Учёт продуктов питания в 1С:БГУ

Теоретический материал

Зачем нужен документ «Меню-требование»?

Документ «Меню-требование», расположенный в разделе «Услуги, работы, производство», предназначен для списания продуктов питания, использованных при организации питания в государственных учреждениях (например, детских садах, школах, интернатах и пр.). Он позволяет учитывать расход продуктов по категориям довольствующихся (например, дети, сотрудники, льготники и т.д.).

Кроме основного списания, документ также поддерживает оформление возврата неиспользованных продуктов на склад, что важно для точного учета и минимизации потерь.

Важно: Возврат недоброкачественных продуктов или тары поставщику оформляется другим документом — «Накладная на отпуск материалов на сторону» с операцией «Возврат поставщику» (раздел «Материальные запасы»). Из документа можно распечатать Накладную на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) и Товарно-транспортную накладную (Т-1) (ф. 0345009).

Результат инвентаризации продуктов питания отражается в программе с помощью документа Инвентаризация МЗ (раздел Материальные запасы, команда Инвентаризация МЗ). После заполнения и записи документа можно сформировать печатные формы Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) и Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (ИНВ-22) (ф. 0317018).

Оприходование неучтенных продуктов питания, выявленных в результате инвентаризации, производится с помощью документа Акт о приемке материалов (раздел Материальные запасы, команда Акт о приемке материалов). После заполнения и записи документа можно сформировать печатные формы Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) и Акт о приемке материалов (М-7) (ф. 0315004).

Включение подсистемы «Учёт продуктов питания»

Перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройка параметров учёта»

Перейдите в «Специализированные подсистемы» и поставьте галочку «Учёт продуктов питания»

После этой настройки у вас появится блок «Учёт продуктов питания»

Какие справочники нужно заполнить перед работой с документом?

Для корректного использования документа «Меню-требование» необходимо предварительно заполнить следующие справочники:

• Номенклатура — должны быть созданы карточки всех используемых продуктов питания.
• Категории довольствующихся — например: «Дети дошкольного возраста», «Сотрудники», «Льготники» и пр.
• Варианты меню — предназначен для хранения и настройки типовых или индивидуальных меню
• Приемы пищи — содержит перечень возможных временных интервалов или наименований приёма пищи (например: Завтрак, Второй завтрак, Обед, Полдник, Ужин).

Без этих данных документ не позволит корректно выбрать продукты, склад или категорию, что приведёт к ошибкам в учете.

Заполнение справочников и документов в 1С:БГУ

Справочник Номенклатура

Справочник «Номенклатура» находиться в разделе «Услуги, работы, производство».

Переходим в справочник и нажимаем кнопку «Создать»

Для продуктов питания будет необходимо изменить тип номенклатуры на «Продукты питания». Чтобы изменить тип номенклатуры нажимаем три точки возле названия типа и из выпадающего окна «Выбор типа номенклатуры» выбираем «Продукты питания».

Заполняем поле «Наименование» соответствующим вашему продукту. В данном примере: Продукт 1, Продукт 2, Продукт 3, Продукт 4.

Далее нужно будет создать Номенклатуру для блюда, состоящего из ранее введенных продуктов. Для этого меняем «Тип номенклатуры» на «Готовое блюдо», также как меняли его для продуктов питания. Заполняем «Наименование» для блюда и записываем документ, чтобы стало активно поле «Основная спецификация» внизу карточки Номенклатуры.

Нажимаем на поле «Основная спецификация» и нажымаем кнопку «Создать».

Спецификация номенклатуры

Документе «Спецификация номенклатуры» создан для формирования составляющих для готового блюда. Выбираем на сколько рассчитано данное блюдо (на несколько порций/ на 1 порцию). Заполняем поля:

• Наименование
• Количество (выход)
• Номер спецификации

Через кнопку «Добавить» подбираем продукты, которые будут входить в это блюдо. После проставляем количество затрачиваемой части продуктов на приготовление данного блюда.

Аналогично делаем для других готовых блюд (создаем номенклатуру и заполняем в ней «Спецификацию номенклатуры»).

Раздел «услуги, работы, производство»

Перейдите в раздел «Услуги, работы, производство», в части «Учет продуктов питания» и последовательно заполните следующие справочники:

1. Приемы пищи
2. Варианты меню
3. Категории довольствующихся

Порядок заполнения важен: данные, внесённые на предыдущем этапе, используются при заполнении следующего справочника.

