Инвентаризация расчетов по поступлениям в программе 1С:БГУ 2.0 (ф. 0504091 по приказу №52н)

Теоретическая часть

Согласно п.3 ст.11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

С 1 января 2018 года применяется федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, далее - Стандарт.

В части VIII Стандарта установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств.

Согласно п.80 Стандарта инвентаризация активов и обязательств проводится по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи, в которых проведение инвентаризации обязательно, установлены в п.81 Стандарта:

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение,
• при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Методические указания).

В пункте 1.5 Методических указаний установлены случаи, в которых проведение инвентаризаций обязательно.

Согласно Методическим указаниям:

3.44. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

3.45. Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

3.46. По задолженности работникам организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

3.47. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

3.48. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Дебиторская задолженность, с точки зрения гражданского права, является имущественным правом, т.е. правом на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и т.п.) с должника. Данный вид задолженности отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации.

Просроченная дебиторская задолженность является выведением части активов из хозяйственного оборота. Поэтому бухгалтерия организации должна строго контролировать структуру просроченной дебиторской задолженности, вести работу по ее взысканию.

Дебиторская задолженность, не погашенная своевременно и не обеспеченная соответствующими гарантиями, признается сомнительной.

Согласно федеральному стандарту бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Доходы» (утв. приказом Минфина России от 27.02.2018 № 32н) сомнительная задолженность - сумма признанного дохода, по которому выявлена дебиторская задолженность, не исполненная должником (плательщиком) в срок и не соответствующая критериям признания актива.

Безнадежными долгами (долгами, не реальными к взысканию) признаются долги перед организацией:

• по которым истек установленный срок исковой давности;
• по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Инвентаризационная комиссия должна определить суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, а также суммы сомнительной задолженности.

Согласно ст.195 и 196 Гражданского кодекса исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, при этом общий срок исковой давности устанавливается в три года.

Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п.1 ст.200 ГК РФ).

При отсутствии договора, в котором указан срок платежа, начало срока исковой давности определяется истечением разумного срока исполнения обязательства по оплате, например, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной (п.2 ст.314 ГК РФ).

В процессе проведения инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами каждый выявленный факт дебиторской (кредиторской) задолженности должен быть подтвержден соответствующим контрагентом. Для этого составляются и заверяются акты сверки расчетов.

Форма акта сверки расчетов не унифицирована, устанавливается Учетной политикой организации.

Инвентаризационные описи по расчетам для государственных (муниципальных) учреждений утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н:

• Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

В данных описях отражаются сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности, наименование дебитора (кредитора), номер счета бухгалтерского учета, общая сумма задолженности по балансу, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная ими, с истекшим сроком исковой давности. Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.

Обратите внимание. Согласно Методическим указаниям по применению и формированию регистров бухгалтерского учета (приложение 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н)

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504089)) применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами, за исключением расчетов по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные Инвентаризационные описи. Инвентаризационная опись (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает: сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора), в случае отражения расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации; данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, в которые подлежит перечислению задолженность, номер счета бухгалтерского учета; общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) (далее - Инвентаризационная опись (ф. 0504091) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений. Инвентаризационная опись (ф. 0504091) формируется комиссией учреждения и отражает: сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общую сумму задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Таким образом, в обеих формах могут отражаться расчеты с покупателями. Форму для отражения результатов инвентаризации следует закрепить в Учетной политике учреждения.

 

Проведение инвентаризации расчетов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2

Для инвентаризации расчетов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2 существуют следующие документы:

• Документ «Инвентаризация расчетов по поступлениям (ф. 050491)»;
• Документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами (ф. 0504089)»;
• Документ «Акт сверки взаиморасчетов».

Работа с документами ведется в разделе «Учет и отчетность».

 

 

Инвентаризация расчетов по поступлениям

Документ применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.

Инвентаризация расчетов по поступлениям проводится на дату оформления документа и выполнятся по счетам, включая все субсчета указанных счетов:

• 205 «Расчеты по доходам»;
• 207 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)»;
• 209 «Расчеты по ущербу и иным доходам»;
• 210.05 «Расчеты с прочими дебиторами».

После заполнения и записи документа можно сформировать печатную форму Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (форма по ОКУД 0504091).

Работа со списком документов

Список документов вида Инвентаризация расчетов по поступлениям можно открыть с помощью команды Инвентаризация расчетов по поступлениям меню функций раздела Учет и отчетность.

