Договор о полной материальной ответственности в 1С: БГУ

1. Обновленные правила оформления договоров о материальной ответственности работников

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ). Под прямым действительным ущербом подразумевается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния такого имущества, а также необходимость работодателя произвести траты на приобретение, восстановление такого имущества или возмещения ущерба третьим лицам.

С 1 сентября 2025 года вступают в силу обновленные правила оформления договоров о материальной ответственности работников в соответствии с приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Постановление Минтруда № 85 от 31 декабря 2002 г., регулирующее условия и порядок возмещения ущерба ранее, утратило свою силу.

В приказе прописан перечень работ и должностей, по которым можно заключать договоры о полной материальной ответственности.

 

2. Вид договора материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности могут быть индивидуальные и коллективные. Вид договора зависит от количества сотрудников, их функционала и возможности разделить ответственность. Например, с руководителями договор заключают только об индивидуальной материальной ответственности. На схеме мы показали, в каких видах деятельности с сотрудниками можно заключать коллективные и индивидуальные договоры.

 

 

Также в данном приказе оговорена возможность заключения договоров о полной материальной ответственности в электронном виде. В этом случае соглашение о дополнении, изменении или расторжении договора оформляйте также в электронном виде.

Заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должности которых не предусмотрены Перечнем чревато штрафом до 50 000,00 рублей. ст. 5.27 КоАП РФ. Отсутствие договора или несоответствие типовой форме не позволит взыскать ущерб. Поэтому обязательно проверьте должности и сотрудников на соответствие перечню.

Договоры о полной материальной ответственности можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, кто:

• достиг 18-летнего возраста;
• непосредственно обслуживает или использует деньги, товар или другое имущество организации;
• занимает должность или выполняет работу из перечней, утвержденных приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н.

Так, в соответствии с перечнями Минтруда письменные договоры о полной материальной ответственности можно заключать, например, с кассирами, контролерами, лаборантами, заведующими складом. При этом не имеет значения, трудится работник на указанных должностях по основному месту работы или по совместительству (ст. 244 ТК, письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Заключать отдельный договор о материальной ответственности с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером закон не требует. Руководитель организации несет полную материальную ответственность в силу закона. А чтобы такую ответственность несли его заместитель и главный бухгалтер, необходимо только внести данное условие в их трудовой договор (ст. 243, 277ТК).

 

3. Действия перед годовой инвентаризацией.

Итак, что нужно сделать до проведения годовой инвентаризации:

1. Проверить все действующие договоры о материальной ответственности. Определите, сколько договоров о полной материальной ответственности у вас сейчас в работе. Убедитесь в их актуальности — все ли действующие договоры соответствуют новой типовой форме, так как правильное применение новых правил поможет вам избежать ошибок и споров с работниками.
2. Если договоры о полной материальной ответственности заключены по типовой форме из постановления Минтруда от 31.12.2002 № 85, то переделывать их не нужно. Но если договор заключен в свободной форме или по форме, которая действовала до 2002 года, то нужно перезаключить обязательно.
3. Перенести все остатки по основным средствам и материальным запасам с лиц, не входящих в перечень должностей, утруждённых приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н на материально ответственных лиц, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.
4. Заполнение договора о материальной ответственности с 1С БГУ.

С 01 сентября 2025 используйте обновленные типовые договоры о материальной ответственности. Бланки типовых договоров уже есть в 1С. Релиз программы должен быть установлен не менее 2.0.105.60.

Как проверить релиз программы показано на рисунке ниже.

 

 

Список документов вида Договор об индивидуальной материальной ответственности и Договор о коллективной материальной ответственности можно открыть с помощью соответствующей команды меню функций раздела Материальные запасы, либо Учет и отчетность.

 

 

Для ввода нового документа нажимаем кнопку Создать на командной панели.

Реквизиты Организация, Дата и Номер документа Договор об индивидуальной материальной ответственности заполняются автоматически. Далее вносим данные в поле Руководитель, а также МОЛ.

 

 

После проверки правильности заполнения реквизитов документ следует записать с помощью кнопки Записать. С помощью флага Не действует в шапке документа можно проставить информацию о прекращении действия договора об индивидуальной ответственности

С помощью кнопки Печать можно сформировать и распечатать форму договора. Проверяем печатную форму на соответствие приказу 251н.