Когда это пригодится

При начале работы в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 нумерацию документов не всегда нужно начинать с № 1.

Например, часть документов уже была зарегистрирована:

• в другой информационной системе;
• в бумажном журнале;
• в предыдущей базе;
• до начала работы в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0.

В этом случае можно указать последний уже использованный номер, чтобы новые документы продолжили существующую последовательность.

Пример: если последним ранее зарегистрированным документом был № 125, в нумераторе можно указать этот номер. Следующий документ будет зарегистрирован уже в продолжение существующей нумерации.

 

Как установить последний использованный номер

Настройку может выполнить пользователь с соответствующими правами доступа, например Ответственный за НСИ или Администратор.

Перейдите:

Нормативно-справочная информация → Нумераторы

 

 

Далее:

1. В открывшемся списке выберите нужный нумератор.

2. Перейдите по команде «Все номера».

3. Укажите последний использованный номер.

4. Сохраните изменения на вкладке «Основное» нажав кнопку «Записать и закрыть».

После этого программа продолжит выдавать номера с учетом указанного значения.

Такой способ особенно удобен при переходе на 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 в середине года: уже зарегистрированные документы сохраняют свои номера, а новые продолжают существующую последовательность.

 

Если используется независимая нумерация по организациям

Если в информационной базе ведется учет нескольких организаций и для нумератора установлена настройка «Независимая нумерация по организациям», последний использованный номер необходимо задавать отдельно для каждой организации.

Например:

 

 

В результате каждая организация продолжит собственную последовательность номеров.

 

Перед изменением нумерации

Если в базе уже регистрировались рабочие документы, перед изменением настроек рекомендуется проверить:

• какой номер был выдан последним;
• используется ли независимая нумерация;
• ведется ли отдельная нумерация по организациям;
• не приведет ли новое значение к повторению уже существующих регистрационных номеров.

Особенно внимательно стоит выполнять настройку при переходе с другой системы, когда часть номеров уже использована.

 

Практический пример

Организация начала работать в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 не с начала года.

До перехода в новую систему уже зарегистрировано:

247 входящих документов.

Последний использованный номер — 247.

Вместо того чтобы начинать регистрацию заново с № 1, в настройках нумератора указывается последний использованный номер 247.

После этого регистрация продолжается:

№ 248 → № 249 → № 250 → …

Таким образом, переход на 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 не нарушает уже сложившуюся последовательность регистрационных номеров.

 

Итоги

Если необходимо начать работу в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 не с первого номера, создавать искусственные документы или вручную исправлять номера не требуется.

Достаточно открыть:

Нормативно-справочная информация → Нумераторы → нужный нумератор → Все номера

и указать последний использованный номер.

А если включена независимая нумерация по организациям, значение необходимо установить отдельно для каждой организации.