Создание нового документа.
Для ввода нового документа используем кнопку Создать командной панели списка Инвентаризация расчетов по поступлениям.

 

 

Заполнение реквизитов шапки документа

В шапке документа необходимо заполнить реквизиты Организация и Дата, указать Инвентаризация по состоянию на.

Также можно настроить отбор по реквизитам КФО и Подразделение.

 

 

Этапы инвентаризации

В соответствии с письмом Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122 при проведении инвентаризации должны быть задействованы основные этапы инвентаризации, один из которых – создание «Решения о проведении инвентаризации» ф.0510439:

 

 

 

При выборе решения, табличная часть документа «Инвентаризация расчетов по поступлениям» заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить»

 

 

При заполнении по данным учета таблица на закладке «Дебиторская задолженность» будет заполнена остатками на соответствующих счетах учета. Если по какому-либо счету расчетов ведется аналитический учет в разрезе субконто Контрагенты, то поле Контрагент будет заполнено соответствующим наименованием контрагента. В то же время, если по счету не ведется учет в разрезе субконто Контрагенты, то поле Контрагент будет заполнено наименованием счета.

Колонка Всего, заполняется общей суммой задолженности по данным регистра бухгалтерии и позволяют пользователю оценить соотношение суммы общей задолженности и входящих в нее сумм долгосрочной и просроченной задолженности.

Колонка Подтверждено при автозаполнении заполняются теми же суммами задолженности, что и в колонке Всего.

После автозаполнения табличной части следует при наличии оснований изменить значения в полях колонок Подтверждено, Не подтверждено, Истек срок давности, а также в поле Всего.

Значения в колонках Подтверждено и Не подтверждено являются взаимозависимыми и изменяются разнонаправлено. Например, при вводе значения суммы в поле Не подтверждено необходимо уменьшить на это же значение сумму в поле Подтверждено.

В каждой строке значение колонки Всего должно быть равно сумме значений колонок Подтверждено, Не подтверждено и Истек срок давности. Если это не так, то цвет текста, соответствующей строки выделяется красным цветом.

 

 

Внимание!
Если в результате автоматического заполнения табличных частей в полях Всего, Подтверждено и Истек срок давности появятся поля с отрицательными значениями, то это свидетельствует об ошибках в ведении бухгалтерского учета по соответствующим счетам. Эти ошибки необходимо проанализировать и исправить.

Для учета задолженности в разрезе дат исполнения, а также для классификации задолженности по срокам исполнения в программе предусмотрены два режима:

Основной режим – ведение графиков исполнения по договору (график платежей, план-график закупок, реализации) в специальных аналитических регистрах.

 

 

Упрощенный режим – в этом случае дата исполнения указывается непосредственно в карточке договора в реквизите Окончание. Согласно пункту 3 Инструкции № 157н в случае невозможности установления конкретной даты исполнения задолженности или обязательства в аналитическом показателе «дата исполнения» отражается значение "31.12.2999", для этого реквизит Окончание следует вручную заполнить датой "31.12.2999". Для отнесения задолженности к просроченной следует также установить признак «Просрочен» – в этом случае весь остаток задолженности на счетах бухгалтерского учета (205.00 и пр.) по договору будет отнесен к просроченной задолженности, если дата инвентаризации превышает дату исполнения, указанную в реквизите Окончание.

Упрощенный режим применяется, если нет возможности применить основной режим, т.е. нет возможности произвести расчет по графикам исполнения (ведение и контроль исполнения графиков отключены, отсутствует требуемый для расчета график и т.п.). В базовой версии доступен только упрощенный режим.

Если согласно пункту 3 Инструкции № 157н учет задолженности ведется в разрезе дат исполнения (в БГУ2 основной и упрощенный режимы), то колонки Долгосрочная и Просроченная задолженности (графы Сумма, Дата исполнения) заполняются автоматически. Если по договорам не введены графики исполнения и в карточке договора не указана дата окончания и признак «Просрочен», то колонки Долгосрочная и Просроченная задолженности (графы Сумма, Дата исполнения) не заполнятся.
В колонке Просроченная – Сумма заполняется общая сумма просроченной задолженности по договору (правовому основанию). В колонке Просроченная – Дата исполнения указывается наиболее ранняя дата возникновения просроченной задолженности – дата первого просроченного платежа (реализации, поступления) из реквизитов Оплатить до (Исполнить до), указанных в Графике платежей, План-графике реализации (закупок).

