Форма № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»

Нормативная база

Форма федерального статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» является одним из ключевых источников официальной статистической информации о рынке труда. Она предназначена для сбора данных о количестве занятых, отработанном времени и оплате труда в организациях всех видов экономической деятельности. 

Форма утверждена приказом Росстата от 31.07.2024 № 338, а указания по ее заполнению – приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 (в редакции приказа от 20.02.2026 № 76), который вступил в силу с 1 февраля 2026 года и заменил ранее действовавшие указания.

Обязанность предоставления первичных статистических данных закреплена частью 7 статьи 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации». Нарушение порядка представления отчетности влечет административную ответственность по статье 13.19 КоАП РФ.

 

Кто и в какие сроки обязан представлять форму № П-4

В соответствии с пунктом 1 Указаний № 638 форму № П-4 представляют:

• юридические лица, являющиеся коммерческими организациями (кроме субъектов малого предпринимательства, состоящих в едином реестре МСП по состоянию на 31 декабря предыдущего года);
• некоммерческие организации всех форм собственности, осуществляющие любые виды экономической деятельности;
• филиалы, представительства и подразделения действующих на территории РФ иностранных организаций в порядке, установленном для юридических лиц.

! Индивидуальные предприниматели, а также субъекты малого предпринимательства, включенные в реестр, от представления формы освобождены.

Периодичность сдачи отчета зависит от средней численности работников и годового оборота организации за два предшествующих года (п. 3 Указаний № 638):

• Ежемесячно – представляют юридические лица, у которых средняя численность работников за предыдущие два года превышает 15 человек, включая внешних совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера, а годовой оборот – 800 млн рублей; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых (вне зависимости от численности и оборота); организации, зарегистрированные или реорганизованные в текущем либо предыдущем году.
• Ежеквартально – представляют организации со средней численностью не более 15 человек и годовым оборотом не более 800 млн рублей.

Для некоммерческих организаций ряда организационно-правовых форм (потребительские кооперативы, общественные организации, политические партии, профсоюзы, фонды, благотворительные учреждения и пр.) вместо ежеквартальной формы № П-4 предусмотрена ежегодная форма № 1-Т. Ряд организаций (ТСЖ, садоводческие товарищества, кредитные кооперативы и др.) сдают форму № 1-Т независимо от средней численности и оборота (п. 3 Указаний № 638).

Срок представления формы – с 1-го рабочего дня по 15-е число месяца (для месячной) или квартала (для квартальной), следующего за отчетным периодом.

 

Общие правила заполнения и структура формы

Форма № П-4 заполняется нарастающим итогом с начала года – если отчет ежеквартальный; либо за отчетный месяц – при ежемесячной сдаче. Все показатели не могут иметь отрицательного значения (п. 15 Указаний № 638).

В адресной части указываются полное и краткое наименование организации в соответствии с ЕГРЮЛ, почтовый адрес (юридический либо фактический), а также код ОКПО для юридического лица без обособленных подразделений или идентификационный номер для обособленного подразделения (п. 4, 5 Указаний № 638).

Статистические показатели группируются по видам экономической деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором ОКВЭД2 (ОК 029-2014 (КДЕС ред. 2)).

Строка 01 содержит итоговые данные в целом по организации (обособленному подразделению).
Свободные строки 02-11 заполняются по каждому фактическому виду деятельности согласно Перечню видов экономической деятельности, который размещен на официальном сайте Росстата.

Сумма показателей по строкам 02-11 должна быть равна значению строки 01 по всем графам (п. 45 Указаний № 638).

В табличной части формы выделяются следующие блоки:

• Средняя численность работников (графы 1-4);
• Количество отработанных человеко-часов (графы 5-6);
• Фонд начисленной заработной платы (графы 7-10);
• Выплаты социального характера (графа 11).

Рассмотрим особенности расчета каждого показателя.

 

Средняя численность работников

Средняя численность (графа 1) складывается из трех составляющих (п. 16 Указаний № 638):

• среднесписочная численность работников (графа 2) – без внешних совместителей;
• средняя численность внешних совместителей (графа 3);
• средняя численность лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера (графа 4).

1. В соответствии с пунктами 16-21 Указаний по заполнению формы № П-4, утвержденных приказом Росстата от 17.11.2025 № 638, среднесписочная численность работников за календарный месяц исчисляется по следующей формуле:

где:

• D – общее число календарных дней в отчётном месяце (28, 29, 30 или 31);
• Чd​ – списочная численность работников, подлежащих включению в среднесписочную численность, за d-й календарный день месяца.

