Учет библиотечного фонда в 1С:БГУ

Вводная часть

«Библиотечный фонд»

Библиотечный фонд учитывайте по правилам, которые утвердило Минкультуры приказом от 08.10.2012 № 1077. В него входят объекты, которые хранят временно, длительно и постоянно. В библиотеке учитывайте все документы независимо от вида носителя, в том числе:

• печатные и неопубликованные издания: книги, брошюры, периодика, нотные издания, технические документы и др.;
• аудиовизуальные: фоно-, видео-, фото-, кинодокументы: на дисках, кассетах, катушках;
• документы на микроформах: микрофильмы и микрофиши;
• электронные.

 

Бухгалтерский учет

Объекты библиотечного фонда, в том числе электронные, независимо от срока их полезного использования учитывайте на счете 101.08 «Прочие основные средства». Исключение – периодические издания. Об этом – в пункте 8 СГС «Основные средства», пункте 3 Методических рекомендаций, доведены письмом Минфина от 15.12.2017 № 02-07-07/84237. Новые объекты фонда ставьте на учет по первичным документам, которые передает библиотека.

Объектам библиотечного фонда не присваивайте инвентарные номера. Аналитический учет ведите в инвентарной карточке группового учета (ф. 0509216). Карточку откройте одну на весь библиотечный фонд и учет в ней ведите в денежном выражении – общей суммой. Об этом сказано в пунктах 46, 54 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.

Амортизацию на объекты библиотечного фонда, за исключением периодики, начисляйте так:

• на объекты стоимостью до 100 000 руб. включительно – в размере 100 процентов первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;
• на объекты стоимостью свыше 100 000 руб. – по нормам амортизации, которые рассчитали.

Такие правила амортизации – в пункте 39 СГС «Основные средства». О том, как отразить ее в бухучете, читайте в рекомендации.

Списывайте объекты библиотечного фонда по акту о списании (ф. 0504144) и документам из библиотеки, которые к нему приложили. Подробнее, как списывать в бухучете имущество, – в рекомендации.

Этапы работы с библиотечным фондом:

1.Создание карточки объекта.

2.Приобретение объекта библиотечного фонда.

3.Списание объекта библиотечного фонда.

 

1. Создание карточки объекта библиотечного фонда.

Для создания карточки основного средства используем справочник Основные средства, НМА, НПА, добавляем новый элемент.

 

 

В шапке карточки основного средства заполняем следующие поля:

• Организация
• Наименование
• Полное наименование
• Вид НФА – Основные средства
• Тип НФА – Библиотечный фонд
• Код присвоится программой после записи данных автоматически.

 

 

На странице «Основные сведения» заполняем следующие строки:

• Групповой учет (если стоимость библиотечного фонда более 100 000, то будем использовать Индивидуальный учет)
• Код ОКОФ
• Амортизационная группа.

 

 

Остальные страницы и, в частности, строки заполнятся автоматически после создания документов поступления, которые будут описаны далее в статье.

 

2. Приобретение библиотечного фонда.

Для оформления поступления библиотечного фонда используем документ Поступление ОС, НМА, НПА, который можно найти в разделе ОС, НМА, НПА (подраздел Поступление).

 

 

В шапке документа Поступление ОС, НМА, НПА заполняем поля:

• Организация
• Контрагент
• Договор
• ЦМО
• Отметим пункт Поступление библиотечного фонда в карточку группового учета.

(Номер заполнится автоматически после записи документа.)

 

 

На странице «Капитальные вложения» заполняем следующую информацию:

• Внеоборотный актив 
• КПС – КРБ хххххххххххххх244
• КФО
• Счет учета – 106.х1
• Сумма
• Пункт Отразить в карточке капвложений отмечен галочкой автоматически.

 

 

Создание Карточки капвложений:

 

 

На странице «Дополнительно» заполняем информацию для печатных форм. В группе реквизитов Документ поставщика указываем реквизиты первичного документа:

 

 

На странице «Комиссия» указываем информацию о комиссии по поступлению и выбытию активов, также информацию о ее членах.

На странице «Денежные обязательства» ДО заполняются по кнопке «Заполнить».

На странице «Бухгалтерская операция» заполняем поля:

• Типовая операция – Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам
• Вид затрат.

 

 

Проверяем получившиеся проводки:

 

 

После проведения документа можно сформировать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) для печати:

 

 

 

Создаем документ Решение о признании объектов нефинансовых активов на основании Поступление ОС, НМА, НПА:

 

 

Либо из раздела ОС, НМА, НПА (подраздела Принятие к учету):

 

 

В шапке документа заполним следующие поля:

• Документ-основание – Поступление ОС, НМА, НПА
• Счет учета – 101.38

Остальная информация в шапке заполнится автоматически.

 

 

На странице «Общие сведения» заполним ЦМО (и при наличии Подразделение).

На странице «Стоимость вложений» добавим Карточку капвложений, далее рассчитаем сумму вложений:

 

 

На странице «Основные средства, НМА, НПА» в столбце Отражение в учете отметим начисление амортизации в соответствии с учетной политикой:

 

 

На странице «Комиссия» добавим уже существующую комиссию по поступлению и выбытию активов. После чего вернемся на страницу «Основные средства, НМА, НПА» и проголосуем:

 

 

На странице «Бухгалтерская операция» заполним поля:

• Типовая операция - Признание объектов НФА (приобретение и изготовление)
• Вид затрат.

Проверим сформировавшиеся проводки:

 

 

После проведения документа при необходимости можем сформировать следующие печатные формы:

• Бухгалтерскую справку (ф. 0504833)

 

 

• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) (61н, ред. 142н)

 

 

3. Выбытие объектов библиотечного фонда

 

Исключаете документы из библиотеки – оформите акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). К акту приложите список объектов библиотечного фонда, которые исключаете.

Для списания библиотечного фонда в разделе ОС, НМА, НПА (подразделе Выбытие) создаем документ Акт списания библиотечного фонда:

 

 

Заполняем в шапке документа ЦМО и КФО.

Далее на странице «Основные средства» по кнопке «Подобрать» добавляем фонд, который планируем списать:

 

 

На странице «Приложение» добавим список объектов библиотечного фонда, которые исключаем:

 

 

Указываем комиссию по выбытию на странице «Комиссия».

На странице «Бухгалтерская операция» заполняем поля:

• Типовая операция – Списание пришедшего в негодность библиотечного фонда
• Счет – 401.10
• КОСГУ - 172
• КПС - хххххххххххххх401 (вида КДБ).

Проверим сформировавшиеся проводки:

 

 

При необходимости можно сформировать печатные формы: