Как контролировать выполнение задач и этапов проекта

Когда это пригодится

При реализации проектов недостаточно просто поставить задачи исполнителям. Руководителю важно понимать, на каком этапе находится проект, соблюдаются ли сроки и какие работы уже завершены.

Для этого в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 используются контрольные точки — инструмент контроля плана проекта, который позволяет отслеживать достижение ключевых этапов и своевременно выявлять отклонения от плана. Контрольные точки можно использовать как совместно с планом проекта, так и отдельно.

Что такое контрольная точка

Контрольная точка — это важный этап проекта, достижение которого означает завершение определенного блока работ.

В отличие от обычной задачи, контрольная точка показывает не отдельное действие сотрудника, а готовность проекта перейти к следующему этапу.

Перед началом работы

Чтобы использовать контрольные точки, необходимо включить соответствующую функциональную возможность.

Для этого перейдите:

Настройка - Настройка программы → Проекты и трудозатраты

 

 

 

и установите флажки:

• Учет по проектам
• Виды проектов (при необходимости)
• Контрольные точки

 

 

После включения функциональности:

• в разделе «Совместная работа» появится раздел «Проекты»;
• станет доступен справочник «Виды проектов»;
• в карточках документов появится реквизит «Проект»;
• можно будет создавать проекты и использовать контрольные точки.

 

Как создать контрольные точки

После создания проекта откройте его карточку.

Список контрольных точек можно открыть:

• из списка проектов по команде «КТ»;

 

 

или

• непосредственно из карточки проекта по команде «КТ».

 

 

Заполнение карточки контрольной точки

После создания контрольной точки необходимо заполнить ее карточку.

Рекомендуется указать следующие сведения:

• Уровень — выберите уровень контроля (например, Оперативный, Тактический или Стратегический).
• Контрольная точка — укажите краткое наименование этапа проекта, например: «Подписан договор аренды».
• Результат — опишите ожидаемый результат выполнения контрольной точки. Например: «Договор аренды согласован и подписан».
• Плановый срок — установите дату, к которой контрольная точка должна быть достигнута.
• Ответственный — выберите сотрудника, отвечающего за выполнение контрольной точки.
• Проверяющий — укажите сотрудника, который будет проверять выполнение контрольной точки (при необходимости).

После заполнения карточки нажмите «Записать и закрыть».

Совет. Используйте понятные названия контрольных точек и конкретно формулируйте ожидаемый результат. Это позволит руководителю проекта быстрее оценивать степень готовности каждого этапа и контролировать выполнение проекта.

 

Оценка выполнения контрольных точек

Основой механизма является регулярная оценка вероятности прохождения контрольной точки в установленный срок ответственным исполнителем.

Для оценки необходимо:

1. Выделить одну или несколько контрольных точек.
2. Нажать «Оценить».
3. Указать дату и комментарий.
4. Выбрать одну из доступных оценок.

 

 

В программе предусмотрены три варианта оценки:

• В срок — выполнение идет согласно плану.
• Есть несущественные риски — имеются небольшие отклонения, которые пока не влияют на общий срок проекта.
• Под угрозой — существует высокая вероятность нарушения планового срока.

 

История оценок

Для каждой контрольной точки программа хранит только одну оценку за неделю.

Если в течение недели оценка была изменена, предыдущая запись автоматически заменяется новой.

Просмотреть историю можно:

• в карточке контрольной точки по ссылке «Оценки»;
• через команду Еще → История оценок для всего проекта.

 

Общая оценка проекта

На основании оценок контрольных точек программа автоматически рассчитывает общее состояние проекта.

Возможны три варианта:

• В срок — все контрольные точки имеют положительную оценку.
• Есть риски — отсутствуют критические оценки, но имеются контрольные точки с рисками.
• Под угрозой — хотя бы одна контрольная точка имеет критическую оценку.
• Общая оценка отображается в карточке проекта и в списке проектов.

 

 

Анализ динамики оценок

История оценок позволяет увидеть изменения за последние три недели и быстро определить текущее состояние проекта.

С ее помощью можно:

• выявить контрольные точки, состояние которых ухудшилось;
• определить этапы, требующие особого внимания;
• оценить динамику развития проекта.

 

В нижней части окна отображается сводная статистика по контрольным точкам проекта. Она позволяет руководителю быстро оценить текущее состояние проекта без просмотра каждой контрольной точки отдельно.

В статистике выводятся:

• Всего — общее количество контрольных точек проекта.
• Не пройдено — количество контрольных точек, которые еще не завершены.
• Просрочено — количество контрольных точек, срок выполнения которых уже истек.
• Ждут оценки — контрольные точки, по которым ответственные сотрудники еще не выполнили очередную еженедельную оценку вероятности прохождения.
• Под угрозой — количество контрольных точек с критической оценкой, требующих первоочередного внимания.
• Есть риски — контрольные точки, выполнение которых сопровождается рисками, но пока не находится под угрозой срыва сроков.
• В срок — контрольные точки, выполнение которых, по текущей оценке, осуществляется согласно плану.

Совет. Если в статистике появились значения в строках «Под угрозой» или «Есть риски», рекомендуется открыть соответствующие контрольные точки, ознакомиться с комментариями ответственных сотрудников и при необходимости скорректировать дальнейший план работ.

 

 

Выгрузка и загрузка контрольных точек

Подготовленный список контрольных точек можно сохранить и использовать повторно.

Для этого предусмотрены команды:

• Еще → Выгрузить;
• Еще → Загрузить.

Контрольные точки сохраняются в XML-файл и могут использоваться как шаблон для других проектов.

 

Мои контрольные точки

Персональный список контрольных точек открывается через раздел:

Совместная работа → Мои контрольные точки

В окне доступны три вкладки:

• На исполнение — контрольные точки, назначенные текущему пользователю.
• На проверку — контрольные точки, ожидающие проверки.
• Контроль — все непройденные контрольные точки, доступные пользователю.

 

 

Шаблоны контрольных точек

Для однотипных проектов рекомендуется использовать шаблоны контрольных точек.

В шаблоне можно заранее настроить:

• группы контрольных точек;
• последовательность этапов;
• ответственных;
• проверяющих;
• уровни контроля;
• продолжительность выполнения.

Для перехода выполните следующие действия:

1. Откройте раздел НСИ.
2. Перейдите в список Виды проектов.

 

3. Откройте нужный вид проекта.

 

 

4. На панели команд нажмите кнопку «КТ».

 

 

Для создания шаблона контрольной точки нажмите кнопку «Создать».

 

 

В шаблоне срок указывается не календарной датой, а продолжительностью (рабочие дни, часы и минуты). При создании проекта программа автоматически рассчитает плановые даты по рабочему графику.

Заполнение проекта по шаблону

Чтобы применить готовый шаблон:

1. Откройте список контрольных точек проекта.
2. Выберите Еще → Заполнить по шаблону.
3. Укажите необходимый шаблон.

Важно. Если в проекте уже существуют контрольные точки, при заполнении по шаблону они будут помечены на удаление и заменены новым списком.

Итоги

Контрольные точки позволяют руководителю отслеживать ключевые этапы проекта, своевременно выявлять возможные риски и контролировать выполнение работ без необходимости анализировать каждую отдельную задачу. Использование шаблонов упрощает запуск однотипных проектов, а регулярная оценка контрольных точек помогает поддерживать актуальную информацию о состоянии проекта и быстрее реагировать на возникающие отклонения.