Дата возникновения задолженности в колонке Дата возникновения автоматически не заполняется, ее следует заполнить вручную.

После автоматического заполнения колонок Долгосрочная и Просроченная значения показателей долгосрочной и просроченной задолженности, при необходимости можно скорректировать вручную.

 

 

Расшифровка расчета показателей долгосрочной и просроченной задолженности по датам исполнения в строке документа доступна по кнопке Расшифровать в командной панели табличной части. При этом будет сформирован отчет Анализ задолженности в режиме По датам исполнения.

 

 

На закладке Настройки заполнения можно настроить отбор данных, которые попадут в документ при автозаполнении. Использование отбора позволяет уменьшить количество информации в документе и выделить отдельную область расчетов.

 

 

Помимо отбора по КФО и Подразделениям, в документе предусмотрена также возможность отбора по счетам учета расчетов и по контрагентам.

При создании нового документа табличная часть Счета учета расчетов (включая субсчета) автоматически заполняется значениями по умолчанию.

Полученный список счетов в дальнейшем можно отредактировать, удаляя существующие и добавляя новые счета.

 

 

Для восстановления полного, по умолчанию, списка счетов учета расчетов предназначена кнопка Заполнить командной панели табличной части Счета учета расчетов (включая субсчета).

При создании нового документа табличная часть Контрагенты не заполнена.
Это означает, что фильтр по контрагентам отключен, и, следовательно, при автозаполнении в документ будут выведены данные о дебиторской задолженности по всем контрагентам.

Автозаполнение документа после добавления в список контрагентов позволит отобрать в документ данные по расчетам только с добавленными контрагентами.

Для добавления контрагентов в список можно использовать кнопку Добавить или форму подбора, которая вызывается с помощью кнопки Подобрать.

В списки счетов и контрагентов можно добавлять как отдельные элементы, то есть счета и, соответственно, контрагентов, так и группы элементов.

Если в отбор добавлена группа элементов, например группа справочника Контрагенты, то при автозаполнении в документ будут добавлены расчеты по всем контрагентам, входящим в группу. То же самое относится к счетам.

 

 

Внимание! Если после заполнения документа в настройки отбора были внесены изменения, то документ следует перезаполнить. В противном случае данные расчетов не будут соответствовать значениям установленных отборов.

Реквизиты группы Настройка печати:

• Печатать отбор – после установки флага в печатной форме инвентаризационной описи будут указаны условия отбора;
• Группировать по контрагентам – после установки флага в печатной форме инвентаризационной описи будет выполнена группировка информации о дебиторской и кредиторской задолженности по контрагентам.

Внимание! Флаги Печатать отбор и Группировать по контрагентам бухгалтер может использовать только ограниченно, для обеспечения удобства своей работы. При подготовке печатной формы Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям для руководства или для внешних пользователей флаги Печатать отбор и Группировать по контрагентам следует снять, поскольку эти возможности в форме по ОКУД 0504091 не предусмотрены.

 

 

Закладка «Комиссия»

Если в учреждении уже создана комиссия с необходимыми обязанностями, то ее можно выбрать из справочника Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий.

 

После выбора комиссии реквизиты номер и дата Приказа о назначении комиссии, Председатель комиссии и Члены комиссии будут заполнены автоматически.

При необходимости реквизиты на закладке можно заполнить вручную. Для этого в группе реквизитов Приказ о назначении комиссии следует указать номер и дату соответствующего приказа.

Группа Председатель комиссии включает реквизиты Должность, Фамилия, Имя и Отчество.

Для заполнения реквизитов можно выбрать необходимого сотрудника из справочника Сотрудники или заполнить поля вручную.

Информация о должности, фамилии, имени и отчестве каждого члена комиссии вводится в табличную часть закладки.

Для удобного заполнения документа предназначена кнопка Подобрать, нажатие на которую позволяет вызвать форму подбора справочника Сотрудники.

В группе Сведения о проводимой инвентаризации заполняются реквизиты, необходимые для заполнения соответствующих полей печатной формы: Приказ №, дата (от), Период проведения с и по, Причина и Место проведения.

В группе реквизитов Дата подписания описи указываются даты подписания инвентаризационной описи ответственным лицом и комиссией. 

Закладка «Заключение комиссии»

Реквизиты Объяснение причин расхождений и Заключение комиссии заполняются вручную информацией о причинах расхождений и заключением комиссии для отражения в печатной форме инвентаризационной описи.