Вводная часть

С 1 января 2023 года все учреждения обязаны вести бухгалтерский учет с использованием электронных форм первичных документов и регистров, утвержденных Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Документы должны быть оформлены как электронные, подписанные квалифицированной (или в отдельных случаях — простой) электронной подписью.

Формы инвентарных карточек (ф. 0504031 и 0504032) и порядок их заполнения установлены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, но при отсутствии в нем нужной формы — до перехода на электронный документооборот — допускается использовать бумажный аналог формы из Приказа № 61н. Если форма в Приказе № 52н аналогична электронной — учреждение может закрепить в учетной политике использование бумажного варианта по форме электронного документа.

Приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н в Приказ № 61н добавлены две новые электронные формы:

• Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215);
• Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).

Методические указания по их заполнению — в Приказе № 61н.
Сроки применения Приказа № 157н:

• Для всех учреждений — с 1 января 2024 года (или раньше, если предусмотрено учетной политикой);
• Для Федерального казначейства — с 1 января 2023 года (при ведении бюджетного учета по переданным полномочиям).

 

Нумерация инвентарных карточек

Программа позволяет настроить автоматическое присвоение номеров инвентарным карточкам (включая карточки группового учета).

Перейдите в справочник «Организации» через вкладку Главное.

 

 

Выбираем организацию и переходим во вкладку «Учетная политика».

 

 

Выбираем вкладку «ОС, НМА, НПА». В данной вкладке у нас появляется возможность настроить автоматическое присвоение номеров инвентарной карточки.

При активации опции «Автоматическая нумерация» доступны следующие варианты формирования номеров:

• Сквозная — номера присваиваются последовательно, без разрывов;
• Номер карточки = инвентарный номер — в качестве номера карточки используется инвентарный номер самого объекта;
• По шаблону — номер формируется на основе выбранного шаблона из справочника «Шаблоны номеров НФА».

Также можно настроить контроль уникальности номеров:

• Запрещать ввод дублей — система не позволит сохранить повторяющийся номер;
• Сообщать о дублях — при обнаружении дубля появится предупреждение, но сохранение будет разрешено;
• Не контролировать — проверка на уникальность отключена.

После настройки номер инвентарной карточки будет автоматически подставляться в документах поступления нефинансовых активов. Если опция «Автоматическая нумерация» не включена — номер придется вводить вручную.

 

 

Управление номерами инвентарных карточек

Для присвоения номера инвентарной карточки ОС, принятым на учет в более ранние периоды, а также при переносе остатков ОС из других программ.

Перейдите в документ «Управление номерами инвентарных карточек» через вкладку ОС, НМА, НПА.

 

 

Заполните реквизиты:

• Дата
• Организация

А также проставьте галочки справа в разделе «Заполнить таблицу ОС, НМА, НПА» для отбора необходимых ОС:

• С номерами. Если хотите заменить существующие номера на новые.
• Без номеров. Если хотите присвоить номера ОС, у которых нет номеров карточек.

Затем нажмите кнопочку «Заполнить».

 

 

Теперь что бы пронумеровать или перенумеровать инвентарные карточки, нужно выбрать один из способов нумерации справа в разделе «Пронумеровать автоматически».

• Сквозная — номера присваиваются последовательно, без разрывов;
• Номер карточки = инвентарный номер — в качестве номера карточки используется инвентарный номер самого объекта;
• По шаблону — номер формируется на основе выбранного шаблона из справочника «Шаблоны номеров НФА».

Затем нажимаем кнопочку «Пронумеровать».

 

 

После нажатия кнопочки заполняется столбец «Новый номер». Если вас все устраивает, то нажимаем кнопочку «Создать документ».

 

 

У нас сформировался документ под названием «Изменение данных, ОС. НМА, НПА», осталось только нажать кнопочку «Провести и закрыть».

 

 

Инвентарная карточка учета НФА

Так же мы можем сформировать «Инвентарную карточку учета НФА». Для этого в поиске введем «Инвентарная карточка».

 

 

Затем заполняем нужные реквизиты (Период, Организация, Объект НФА и Ответственное лицо), а затем нажимаем кнопочку «Сформировать».

 

 

После чего у нас сформируется «Инвентарная карточка», которая содержит всю информацию о нашем ОС.
Карточку мы так же можем распечатать или сохранить себе на компьютер, если требуется.

 

Добавление столбца «Инвентарная карточка»

Перейдите в справочник «Основные средства, НМА, НПА» через вкладку ОС, НМА, НПА.

 

 

Затем нажимаем кнопочку «Ещё» и в выпадающем списке выбираем «Изменить форму…».

 

 

В появившемся окне находим пункт «Номер инвентарной карточки» и ставим напротив галочку, затем нажимаем кнопочку «Ок».

 

 

Теперь у нас появился столбец «Номер инвентарной карточки».