Контрольные точки в проектах 1С:ДГУ 3.0

Как контролировать выполнение задач и этапов проекта

🎯 Когда это пригодится

При реализации проектов недостаточно просто поставить задачи исполнителям. Руководителю важно понимать, на каком этапе находится проект, соблюдаются ли сроки и какие работы уже завершены.

Для этого в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 используются контрольные точки — инструмент контроля плана проекта, который позволяет отслеживать достижение ключевых этапов и своевременно выявлять отклонения от плана. Контрольные точки можно использовать как совместно с планом проекта, так и отдельно.

📍 Что такое контрольная точка

Контрольная точка — это важный этап проекта, достижение которого означает завершение определенного блока работ.

В отличие от обычной задачи, контрольная точка показывает не отдельное действие сотрудника, а готовность проекта перейти к следующему этапу.

⚙ Перед началом работы

Чтобы использовать контрольные точки, необходимо включить соответствующую функциональную возможность.

Для этого перейдите:

Настройка - Настройка программы → Проекты и трудозатраты

и установите флажки:

🟨 ✔ Учет по проектам

🟨 ✔ Виды проектов (при необходимости)

🟨 ✔ Контрольные точки

После включения функциональности:

• в разделе «Совместная работа» появится раздел «Проекты»;
• станет доступен справочник «Виды проектов»;
• в карточках документов появится реквизит «Проект»;
• можно будет создавать проекты и использовать контрольные точки.

🛠 Как создать контрольные точки

После создания проекта откройте его карточку.

Список контрольных точек можно открыть:

🟨 ✔ из списка проектов по команде «КТ»;

или

🟨 ✔ непосредственно из карточки проекта по команде «КТ».

📝 Заполнение карточки контрольной точки

После создания контрольной точки необходимо заполнить ее карточку.

Рекомендуется указать следующие сведения:

🟨 Уровень — выберите уровень контроля (например, Оперативный, Тактический или Стратегический).

🟨 Контрольная точка — укажите краткое наименование этапа проекта, например: «Подписан договор аренды».

🟨 Результат — опишите ожидаемый результат выполнения контрольной точки. Например: «Договор аренды согласован и подписан».

🟨 Плановый срок — установите дату, к которой контрольная точка должна быть достигнута.

🟨 Ответственный — выберите сотрудника, отвечающего за выполнение контрольной точки.

🟨 Проверяющий — укажите сотрудника, который будет проверять выполнение контрольной точки (при необходимости).

После заполнения карточки нажмите «Записать и закрыть».

💡 Совет. Используйте понятные названия контрольных точек и конкретно формулируйте ожидаемый результат. Это позволит руководителю проекта быстрее оценивать степень готовности каждого этапа и контролировать выполнение проекта.

📈 Оценка выполнения контрольных точек

Основой механизма является регулярная оценка вероятности прохождения контрольной точки в установленный срок ответственным исполнителем.

📌 Для оценки необходимо:

1. Выделить одну или несколько контрольных точек.
2. Нажать «Оценить».
3. Указать дату и комментарий.
4. Выбрать одну из доступных оценок.

В программе предусмотрены три варианта оценки:

✔ В срок — выполнение идет согласно плану.

⚠ Есть несущественные риски — имеются небольшие отклонения, которые пока не влияют на общий срок проекта.

✖ Под угрозой — существует высокая вероятность нарушения планового срока.

📝 История оценок

Для каждой контрольной точки программа хранит только одну оценку за неделю.

Если в течение недели оценка была изменена, предыдущая запись автоматически заменяется новой.

📌 Просмотреть историю можно:

✔ в карточке контрольной точки по ссылке «Оценки»;

✔ через команду Еще → История оценок для всего проекта.

📊 Общая оценка проекта

На основании оценок контрольных точек программа автоматически рассчитывает общее состояние проекта.

Возможны три варианта:

✔ В срок — все контрольные точки имеют положительную оценку.

