Оформление командировки (с оплатой по денежному содержанию)

Служебная командировка – это поездка для выполнения служебного задания сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок вне места постоянной работы.

В этой статье мы разберем правовую основу для направления сотрудника в командировку, как правильно оформить документ в программе и как корректно произвести расчёт командировки с оплатой по денежному содержанию.

 

Правовая основа служебных командировок

Порядок оформления служебной командировки закреплён:

• Постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 – утверждает Положение об особенностях направления работников в служебные командировки;
• ст. 167 ТК РФ – гарантии на сохранение места работы (должности) и среднего заработка на период нахождения в командировки;
• Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (ред. от 17.10.2022) "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих".

 

Настройка программы 1С: ЗКГУ

Для регистрации и расчёта оплаты командировки служащего необходимо установить соответствующую настройку в программе:

• Перейти в раздел "Настройка" – "Расчёт зарплаты";
• Нажать на ссылку "Настройка состава начисления и удержания";
• Открыть раздел "Учёт отсутствий";
• Поставить флажок "Командировки".

Также при установке флажка "В том числе внутрисменные" можно будет произвести расчёт командировки по часам в течении рабочего дня.

 

 

Для расчёта командировок государственных служащих по денежному содержанию необходимо провести следующую настройку в программе:

• Перейти в раздел "Настройка" – "Особенности государственного учреждения";
• Установить флажок "Рассчитывается денежное содержание государственных служащих";
• Указать, что отпуска, командировки, компенсации отпусков и т.д. оплачиваются "из расчета сохраняемого денежного содержания";
• При необходимости поставить галочку "Разрешить изменять порядок расчёта отпусков, командировок, компенсаций в первичных документах".

 

 

После проведения данных настроек в списке видов начислений будет создан вид начисления "Командировка (денежное содержание)". Настройку данного начисления необходимо проверить раздел "Настройка" – "Начисления".

 

 

Оформление командировки (по денежному содержанию)

Для создания документа:

• Перейдите в раздел "Кадры (или Зарплата)" – "Командировки";

 

 

• Нажмите кнопку "Создать";

 

 

В открывшемся документе в шапке заполняем поля:

• "Месяц" – необходимо указать месяц, в котором будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты;
• "Организация";
• "Дата" – необходимо указать дату, которую будет использоваться при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку по форме № Т-9, командировочного удостоверения по форме № Т-10 и служебного задания по форме № Т-10а;
• "Сотрудник".

 

 

Заполнение кадровых данных:

• в полях Дата начала и Дата окончания укажите период командировки (период указывается полностью, включая дни нахождения служащего в пути);

 

 

• флажок "Освободить ставку на период отсутствия" устанавливается, если это необходимо, чтобы на время командировки служащего занимаемая им ставка была свободна;

 

 

• Перейдите в раздел "Дополнительно" – "Данные для печати";
• Заполнение данных для приказа (Вкладка "Дополнительно");
• Укажите "Страну, город" и "Организацию назначения";
• Заполните поле "Основание (распоряжение)" и "Цель поездки".

 

 

Заполнение расчетных данных:

В разделе "Главное" необходимо выбрать как будет происходить расчёт командировки:

• "Рассчитать период командировки целиком в текущем документе" – с данной настройкой расчёт будет сразу за весь период командировки в данном документе;
• "Рассчитать переходящий период командировки с авансом и зарплатой" – с данной настройкой программа в документе сделает расчёт только за первый месяц, на который приходится командировка. Остальные месяца будут рассчитаны в начислении за первую половину или же в начислении зарплаты и взносов (в зависимости от того, как начисление командировки по денежному содержанию настроено);
• "Рассчитать командировку с авансом и зарплатой" – с данной настройкой все начисления командировки будут рассчитаны в начислении за первую половину или начислению зарплаты и взносов (в зависимости от того, как начисление командировки по денежному содержанию настроено).

