Отражение НФДЛ с командировочных в 1С:БГУ

Нормативное регулирование

Определение служебной командировки работника дает статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ):

«Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.»

Работодатель в свою очередь обязан возместить сотруднику расходы на проезд, наём жилья, суточные и иные согласованные затраты (статья 168 ТК РФ).

• До 01.09.2025 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, регулировались Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
• С 01.09.2025 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, регулируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Порядок налогообложения командировочных регулирует пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). Давайте разберем его отдельно.

Пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ устанавливает перечень доходов физических лиц, которые не подлежат налогообложению (освобождаются от НДФЛ). 

При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

1. Суточные:

• • не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации;
  • не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации;
  • суточные, выплачиваемые в размерах, установленных актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, работникам при направлении их в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (детально Постановления Правительства Российской Федерации от 28.10.2022 N 1915 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области" Постановления Правительства Российской Федерации от 31.10.2025 № 1707 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием работников организаций, являющихся головными исполнителями (исполнителями) государственных контрактов (контрактов) по Курской области, Республике Крым и г. Севастополю").

2. Целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (фактически произведенные и документально подтвержденные), сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;

3. Расходы по найму жилого помещения (непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения):

• • не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации;
  • не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации;

4. Расходы оплате услуг связи;

5. Расходы получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, оформлению полиса добровольного медицинского страхования, требуемого для въезда на территории иностранных государств и пребывания на таких территориях в период служебной командировки;

6. Расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Это означает, что частично облагаемыми НДФЛ являются суточные и документально не подтвержденные расходы — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм.

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику суточные расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

Пример расчета суточных:

При начислении 1200 рублей в день и 5-дневной поездке по РФ: 

Необлагаемая сумма: 1200×5 = 6 000 рублей. 

Облагаемая часть: (1200−700) × 5 = 2 500 рублей.

НДФЛ к уплате: 2 500×13% = 325 рублей.

ВАЖНО! Не путайте: суточные (деньги на дополнительные расходы в связи с проживанием вне дома) и расходы по найму жилого помещения — это разные виды компенсации. Для расходов по найму жилого помещения свои необлагаемые лимиты (те же 700 и 2500 руб. в день), но правило к ним применяется правило про документы, а суточные в пределах лимита не облагаются НДФЛ даже без чеков.

 

Пример

Июльский А.А. был командирован в г. Москву на 5 календарных дней. Согласно учетной политике организации, суточные составляют 1200 рублей в день. Аванс на командировочные расходы не получал. После приезда отчитывается для получения возмещения расходов. При этом от потерял билет на проезд, но предоставил в бухгалтерию справку о проезде. Рассмотрим, как отобразить выплату НДФЛ по данной задаче.

В соответствии с положениями Бюджетного кодекса Российской Федерации обязательство выплатить денежные средства (авансом и (или) возмещением затрат) физическому лицу является расходным обязательством и подлежит оформлению соответствующим документом для принятия к бюджетному учету.

С 01.01.2021 учреждениями всех типов применяются формы первичных учетных документов:

• Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512), 
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Более детально с правилами оформления командировочных расходов и отчета подотчетного лица в 1С: БГУ Вы можете ознакомиться на нашей базе знаний по ссылке: https://bz.mllm.group/post/oformlenie-komandirovochnykh-raskhodov-i-otcheta-podotchetnogo-litsa-v-bgu/ 

После формирования решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) по нашему примеру, сформировалась проводка

 

 

По возвращении Июльский А.А. предоставил документы и сообщил об утере билета на проезд по маршруту Москва-Запорожье, и предоставил справку о проезде. Что при формировании Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) мы указали, как показано на рис. ниже:

 

 

После формирования Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) по нашему примеру, сформировалась проводка. По результатам отчета провели оплату командировочных расходов. Проводка - ниже:

 

 

 

Поскольку НДФЛ удерживается из ближайшей выплаты, то это отражается в программе расчета заработной платы, например, в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», далее – ЗГУ.

Из ЗГУ данные приходят в виде документа Отражение зарплаты в учете (раздел Учет отчетность – Заработная плата) на дату ближайшей выплаты в пользу сотрудника.

 

 

ВАЖНО! Обратите внимание, что по выплате НДФЛ по суточным сверх установленной нормы (700 руб.) КЭК 212, по выплате НДФЛ по утерянному проездному билету КЭК 226 (аналогично, будет при отсутствии документального подтверждения об оплате жилья, за исключением того, что сумма будет не полная, а считаться по формуле:

 

 

Особенности расчета НДФЛ с суточных при командировках заграницу

Суточные при загранкомандировках рассчитываются исходя из следующих правил:

• за дни проезда по России необходимо выдать суточные, предусмотренные для российских командировок;
• за дни проезда в другом государстве суточные устанавливаются в порядке и размерах, определенных Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.12.2005 №812 (далее ПП РФ № 812);
• дни пересечения границы оплатите в следующем порядке (даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте работника или, если не предусмотрено проставление отметок о пересечении государственной границы, даты ее пересечения определяются исходя из проездных документов (билетов):
• день выезда из РФ оплачивается заграничными суточными;
• день возвращения в Россию оплачивается российскими суточными;
• если работник направлен в командировку в два или более государства, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте по нормам для того государства, в которое направляется работник;
• если работник выехал в служебную командировку на территорию иностранного государства, но вернулся в РФ в тот же день, размер суточных сокращается до 50% от суточных, закрепленных в ППРФ № 812.

Также начиная с 01.01.2025 года норма суточных для заграничных служебных командировок устанавливается 2500 рублей (п. 1 ст. 217 НК РФ)

Пример

Июльский А.А. был командирован в г. Минск. В с 02.09.2026 по 03.09.2026 он был в поезде Запорожье - Москва. 03.09.2026 уехал на поезде в Минск. Поезд отправился в 11:45 03.09.2026, пересек границу РФ в 16:40 03.09.2026, прибыл в пункт назначения в 19:50 03.09.2026. Обратно он вернулся самолетом до Москвы 05.09.2026 и в Запорожье прибыл 06.09.2026. Согласно учетной политике организации, суточные по России составляют 1200 рублей в день По ППРФ №812 суточные по Беларуси составляет 57 USD. Аванс на командировочные расходы не получал. После приезда отчитывается для получения возмещения расходов. Рассмотрим, как отобразить выплату НДФЛ по данной задаче.

После формирования решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) по нашему примеру, сформировалась проводка показанная на рисунке ниже

 

 

Рассмотрим расчет суточных:

Согласно условиям задачи Июльский А.А.  находился на территории Российской Федерации 02.09, 05.09 (пересечение границы) и 06.09 и на территории Беларуси 03.09 (пересечение граница) и 04.09.

Суточные по Российской Федерации 1200 рублей в день.

Суточные на территории Беларуси 57 USD * 82.37 (курс доллара ЦБ РФ на дату написания статьи) = 4695,09 рублей в день.

 

 

НДФЛ рассчитывается из суммы:

(1200-700( норма РФ)*3дня + (4695,09-2500(норма для ИГ)*2 дня=1500 + 4390,18= 5890.18

Аналогично, предыдущему примеру проводим учет налогооблагаемой через документ Отражение зарплаты в учете (раздел Учет отчетность – Заработная плата) на дату ближайшей выплаты в пользу сотрудника.

 

 

Обратите внимание, что согласно пункту 6 статьи 52 НК РФ сумма налога округляется до целого числа (менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляется до полного рубля)