⚠ Есть риски — отсутствуют критические оценки, но имеются контрольные точки с рисками.

✖ Под угрозой — хотя бы одна контрольная точка имеет критическую оценку.

💡 Общая оценка отображается в карточке проекта и в списке проектов.

📈 Анализ динамики оценок

История оценок позволяет увидеть изменения за последние три недели и быстро определить текущее состояние проекта.

С ее помощью можно:

✔ выявить контрольные точки, состояние которых ухудшилось;

✔ определить этапы, требующие особого внимания;

✔ оценить динамику развития проекта.

📊 В нижней части окна отображается сводная статистика по контрольным точкам проекта. Она позволяет руководителю быстро оценить текущее состояние проекта без просмотра каждой контрольной точки отдельно.

В статистике выводятся:

✔ Всего — общее количество контрольных точек проекта.

✔ Не пройдено — количество контрольных точек, которые еще не завершены.

✔ Просрочено — количество контрольных точек, срок выполнения которых уже истек.

✔ Ждут оценки — контрольные точки, по которым ответственные сотрудники еще не выполнили очередную еженедельную оценку вероятности прохождения.

✔ Под угрозой — количество контрольных точек с критической оценкой, требующих первоочередного внимания.

✔ Есть риски — контрольные точки, выполнение которых сопровождается рисками, но пока не находится под угрозой срыва сроков.

✔ В срок — контрольные точки, выполнение которых, по текущей оценке, осуществляется согласно плану.

💡 Совет. Если в статистике появились значения в строках «Под угрозой» или «Есть риски», рекомендуется открыть соответствующие контрольные точки, ознакомиться с комментариями ответственных сотрудников и при необходимости скорректировать дальнейший план работ.

💾 Выгрузка и загрузка контрольных точек

Подготовленный список контрольных точек можно сохранить и использовать повторно.

📌 Для этого предусмотрены команды:

✔ Еще → Выгрузить;

✔ Еще → Загрузить.

Контрольные точки сохраняются в XML-файл и могут использоваться как шаблон для других проектов.

👤 Мои контрольные точки

Персональный список контрольных точек открывается через раздел:

📌 Совместная работа → Мои контрольные точки

В окне доступны три вкладки:

✔ На исполнение — контрольные точки, назначенные текущему пользователю.

✔ На проверку — контрольные точки, ожидающие проверки.

✔ Контроль — все непройденные контрольные точки, доступные пользователю.

⭐ Шаблоны контрольных точек

Для однотипных проектов рекомендуется использовать шаблоны контрольных точек.

В шаблоне можно заранее настроить:

✔ группы контрольных точек;

✔ последовательность этапов;

✔ ответственных;

✔ проверяющих;

✔ уровни контроля;

✔ продолжительность выполнения.

Для перехода выполните следующие действия:

1. Откройте раздел НСИ.
2. Перейдите в список Виды проектов.

3. Откройте нужный вид проекта.

4. На панели команд нажмите кнопку «КТ».

📌 Для создания шаблона контрольной точки нажмите кнопку «Создать».

💡 В шаблоне срок указывается не календарной датой, а продолжительностью (рабочие дни, часы и минуты). При создании проекта программа автоматически рассчитает плановые даты по рабочему графику.

📌 Заполнение проекта по шаблону

Чтобы применить готовый шаблон:

1. Откройте список контрольных точек проекта.
2. Выберите Еще → Заполнить по шаблону.
3. Укажите необходимый шаблон.

💡 Важно. Если в проекте уже существуют контрольные точки, при заполнении по шаблону они будут помечены на удаление и заменены новым списком.

✅ Итоги

Контрольные точки позволяют руководителю отслеживать ключевые этапы проекта, своевременно выявлять возможные риски и контролировать выполнение работ без необходимости анализировать каждую отдельную задачу. Использование шаблонов упрощает запуск однотипных проектов, а регулярная оценка контрольных точек помогает поддерживать актуальную информацию о состоянии проекта и быстрее реагировать на возникающие отклонения.