При этом:

• Чd​ = Чd(спис.) ​- Чd(искл.)​, где Чd(спис.)​ – полная списочная численность за день, а Чd(искл.)​ – численность категорий работников, которые согласно пункту 18 Указаний не включаются в среднесписочную численность (главным образом женщины в отпуске по беременности и родам и лица в отпуске по уходу за ребенком, кроме работающих на условиях неполного времени или на дому);
• за выходной или праздничный (нерабочий) день Чd​ принимается равной величине за предшествовавший рабочий день.

Для работников, занятых неполное рабочее время, величина Чd​ определяется пропорционально фактически отработанному времени в соответствии с методологией пункта 16.1 Указаний, после чего включается в общий расчёт.

Полученное значение может отражаться с двумя десятичными знаками после запятой.

2. Средняя численность внешних совместителей (п. 22) определяется пропорционально фактически отработанному времени – аналогично расчету для не полностью занятых работников. В графе 3 также могут быть отражены педагогические работники, выполнявшие педагогическую работу не по основному месту на условиях почасовой оплаты (до 300 часов в год).

3. Средняя численность работающих по договорам ГПХ (п. 23-24) исчисляется по методологии, аналогичной среднесписочной: такие лица учитываются как целые единицы за каждый календарный день действия договора. В графу 4 не включаются самозанятые (плательщики НПД) и индивидуальные предприниматели, заключившие договор с организацией. Работник списочного состава, заключивший с той же организацией договор ГПХ, в графе 4 не учитывается.

 

Количество отработанных человеко-часов

В графы 5 (работниками списочного состава) и 6 (внешними совместителями):

 

 

Фонд начисленной заработной платы

Фонд заработной платы (графа 7) отражает все суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах, начисленные за отчетный период (до вычета НДФЛ и других удержаний) независимо от источников выплаты и времени фактической выплаты (п. 27). В его состав включаются (пп. 29-32):

• оплата за отработанное время (по тарифным ставкам, сдельным расценкам, комиссионные, надбавки, премии и т.д.);
• оплата за неотработанное время (отпуска, учебные отпуска, время выполнения государственных обязанностей, простой по вине работодателя и пр.);
• единовременные поощрительные выплаты (годовые премии, вознаграждение за выслугу лет, компенсации за неиспользованный отпуск);
• систематическая оплата питания и проживания.

Фонд заработной платы распределяется по графам 8-10 в зависимости от категории работников:

• Графа 8 – заработная плата работников списочного состава (без внешних совместителей). Сюда же попадает вознаграждение по договорам ГПХ, заключенным с лицами списочного состава.
• Графа 9 – оплата труда внешних совместителей (включая выплаты по договорам ГПХ, если таковые заключены с ними).
• Графа 10 – вознаграждения лицам не списочного состава: по договорам ГПХ (кроме самозанятых и ИП), оплата переводов, консультаций, лекций, а также начисленные с задержкой суммы уволенным работникам (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск, годовые премии) по тому виду деятельности, в котором они работали (п. 34).

Особый случай – выплаты, связанные с увольнением сотрудницы, находившейся в отпуске по беременности и родам. Согласно разъяснениям Росстата (письмо от 08.10.2025 № 3338/ОГ), такие суммы отражаются именно в графе 10.

! Выплаты женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, и лицам в отпуске по уходу за ребенком, не включенным в среднесписочную численность, в фонд заработной платы не включаются (пп. 18, 37).

 

Выплаты социального характера

Графа 11 предназначена для отражения выплат, предоставляемых работникам помимо заработной платы для улучшения их социального благополучия (п. 36). К ним, в частности, относятся:

• выходные пособия и компенсации при увольнении;
• единовременные пособия при выходе на пенсию;
• материальная помощь по семейным обстоятельствам, на погребение, рождение ребенка;
• оплата путевок, лечения, занятий спортом, проезда к месту отдыха;
• страховые премии по договорам добровольного медицинского страхования и др.

Не включаются в фонд заработной платы и в состав социальных выплат (п. 37): пособия из государственных внебюджетных фондов, взносы на обязательное социальное страхование, авторские вознаграждения, расходы на командировки, стоимость спецодежды и т.д.

 

Отражение данных по видам экономической деятельности

Каждая строка с 02 по 11 заполняется по конкретному коду ОКВЭД2. При этом (пп. 38-44):

• Вспомогательные службы (бухгалтерия, администрация, охрана, транспортный цех, если он не оказывает услуг сторонним организациям) не выделяются отдельно, а учитываются по основному виду деятельности организации.
• Работники, занятые в одном подразделении разными видами деятельности, относятся к тому из них, которым они занимались большую часть времени.
• Организации, предоставляющие персонал в аренду (аутстаффинг), выделяют отдельно как работников, оказывающих услуги по подбору и предоставлению рабочей силы (коды ОКВЭД2 78.10, 78.20, 78.30), так и работников, фактически выполняющих трудовую функцию у заказчика (по соответствующим кодам деятельности заказчика).
• Председатели ТСЖ и ТСН, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор, отражаются в форме № 1-Т.

