Когда это пригодится

Если в течение дня необходимо выполнить несколько задач, провести встречи, подготовить документы или не забыть о важных звонках, удобно использовать «Мой календарь».

С его помощью можно создать персональный чек-лист работ на день, настроить напоминания и быстро переходить к связанным документам, письмам и задачам.

Что умеет календарь

Используя «Мой календарь», вы сможете:

• создавать записи о событиях;
• планировать рабочий день;
• отображать свою занятость;
• получать напоминания о предстоящих событиях.

 

Важно

Для работы напоминаний необходимо включить функциональную опцию «Напоминания» в настройках программы.

 

Как открыть календарь

Для того чтобы использовать календарь, необходимо предварительно включить соответствующую функциональную возможность в настройках программы.

Перейдите:

Настройка → Общие настройки программы

и установите флажок «Рабочий календарь».

 

 

После этого откройте:

Совместная работа → Мой календарь

Настройка отображения календаря

Отображение «Моего календаря» можно настроить в зависимости от того, какой период необходимо просмотреть.

Доступны следующие режимы:

• День — отображение событий на выбранный день;
• Неделя — просмотр расписания на неделю;
• Две недели — отображение событий сразу за двухнедельный период;
• Месяц — просмотр всех событий в календаре за месяц;
• План дня — отображение запланированных событий в виде списка по времени.

Переключаться между режимами можно с помощью соответствующих кнопок в верхней части формы «Мой календарь».

 

 

Как создать список дел на сегодня

Создать новую запись можно несколькими способами.

• Выделить свободный интервал времени в календаре.
• Дважды щелкнуть мышью по нужному времени или дню.
• Создать запись на основании документа, задачи, письма или другого объекта программы.

 

После создания записи заполните:

• Наименование события
• Время начала
• Время окончания
• Напоминание
• Повторение (при необходимости)

 

Настройте напоминания

Для каждой записи можно выбрать момент, когда программа должна предупредить пользователя.

Например:

• за 5 минут
• за 10 минут
• за 30 минут
• за 3 часа
• непосредственно в момент события

 

После появления напоминания можно:

• закрыть уведомление;
• отложить его;
• открыть связанную задачу, документ или письмо.

Используйте календарь как персональный чек-лист

В календарь можно заносить практически любые рабочие дела.

• Подготовить договор
• Проверить входящие документы
• Позвонить контрагенту
• Провести согласование
• Отправить письмо
• Выполнить задачу
• Подготовить отчет

 

Совет

Если создать запись на основании документа или задачи, то из напоминания можно сразу открыть нужную карточку объекта и продолжить работу.

 

Режим «План дня»

Для контроля загрузки удобно использовать режим «План дня».

Он позволяет быстро увидеть:

• какие задачи уже запланированы;
• сколько свободного времени осталось;
• какие события идут подряд;
• пересекаются ли встречи между собой.

Именно этот режим наиболее удобно использовать в качестве ежедневного чек-листа.

 

Дополнительные возможности

Для просмотра расписания можно использовать цветовые маркеры для различных типов событий.

Например:

• встречи;
• совещания;
• работа с документами.

Это значительно упрощает навигацию по рабочему расписанию.

 

Отметьте выполненную задачу

После выполнения задачи установите флажок «Отработано».

• Установите флажок «Отработано» в карточке записи календаря.
• После этого запись автоматически изменит цвет на серый.
• Серый цвет позволяет быстро определить, какие задачи уже выполнены, а какие еще предстоит выполнить.

Совет

Регулярно отмечайте выполненные задачи как «Отработано» — это поможет поддерживать актуальный чек-лист и быстрее ориентироваться в плане работ на день.

 

 

Настройка повторения

Если установить флажок «Повторять», откроется окно «Настройка повторения», в котором можно задать параметры автоматического создания повторяющихся записей календаря.

В настройках доступны следующие параметры:

• Частота повторения — можно выбрать, как часто будет повторяться событие: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.
• Дни повторения — для еженедельного повторения можно указать конкретные дни недели, в которые будет создаваться запись календаря.
• Завершение повторения — позволяет определить, когда прекратить создание повторяющихся событий (например, никогда, после определенного количества повторений или до указанной даты).
• Интервал повторения — задает периодичность повторения. Например, событие может повторяться каждую неделю, раз в две недели или через другой указанный интервал.

Совет. 

Настройка повторения особенно удобна для регулярных планерок, совещаний, еженедельных отчетов, напоминаний, встреч с клиентами и других периодически выполняемых задач.

 

 

Итоги

Использование «Моего календаря» позволяет превратить обычный рабочий день в удобный электронный чек-лист.

• Планируйте задачи заранее.
• Настраивайте напоминания.
• Быстро переходите к связанным документам и задачам.
• Контролируйте свою загрузку в режиме «План дня».

В результате программа поможет не забыть о важных делах, эффективнее распределять рабочее время и всегда держать список задач под контролем.