Основные понятия

Учетный лист агрегата –обобщающий термин для первичного документа, подтверждающего работу агрегата, трактора, комбайна или самоходной машины.

В программе предусмотрен документ «Рабочий лист агрегата» - электронный аналог унифицированной формы №17 (код по ОКУД 6002210).

Часть его реквизитов (агрегат, ответственное лицо, срок действия, дата) заполняется заранее, документ распечатывается и выдаётся материально–ответственному лицу; после того как генератор отработал, в документ вносятся фактические данные о режимах и продолжительности работы – они и станут основанием для расчёта расхода бензина.

Если учреждение использует трактор, комбайн или другую самоходную машину, вместо рабочего листа агрегата применяется документ «Учётный лист тракториста–машиниста» (форма №411–АПК) – но логика списания топлива у него та же.

Списание ГСМ оформляется актом о списании по ф. 0510460 (приказ №61н). Основанием для акта служит первичный документ, подтверждающий фактическую работу оборудования, – в нашем случае рабочий лист агрегата и справка–расчёт расхода ГСМ к нему. Нормы расхода топлива и смазочных материалов учреждение устанавливает самостоятельно – как правило, на основании технической документации на генератор (паспорта, инструкции по эксплуатации) и закрепляет приказом или учётной политикой.

 

Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов

Для задания норм расхода топлива используется справочник «Нормы для расчета ГСМ для агрегатов». Раздел ГСМ – подраздел Настройки – Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов.

Заполнение реквизитов элемента справочника:

• Наименование – наименование нормы расхода ГСМ.
• Вид нормы – выбирается из списка:
  • – базовая норма расхода ГСМ;
  • – норма расхода смазочных материалов и спец. жидкостей (ед. / на 100 ед. топлива).

Если Вид нормы имеет значение Базовая норма расхода ГСМ, то доступны для заполнения реквизиты: Вид ГСМ (горючее) – выбирается из справочника Виды ГСМ.

Значение расхода горючего –указывается количество ГСМ, расходуемое за контрольный период времени, либо необходимое для выполнения контрольного объема работы или для получения контрольных показаний счетчика. Единица измерения – выбирается из справочника Классификатор единиц измерения.

Основной параметр расчета выбирается из списка:

• продолжительность работы (в часах);
• объем работы;
• показания счетчика (в количестве единиц).

Единица измерения – единица измерения основного параметра расчета. Выбирается из справочника Классификатор единиц измерения. 

Сезонная норма-флажок, который следует установить в случае, если норма расхода ГСМ является сезонной. После установки флажка становятся доступны реквизиты, описывающие период действия сезона:

• месяц начала сезона – порядковое число, месяц начала действия сезонных норм расхода ГСМ; 
• число месяца начала сезона – порядковое число, день в месяце начала действия сезонных норм расхода;
• месяц окончания сезона – порядковое число, месяц окончания действия сезонных норм;
• число месяца окончания сезона – порядковое число, день в месяце окончания действия сезонных норм расхода ГСМ.

 

 

Настройки норм расхода ГСМ для агрегатов

Далее переходим к заполнению настроек норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов. Раздел ГСМ – подраздел Настройки – Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов.

Регистр сведений Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов предназначен для хранения по организациям, транспортным средствам/агрегатам норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов, а также поправочных коэффициентов и значений к нормам расхода ГСМ.

Регистр сведений является периодическим и заполняется пользователем настройками расчета норм расхода ГСМ для транспортного средства/агрегата, которые считаются активными с даты, соответствующей периоду.

Заполнение реквизитов элемента справочника:

Транспортное средство/агрегат (элемент справочника Основные средства, НМА, НПА).

Вид объекта расхода – выбирается из списка – Агрегаты.

Настройка (элемент справочников Нормы расхода ГСМ для агрегатов / Поправочные коэффициенты для расчета норм расхода ГСМ / Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ).

Название настройки (строка, длина – 150).

В документе Таксировка рабочего листа агрегата при нажатии на кнопку Заполнить параметры расчета расхода ГСМ по настройкам для агрегата для агрегата будут получены все настройки, содержащиеся в регистре сведений на дату рабочего листа агрегата, которые могут быть отредактированы в документе Таксировка рабочего листа агрегата.

 

 

Настройки заполнения документов учета ГСМ

Для упрощения подготовки рабочих листов агрегатов следует воспользоваться Настройкой заполнения документов учета ГСМ, которая позволяет для каждого агрегата указать значения реквизитов учетного листа для автоматического заполнения.

Заполнение реквизитов элемента справочника:

• вид объекта расхода ГСМ – выбрать «Агрегаты»;
• вид первичного документа – выбрать значение «Рабочий лист агрегата»;
• агрегат – выбрать основное средство, соответствующее оборудованию, потребляющему ГСМ;

Значение полей «МОЛ», «Подразделение», «Руководитель подразделения», «Запланировано моторесурсов (ч)», «Единица измерения моторесурсов» служат для заполнения документа Рабочий лист агрегата.