 

Особенности при наличии обособленных подразделений

При наличии у юридического лица обособленных подразделений форма представляется как по каждому из них, так и по головному подразделению без учета обособленных (п. 5 Указаний № 638).

Подразделения, расположенные на одной территории (по одному почтовому адресу), считаются одним обособленным подразделением. Для каждого обособленного подразделения указывается присвоенный территориальным органом Росстата идентификационный номер, который фигурирует в кодовой части титульного листа вместо кода ОКПО.

Периодичность представления формы для обособленных подразделений аналогична периодичности, установленной для юридического лица в целом. Отчет направляется в территориальный орган Росстата по месту фактического осуществления деятельности.

 

Контрольные соотношения

Перед отправкой отчета Росстат рекомендует проверять выполнение контрольных соотношений, приведенных в пункте 45 Указаний № 638. Перечислим ключевые из них.

• Строка 01 равна сумме строк 02-11;
• Графа 1 = сумма граф 2, 3, 4.

Логические проверки:

• Если заполнена графа 2, должна быть заполнена графа 5 (факт наличия работников требует отражения отработанного времени);
• Если заполнена графа 3, должна быть заполнена графа 6;
• Если одновременно заполнены графы 2 и 5, должна быть заполнена графа 8; аналогично для совместителей – графа 9.

Допустимые диапазоны показателей (предупредительные):

• Среднемесячная заработная плата на одного работника списочного состава не может быть ниже МРОТ и выше 250 000 руб.;
• Количество отработанных часов в среднем на одного работника списочного состава в месяц не должно превышать 230 часов; расчетное среднедневное количество часов не может превышать 24;
• Социальные выплаты в среднем на одного работника в месяц – менее 4000 руб.;
• Резкие колебания (свыше 10 % для численности и 50 % для фонда зарплаты) по сравнению с предыдущим периодом вызовут предупредительное сообщение.

 

Заполнение формы в программе 1С: ЗКГУ

В программе 1С: ЗКГУ реализован механизм автоматического формирования формы № П-4.

 

Создание и заполнение отчета

В рабочем месте «1С-Отчетность» (раздел «Отчетность, справки») по кнопке «Создать» выбирается форма с названием «Статистика: Форма П-4».

 

 

После выбора организации и периода автоматическое заполнение запускается кнопкой «Заполнить». Программа анализирует данные кадрового учета, табелей, договоров ГПХ и начисленной зарплаты.

 

 

Сведения, отображенные в отчете, можно расшифровать. Для этого необходимо нажать один раз на необходимое значение, далее на кнопку «Расшифровать». После этого откроется таблица, в которой можно будет увидеть суммы в разбивке по сотрудникам и видам расчета.

 

 

Настройка отражения начислений 

Корректное распределение сумм между графами фонда заработной платы и социальных выплат зависит от вида начисления, указанного в справочнике «Начисления» (раздел «Настройка»). На закладке «Налоги, взносы, бухучет» в разделе «Статистическая отчетность» для каждого начисления необходимо указать, как оно должно учитываться в форме П-4: как заработная плата, как выплата социального характера или не учитываться вообще.

 

 

Выплаты по договорам ГПХ автоматически попадают в графу 8, 9 или 10 в зависимости от того, с кем заключен договор – с работником списочного состава, внешним совместителем или сторонним физическим лицом.

! Суммы уволенным декретницам (графа 10) в типовом решении автоматически не подставляются – их требуется внести вручную.

 

 

Особенности для обособленных подразделений

Если в организации есть обособленные подразделения, в карточке каждого из них должна быть определена собственная регистрация в органе статистики. При формировании отчета по головной организации без обособленных подразделений устанавливается флажок «Исключить данные обособленных подразделений».

 

 

Для отчета только по обособленному подразделению в поле «Регистрация респондента» выбирается соответствующая регистрация.

 

 

Проверка и отправка

Перед передачей в Росстат рекомендуется выполнить проверку контрольных соотношений: кнопка «Проверка» – «Проверить контрольные соотношения из шаблона». Для пользователей сервиса «1С-Отчетность» доступна также проверка через Интернет.

 

 

 

Отчет можно отправить непосредственно из программы с использованием электронной подписи (кнопка «Отправить»), выгрузить в XML-формат для сторонних операторов электронного документооборота. При выгрузке полезна предварительная проверка корректности электронного представления (Проверка – Проверить выгрузку).

 

 

Также отчет можно сохранить в форматы PDF или Microsoft Excel для печати (кнопка «Печать»).