Заполнение справочника «Приёмы пищи»

Переходим в справочник «Приемы пищи» и создаем записи приемов пищи, заполняя поле «Наименование». После заполнения, введенные приемы пищи, будут отображаться в списке справочника

Заполнение справочника «Варианты меню»

Переходим в справочник «Варианты меню» и создаем запись. В «Вариант меню» заполняем поля: Наименование меню, Текущий порядок. После нажимаем кнопку «Создать» и подбираем в выпадающем окне «Типовое меню» подходящие элементы справочников: Прием пищи, Блюдо, Спецификация, Выход и хронологический порядок для записи типового меню (это очередность блюда для заполнения данных в документах и печатных формах).

Аналогично заполняем второе типовое меню с другим набором элементов справочников.

После заполнения всех Типовых меню, записываем и закрываем документ.

В справочнике «Варианты меню» появиться новая запись.

Заполнение справочника «Категории довольствующихся»

Следующий справочник «Категории довольствующихся». Создаем новую запись заполняя необходимые реквизиты:

• Организация
• Наименование
• Вариант меню

Далее в закладке «приемы пищи/ источники средств» в табличной части записи, добавляем приемы пищи и проставляем галочки Исп. Заполняем реквизиты в разделе «Источники средств»:

• КФО
• КПС
• Счет затрат
• КЭК
• Вид затрат

Записываем документ. В закладке «плановая стоимость / количество питающихся» создаем плановую стоимость заполняя дату, с которой она будет действовать и саму стоимость. В количество питающихся, также проставляем дату и количество довольствующихся. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Принятие к учёту МЗ

Так как Меню-требование заполняется исходя из остатков продуктов, числящихся в базе, будет необходимо произвести принятие к учету МЗ, через документ «Поступление МЗ» в разделе «Материальные запасы».

Создаем документ «Поступление МЗ» и заполняем необходимыми реквизитами:

• Вид поступления
• КПС
• Дата
• Организация
• Контрагент
• Договор
• МОЛ/Место хранения

После заполнение вышеперечисленных реквизитов, переходим к табличной части документа. В закладке Материальные запасы, через кнопку «Добавить» заполняем приобретёнными продуктами, которые использовали для заполнения справочников. С указанием:

• КПС
• КФО
• Счета учета
• КЭК
• Количества
• Суммы
• НДС (при наличии)

В закладке «Денежные обязательства» нажимаем кнопку «Заполнить», все заполниться автоматически, на основании ранее введенных данных и закладки «Материальные запасы»

В закладке «Бухгалтерская операция», выбираем соответствующую бух. Операцию для данного поступления. Также проставляем галочку авторасчет денежного обязательства, подкрепляем лицевой счет и вид затрат.

Заполнение документа Меню-требование (списание продуктов)

Все необходимые справочники и документы для заполнения Меню-требования. Переходим снова в раздел «Услуги, работы, производство» и создаём документ Меню-требование. Заполняем реквизиты:

• МОЛ/ Место хранения
• Вид операции Списание продуктов
• Организация
• Дата

Вид меню-требование «Первоначальное/ Дополнительное» выбирается исходя из следующих случаев:

• Первичное меню-требование - первое или единственное меню-требование за день. Количество довольствующихся отражается в отчетах о списании продуктов и стоимости питания.
• Дополнительное меню-требование - не первое меню-требование за день.
  Например, дополнительное меню-требование вводится, когда нужно списать продукты с другого склада.

Заполняем Категории довольствующихся. Данное действие можно заполнить вручную, а также автоматически - нажимаем на кнопку «Заполнить документ» и выбираем «Заполнить меню-требование (все таблицы)», данной операцией база произведет автоматическое заполнение по всем табличным частям документа (Категории довольствующихся, Меню-раскладка, списание продуктов. Также можно заполнить каждую часть таблицы по отдельности, в соответствии с выпадающим списком после нажатия кнопки «Заполнить документ».

В закладке «Подписи». Выбирается необходимые для печатной формы подписи.

Закладка «Бухгалтерская операция» будет заполнена автоматически.

Заполнение документа Меню-требование (возврат продуктов)

Если продукты нужно вернуть, то также создаёте документ «Меню-требование». Выбираете МОЛ/ Место хранение и меняем Вид операции на «Возврат продуктов». В верхней части документа нажимаем «Заполнить документ» и далее на «Заполнить категории довольствующихся», таким образом автоматически заполнится категории довольствующихся. Далее переходим в табличную часть на закладку «Списание продуктов питания» и через кнопку добавить заполняете те продукты, которые не были использованы для приготовления и будут возвращены обратно.

Важно! После этого на закладке Списание продуктов в табличной части Продукты по текущей категории появятся две новые колонки – Цена и Сумма. Заполнение реквизитов на закладках документа выполняется аналогично заполнению реквизитов вручную, рассмотренному выше. Отличие заключается в том, что в поле Количество следует вводить не положительные значения, а отрицательные. Все дальнейшее заполнение данного документа соответствует заполнению Меню-требования по списанию продуктов.