Для сохранения настроек следует нажать кнопку «Записать и закрыть».

 

 

Настройка отражения затрат на ГСМ

Чтобы списание топлива заполнялось автоматически и попадало в документ «Таксировка учетного листа агрегата» необходимо заполнить регистр сведений «Настройки отражения затрат на ГСМ», а именно:

• организацию;
• дату актуальности: дата, начиная с которой это правило должно действовать;
• основное средство: агрегат, для которого настраивается списание;
• вид ГСМ, номенклатура, КФО, счет учета, КПС, МОЛ/Место хранения ГСМ – исходя из настроек вашей учетной политики и типа учреждения;
• дебет: счет учета затрат, на который будет списываться стоимость израсходованного агрегатом топлива.

 

 

Формирование рабочего листа агрегата

Документ «Рабочий лист агрегата» создаётся в разделе ГСМ – Журнал учётных листов агрегатов. 

В шапке документа заполняются:

• агрегат – выбирается генератор из справочника основных средств;
• срок действия – дата окончания действия Рабочего листа агрегата;
• марка двигателя и номер двигателя агрегата – заполняются автоматически при выборе агрегата, согласно данным, указанным в регистре Паспорта транспортных средств, расположенном на вкладке Инвентарный объект соответствующего элемента справочника Основные средства, НМА, НПА (свойства Модель двигателя и Номер двигателя);
• МОЛ – материально ответственное лицо. 

На вкладке «Общие сведения» дополнительно указывается подразделение, руководитель подразделения и запланированный объём моторесурсов. Номер рабочего листа присваивается автоматически. После заполнения документ проводится и распечатывается – печатная форма передаётся оператору для отметок о фактической работе. Флажки Выдан МОЛ и Получен от МОЛ устанавливаются соответственно при выдаче рабочего листа агрегата материально-ответственному лицу и при его получении для таксировки.

 

 

На вкладке «Результаты» выводятся итоговые расчетные показатели работы агрегата за указанный период. Данные на этой вкладке включают в себя:

• наименование выполненной работы агрегата;
• оператор: МОЛ ответственный за работу агрегата;
• показатели расчета расхода ГСМ – выбирается один из показателей: продолжительность работы (в часах)/объем работы/показания счетчика (в количестве единиц);
• вид ГСМ используемый в работе агрегата;
• получено: сколько по факту заправили ГСМ до начала работы агрегата;
• израсходовано: фактический расход топлива агрегата;

Документ проводок не формирует.

 

 

Таксировка учетного листа агрегата

После того как генератор отработал и рабочий лист заполнен фактическими данными, на его основании (по ссылке «Ввести таксировку» в форме документа либо по кнопке «Создать на основании») создаётся документ «Таксировка учётного листа агрегата». Вкладка «Данные рабочего листа» заполняется автоматически на основании рабочего листа.

 

 

Вкладка «Исходные данные» содержит в себе информацию о режиме работы агрегата, которая заполняется автоматически из учетного листа. Ранее заполненные параметры расчета подтягиваются в документ по кнопке «Заполнить параметры расчета по настройкам для агрегата».

 

 

Вкладка «Расчет расхода ГСМ» содержит в себе информацию о виде ГСМ, остатках топлива на начало и конец периода, выданном количестве и о фактическом/нормативном расходе ГСМ. Для заполнения данной вкладки нужно нажать кнопку «Рассчитать нормативных расход ГСМ», а для вывода остатка на конец периода дополнительно нажать кнопку «Установить фактический расход и остаток».

 

 

Списание оформляется на вкладке «Списание ГСМ» той же таксировки – заполняется табличная часть «Списываемые материалы». Если у генератора несколько источников финансирования (КФО) или назначений расхода, распределение можно сделать вручную через кнопку «Подобрать» с указанием количества по каждому КФО, либо один раз настроить регистр сведений «Настройка отражения затрат на ГСМ» – тогда по кнопке «Заполнить» табличная часть подставится автоматически. В настройке для каждого вида ГСМ и агрегата указываются:

• номенклатура ГСМ, КФО, счёт учёта и КПС;
• МОЛ / место хранения;
• счёт дебета (счёт затрат), на который относится расход.

 

 

Предварительно следует заполнить комиссию.

 

 

В документе «Таксировка учетного листа агрегата» предусмотрена одна типовая операция.

 

 

Проведение документа выполняется кнопкой «Провести» – программа сформирует проводки по бухгалтерскому учёту по типовой операции «Списание ГСМ по рабочему листу агрегата».

 

 

После проведения таксировки к документу можно сформировать печатную форму Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460, ред. 157н) – электронный акт с подписанием ЭП. Печатная форма Справка-расчет расхода ГСМ содержит учетный лист агрегата и результаты расчета фактического и нормативного расхода ГСМ по таксировке за указанный период.