтверждено и Истек срок давности появятся поля с отрицательными значениями, то это свидетельствует об ошибках в ведении бухгалтерского учета по соответствующим счетам. Эти ошибки необходимо проанализировать и исправить.

Для учета задолженности в разрезе дат исполнения, а также для классификации задолженности по срокам исполнения в программе предусмотрены два режима:

• Основной режим – ведение графиков исполнения по договору (график платежей, план-график закупок, реализации) в специальных аналитических регистрах.
• Упрощенный режим – в этом случае дата исполнения указывается непосредственно в карточке договора в реквизите Окончание. Согласно пункту 3 Инструкции № 157н в случае невозможности установления конкретной даты исполнения задолженности или обязательства в аналитическом показателе «дата исполнения» отражается значение "31.12.2999", для этого реквизит Окончание следует вручную заполнить датой "31.12.2999". Для отнесения задолженности к просроченной следует также установить признак «Просрочен» – в этом случае весь остаток задолженности на счетах бухгалтерского учета (205.00, 206.00, 301.00, 302.00 и пр.) по договору будет отнесен к просроченной задолженности, если дата инвентаризации превышает дату исполнения, указанную в реквизите - Окончание. Упрощенный режим применяется, если нет возможности применить основной режим, т.е. нет возможности произвести расчет по графикам исполнения (ведение и контроль исполнения графиков отключены, отсутствует требуемый для расчета график и т.п.).

Если согласно пункту 3 Инструкции № 157н учет задолженности ведется в разрезе дат исполнения (в БГУ2 основной и упрощенный режимы), то колонки Долгосрочная и Просроченная задолженности (графы: Сумма, Дата исполнения) заполняются автоматически. Если по договорам не введены графики исполнения и в карточке договора не указана дата окончания и признак - «Просрочен», то колонки Долгосрочная и Просроченная задолженности (графы: Сумма, Дата исполнения) не заполнятся.

 

В колонке Просроченная – Сумма заполняется общая сумма просроченной задолженности по договору (правовому основанию). В колонке Просроченная – Дата исполнения указывается наиболее ранняя дата возникновения просроченной задолженности – дата первого просроченного платежа (реализации, поступления) из реквизитов Оплатить до (Исполнить до), указанных в Графике платежей, План-графике реализации (закупок).
Дата возникновения задолженности в колонке Дата возникновения автоматически не заполняется, ее следует заполнить вручную.
После автоматического заполнения колонок Долгосрочная и Просроченная значения показателей долгосрочной и просроченной задолженности, при необходимости можно скорректировать вручную.

2. Закладка «Настройки заполнения»

Внимание! Если после заполнения документа в настройки отбора были внесены изменения, то документ следует перезаполнить. В противном случае данные расчетов не будут соответствовать значениям установленных отборов.

 

 

После заполнения и записи документа можно сформировать печатную форму Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма по ОКУД 0504089).

 

Также по кнопке Печать можно сформировать Инв.опись (ф. 0504089) расширенную, в печатной форме которой будут отображаться дополнительные графы по долгосрочной и просроченной задолженности.

 

 

Реквизиты группы Настройка печати:

• Печатать отбор – после установки флага в печатной форме инвентаризационной описи будут указаны условия отбора;
• Группировать по контрагентам – после установки флага в печатной форме инвентаризационной описи будет выполнена группировка информации о дебиторской и кредиторской задолженности по контрагентам.

 

 

Внимание! Флаги Печатать отбор и Группировать по контрагентам бухгалтер может использовать только ограниченно, для обеспечения удобства своей работы. При подготовке печатной формы Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами для руководства или для внешних пользователей флаги Печатать отбор и Группировать по контрагентам следует снять, поскольку эти возможности в форме по ОКУД 0504089 не предусмотрены.

 

 

Закладка Настройки заполнения позволяет настроить отбор данных, которые попадут в документ при автозаполнении. Использование отбора позволяет уменьшить количество информации в документе и выделить отдельную область расчетов.
Помимо отбора по КФО, в документе предусмотрена также возможность отбора по счетам учета расчетов и по контрагентам.

 

 

При создании нового документа табличная часть Счета учета расчетов (включая субсчета) автоматически заполняется значениями по умолчанию. Счета для автозаполнения дебиторской и кредиторской задолженности располагаются в общем списке счетов учета расчетов в соответствующих группах. Полученный список счетов в дальнейшем можно отредактировать, удаляя существующие и добавляя новые счета. Для восстановления полного, по умолчанию, списка счетов учета расчетов предназначена кнопка Заполнить командной панели табличной части Счета учета расчетов (включая субсчета).

 

При создании нового документа табличная часть Контрагенты не заполнена. Это означает, что фильтр по контрагентам отключен, и, следовательно, при автозаполнении в документ будут выведены данные о кредиторской и дебиторской задолженности по всем контрагентам. Автозаполнение документа после добавления в список контрагентов позволит отобрать в документ данные по расчетам только с добавленными контрагентами.
В списки счетов и контрагентов можно добавлять как отдельные элементы, то есть счета и, соответственно, контрагентов, так и группы элементов. Если в отбор добавлена группа элементов, например группа справочника Контрагенты, то при автозаполнении в документ будут добавлены расчеты по всем контрагентам, входящим в группу. То же самое относится к счетам.

3. Закладка «Комиссия»

Если в документе «Решение о проведении инвентаризации» была указана комиссия, то она автоматически заполнит табличную часть документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на закладке – Комиссия. Так же можно выбрать комиссию из справочника - Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий.

 

 

После выбора комиссии реквизиты номер и дата Приказа о назначении комиссии, Председатель комиссии и Члены комиссии будут заполнены автоматически.
В группе Сведения о проводимой инвентаризации заполняются реквизиты, необходимые для заполнения соответствующих полей печатной формы: Приказ №, дата (от), Период проведения с и по, Причина и Место проведения.
В группе реквизитов Дата подписания описи указываются даты подписания инвентаризационной описи ответственным лицом и комиссией. 

При необходимости реквизиты можно заполнить вручную.

 

Группа Председатель комиссии включает реквизиты Должность, Фамилия, Имя и Отчество.
Для заполнения реквизитов можно выбрать необходимого сотрудника из справочника Сотрудники или заполнить поля вручную.
Информация о должности, фамилии, имени и отчестве для каждого члена комиссия должна быть заполнена в табличной части закладки.
Так же для заполнения документа можно воспользоваться кнопкой - Подобрать, нажатие на которую позволяет вызвать форму подбора справочника Сотрудники.

4. Закладка «Заключение комиссии»

Реквизиты Объяснение причин расхождений и Заключение комиссии заполняются вручную информацией о причинах расхождений и заключением комиссии для отражения в печатной форме инвентаризационной описи.

Внимание! Если в настройках учета ведется контроль за исполнением договоров:

 

 

Тогда в командной панели табличной части документа на закладках «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность» появляется функция расшифровки расчета показателей долгосрочной и просроченной задолженности по датам исполнения, которая доступна по кнопке – Расшифровать.

 

 

При этом будет сформирован отчет - Анализ задолженности в режиме По датам исполнения.