Автоматизация заполнения путевых листов и таксировок 1С: БГУ 8 (ред. 2)

Основные сведения

Для оптимизации процесса оформления путевых листов и таксировок в 1С: БГУ 8 (ред. 2) в подсистеме «ГСМ» представлен блок «Настройки».

Рассматривать настройки будем по блокам:

• настройка округления результата расчета нормативного расхода ГСМ;
• создание маршрутов движения транспортных средств;
• добавление норм для расчета расхода ГСМ;
• добавление поправочных значений и коэффициентов для расчета норм расхода ГСМ;
• настройка норм расхода ГСМ;
• настройка заполнения документов учета ГСМ, отражения затрат.

 

Настройка округления результата расчета нормативного расхода ГСМ

В ситуации, когда при расчете нормативного значения ГСМ необходимо больше знаков после запятой – в конфигурации предусмотрена возможность вручную добавить тонкую настройку для каждого вида ГСМ (ГСМ – Настройки округления результата расчета нормативного расхода ГСМ):

 

 

 

1 – Организация, для которой производится настройка;

2 – Вид ГСМ;

3 – Кол-во знаков после запятой;

4 – В какую сторону будет округляться число при половинных значениях (0,5; 1,5; 2,5 и т.д.)

 

Cоздание маршрутов движения транспортных средств

Для дальнейшего автоматического заполнения путевых листов и таксировок необходимо заполнить маршруты транспортных средств (ГСМ – Маршруты движения транспортных средств):

 

 

 

Маршрут создаются в одну сторону, и, если обратный маршрут не меняется – необходимо сделать идентичный обратный маршрут (в нашем случае – это «маршрут 1/2 (обратный)», и указать его в основном маршруте («Маршрут 1/1») как обратный внизу формы.

 

ВАЖНО! Если маршруты водителя заранее неизвестны, допускается создать маршрут без указания протяженности и точек назначения, прописывая протяженность маршрута вручную в путевом листе. Поправочные коэффициенты указывать нужно. Пример такого маршрута ниже.

 

 

Добавление норм для расчета расхода ГСМ

Нормы для расчета расхода ГСМ создаются следующим образом (ГСМ – Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств):

 

 

 

В форме создания нормы необходимо добавить:

• название нормы;
• вид нормы;
• вид ГСМ (из тех, что были созданы ранее);
• значение расхода горючего (зависит от вида нормы);
• единицу измерения;
• основание применения.

Вид нормы выбираете в соответствии с установленным в организации:

 

 

Галка «Сезонная норма» устанавливает период применения нормы, применяется при необходимости:

 

 

Добавление поправочных значений и коэффициентов для расчета норм расхода ГСМ

Поправочные коэффициенты создаются следующим образом (ГСМ – Поправочные коэффициенты для расчета норм расхода ГСМ):

 

 

 

Поправочные коэффициенты корректируют значение расхода на установленный процент в строке «Значение расхода».

Аналогично с нормами расхода, можно установить сезонность.

Поправочные значения устанавливаются аналогично.

После добавления норм и поправочных коэффициентов, формулу расчета нормы можно увидеть следующим образом:

1. Нажать во вкладке «Расчет расхода ГСМ» кнопку «Рассчитать нормативный расход ГСМ»
2. Во вкладке «Исходные данные» нажать кнопку «Показать формулу расчета». Выглядит с нашими параметрами она следующим образом:
3.  

 

Настройка норм расхода ГСМ

Настройка норм расхода необходима для автоматического заполнения блока «Параметры расчета для выбранного маршрута» во вкладке «Исходные данные»:

 

 

 

В настройке нормы указывается:

• Cрок действия нормы;
• Организация, для которой производится настройка;
• Транспортное средство, для которого устанавливается норма;
• Настройка (выбирается норма, коэффициент);
• Наименование, которое дублирует название нормы

Дополнительные условия применяются при необходимости.

 

Настройка заполнения документов учета ГСМ, отражения затрат

Одна из основных настроек, необходимая для автоматизации заполнения путевых листов любой формы, таксировок - это Настройка заполнения документов учета ГСМ, а также Настройка отражения затрат на ГСМ:

 

 

1. Настройка заполнения документов учёта ГСМ

 

 

В шапке формы заполняются Организация, Вид объекта расхода (транспорт, агрегат), Вид первичного документа, Транспортное средство.

В зависимости от выбранного первичного документа содержание настройки может измениться.

Форма настройки для легкового автомобиля (Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)) содержит 6 вкладок:

- Общие настройки

Устанавливаются данные для заполнения реквизитов.

 

 

ВАЖНО! Остатки горючего и показания спидометра могут заполняться либо на основании таксировки, либо реквизитов прошлого путевого листа. Наиболее удобный вариант необходимо выбрать, проставив галку в соответствующей колонке внизу формы.

Вкладки «Значения реквизитов», «Водители», «Адреса маршрутов», «Прицепы», «Горючее» заполняются на основании уже известных данных. Примеры заполнения ниже.

По желанию, часть закладок можно не заполнять.

 

 

 

 

 

 

2. Настройка отражения затрат на ГСМ

В этой форме необходимо заполнить то, как будет происходить списание ГСМ и по каким реквизитам:

 

 

После заполнения всех разобранных в статье настроек – процесс заполнения путевых листов и таксировок станет значительно быстрее.