Как посмотреть, кто и когда изменял файл в 1С:ДГУ 3.0

Контроль версий файлов в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0

При совместной работе над документами нередко возникает необходимость определить, кто внес изменения в файл, когда это произошло и при необходимости восстановить предыдущую редакцию.

Для этого в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 предусмотрен механизм версий файлов, который сохраняет историю изменений и позволяет просматривать предыдущие редакции документа.

Когда может понадобиться

Механизм версий файлов помогает решить множество практических задач:

• определить, кто последним изменял файл;
• посмотреть дату и время внесения изменений;
• открыть предыдущую редакцию документа;
• сравнить разные версии файла;
• восстановить предыдущую версию при ошибочном редактировании;
• проверить, какие изменения были внесены после согласования документа.

Как открыть историю версий файла

Для просмотра истории изменений:

1. Откройте карточку документа.
2. На вкладку Обзор выберите нужный файл.
3. Нажмите Еще → Открыть карточку.

После этого откроется список всех сохраненных редакций файла.

Какие сведения отображаются

Для каждой версии можно увидеть:

• номер версии;
• дату и время создания;
• пользователя, создавшего версию;
• комментарий к версии (если он был указан).

Это позволяет быстро определить, кто и когда изменял документ.

Как открыть предыдущую версию

Чтобы посмотреть содержимое старой редакции:

1. Выберите необходимую версию.
2. Нажмите Открыть версию.

Файл откроется только для просмотра и позволит проверить его содержимое без восстановления.

Как сравнить версии файла

Для поддерживаемых форматов (например, Microsoft Word) можно сравнить две редакции документа.

Для этого:

1. Выделите нужную версию.
2. Выберите команду Показать отличия.
3. Система откроет документ в Microsoft Word и отобразит отличия между выбранными версиями в режиме сравнения документов.

Такой способ особенно удобен при проверке изменений после согласования или совместного редактирования.

Как восстановить предыдущую версию

Если последняя редакция была изменена ошибочно:

1. Откройте список версий.
2. Выберите необходимую редакцию.
3. Выполните команду Сделать активной.

После восстановления выбранная версия станет актуальной, при этом история изменений сохранится.

📋 Просмотр протокола работы сотрудников с файлом

Помимо истории версий, в 1С:ДГУ 3.0 можно использовать протокол работы сотрудников, который фиксирует все действия пользователей с файлом.

В протоколе отображаются:

• 🆕 создание файла;
• 👁️ просмотр;
• 📥 получение файла;
• ✏️ изменение файла;
• 📤 загрузка новой версии;
• 📑 другие зарегистрированные действия.

Для каждого события фиксируются:

• 📅 дата;
• 🕒 время;
• 👤 пользователь;
• ⚙️ выполненное действие.

Используя протокол работы, можно быстро определить, кто, когда и какие действия выполнял с файлом, что особенно полезно при анализе спорных ситуаций, проверке соблюдения внутренних регламентов и контроле действий пользователей.

⚙️ Как включить протокол работы

❗ Важно!

Перед использованием протокола работы необходимо включить протоколирование действий пользователей.

Для этого:

1. ⚙️ Перейдите в раздел Настройка.
2. 🔐 Откройте Права доступа.
3. 📋 Выберите пункт Протокол работы.
4. ✅ Установите флажок «Протоколировать работу пользователей».
5. 💾 Сохраните изменения.

💡 Обратите внимание

После включения настройки система начнет регистрировать действия пользователей с документами и файлами.

Протокол содержит только те события, которые произошли после включения протоколирования. Действия, выполненные ранее, в журнал не попадут.

✅ Итоги

Механизм версий файлов в 1С:ДГУ 3.0 позволяет полностью контролировать историю изменений документов.

С его помощью можно:

• 👤 определить, кто изменил файл;
• 📅 узнать дату и время создания каждой версии;
• 🔍 сравнить разные редакции документа;
• ♻️ восстановить предыдущую версию файла при необходимости.

Использование версий файлов значительно упрощает совместную работу с документами, помогает быстро находить причины изменений и снижает риск потери важных данных.