 

 

При заполнении достаточных условий в документе производится автоматический расчёт:

• В разделе "Начислено" автоматически производится расчёт суммы за период нахождения в командировки;
• раздел "Удержано" рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и прочие постоянные удержания, назначенные для служащего, которые учитываются при выплате. Более подробно о расчете удержаний можно посмотреть, нажав на "карандаш" возле соответствующего удержания;
• в разделе "Сохраняемое денежное содержание" автоматически подсчитывается сумма ежемесячного денежного содержания госслужащего. Посмотреть/отредактировать начисления, которые входят в денежное содержание можно нажав на "карандаш" возле рассчитанной суммы.

 

 

В поле "Выплата" необходимо указать, как и когда будут выплачиваться рассчитанные в документе суммы.

 

 

Во вкладке "Дополнительно" при необходимости можно задать бухгалтерский учет, если он отличается от заданных настроек начисления.

 

 

Печатные формы и проверка расчёта

Для формирования унифицированных форм (Т-9, Т-10, Т-10а) необходимо в верхней панели документа нажать на кнопку "Печать":

 

 

Для детальной сверки расчёта в верхней панели документа нажмите на кнопку "Печать" и выберите отчёт "Расчет денежного содержания". Данный отчёт показывает из каких начислений идёт расчёт денежного содержания, основные показатели для расчёта и итоговый результат.

 

 

Практический пример расчёта командировки по денежному содержанию

Исходные данные:

1. Сотрудник направлен на служебную командировку с 14 по 18 сентября 2026 года (5 рабочих дня);
2. Сотрудник работает по пятидневной рабочей неделе на полную ставку. В сентябре по его графику работы 22 рабочих дня;
3. Весь расчёт командировки будет проходит в одном документе;
4. Сохраняемое денежное содержание состоит из:
   1. Должностного оклада: 30 000 руб.;
   2. Надбавка за особые условия муниципальной службы: 9 000 руб.;
   3. Оклад за классный чин: 4 000 руб.
   4. Ежемесячное денежное поощрение 30 000 руб.
5. У сотрудника в августе была начислена премия за выполнение особо важных и сложных заданий в размере 14 500 руб.

 

 

Расчёт служебной командировки

На основе исходных данных денежное содержание, учитываемое в полном размере = 73 000 руб.

Премия за особо важные и сложные задания учитывается в размере 1/12 каждой из фактически начисленных выплат за последние 12 календарных месяцев (Постановление Правительства РФ от 1 апреля 2022 г. N 554), поэтому премия в расчёте командировки будет учтена в размере:

 

14 500 * 1 / 12 = 1 208,33 руб.

 

Итого: сохраняемое денежное содержание = 74 208,33 руб.

 

Расчёт командировки по денежному содержанию:

 

74 208,33 * 5 / 22 1=16 865,53 руб.

 

В печатной форме "Расчет денежного содержания" программа подробно развернет таблицы:

• Денежное содержание, учитываемое в полном размере;
• Дополнительные выплаты, учитываемые в размере 1/12 фактически начисленных сумм;
• Расчёт командировки по денежному содержанию.

 

 

Командировка в выходные и праздничные дни

Если служебная командировка попадает в выходной или праздничный день, то эти дни не могут быть рассчитаны по сохраняемому денежному содержанию.

 

Нормативное обоснование

• Пункт 5 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2025 г. N 501 "Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки";
• Статья 153 ТК РФ.

 

Оформление командировки в выходные и праздничные дни

В документе "Командировка" указывает полный период нахождения сотрудника в служебную командировке (включая выходные или праздничные). Программа автоматически исключит выходные или праздничные дни по графику сотрудника из расчета.

 

 

Далее необходимо создать документ "Работа выходные и праздничные":

• Перейти в раздел "Кадры (или Зарплата)" – "Работа в выходные и праздничные".

 

 

• Создать документ и выберите месяц;
• В таблицу "Дни работы" внести даты нахождения сотрудника в командировке в выходной или праздничный день.

 

 

• Через кнопку "Подбор" указать сотрудника и после выбрать способ компенсации для каждого дня – "Повышенная оплата" или "Отгул" (без повышенной оплаты + отгул).