Оформление командировки (с оплатой по среднему заработку)

Введение

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Для государственных учреждений эта процедура имеет строгие правила, так как за все дни поездки сотруднику начисляется не обычный оклад, а средний заработок. В этой статье мы подробно и доступно разберем, как правильно оформить документы, как безошибочно рассчитать положенные выплаты и какие нюансы госсектора необходимо учесть.

 

Правовое обоснование и документы

Перед оформлением документов в программе важно помнить три главных нормативных акта:

• Статья 167 ТК РФ – гарантирует сотруднику сохранение места работы (должности) и среднего заработка на время поездки.
• Постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 – утверждает Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.
• Статья 139 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 №540 – регламентируют единый порядок расчета средней заработной платы.

 

Настройка программы 1С:ЗКГУ

Перед началом работы убедитесь, что в системе включен необходимый функционал. Если документ «Командировка» недоступен, проверьте настройки:

• Перейдите в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты»;
• Нажмите на ссылку «Настройка состава начислений и удержаний»;
• Откройте вкладку «Учет отсутствий»;
• Установите флажок «Командировки».

 

 

Если планируются внутрисменные поездки, отметьте пункт «В том числе внутрисменные».

После сохранения настроек программа автоматически создаст виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)», а также соответствующие виды времени для табеля («К» и «КМ»).

 

Оформление стандартной командировки (по среднему заработку)

Регистрация поездки состоит из двух этапов: кадрового (ввод сроков и печать приказа) и расчетного (начисление оплаты). В 1С:ЗКГУ оба этапа выполняются в одном документе.

Для создания документа:

• Перейдите в раздел «Кадры (или Зарплата)» – «Командировки»;

 

 

• Нажмите кнопку «Создать»;

 

• Выберите «Организацию» и укажите «Сотрудника»;

 

• Заполнение кадровых данных (Вкладка «Главное»)
• В поле «Период поездки» задайте даты начала и окончания командировки;

 

 

• Флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» рекомендуется оставить включенным. Согласно ст. 133 ТК РФ, месячная зарплата не может быть ниже МРОТ, поэтому программа автоматически дотянет средний заработок до минимума, если он окажется ниже;

 

 

• Нажмите ссылку «Освободить ставку на период отсутствия», если на ставку уехавшего сотрудника нужно временно принять другого человека по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ);

 

 

• Заполнение данных для приказа (Вкладка «Дополнительно»);
• Укажите «Страну, город» и «Организацию назначения»;
• Заполните поле «Основание (распоряжение)» и «Цель поездки»;
• Введите источник финансирования в поле «Финансирование» (критично для госучреждений для разделения КВВ и КОСГУ);

 

 

• Нажмите кнопку «Печать» для формирования приказа по унифицированной форме № Т-9.

 

 

Расчет и проверка среднего заработка

Автоматический расчет среднего заработка производится непосредственно на вкладке «Главное» документа «Командировка».

Для проверки расчета нажмите на зеленый карандаш рядом с полем «Средний заработок».

 

 

В открывшемся окне отобразится база заработка и количество фактически отработанных дней за предшествующие 12 месяцев (строго по Постановлению Правительства РФ от 24.04.2025 №540).

 

Сбор документов для проверки расчета

Для детальной сверки начислений выведите печатные формы. Нажмите кнопку «Печать» в верхней панели документа. Методически верными являются два отчета:

• «Расчет среднего заработка» – показывает помесячный состав начислений и отработанных дней.

 

 

• «Подробный расчет начислений» — содержит итоговую формулу расчета, размер среднедневного заработка и финальную сумму к выплате.

 

 

Практический пример расчета среднего заработка

 

Исходные данные:

• Сотрудник направлен в командировку с 11 по 14 августа 2026 года (4 рабочих дня).
• Расчетный период: с августа 2025 г. по июль 2026 г. (12 месяцев).
• Общая сумма начислений, входящих в расчетную базу за этот период: 600 000 рублей.
• Фактически отработанное время: 240 рабочих дней.

 

 

Пошаговый расчет:

1. Расчет среднедневного заработка:

600 000 руб. / 240 дн = 2 500 руб./дн

2. Расчет итоговой суммы командировочных начислений:

2 500 руб. * 4 дн = 10 000 руб.

В печатной форме «Расчет среднего заработка» программа детально развернет таблицы: в Разделе 1 будет зафиксирован стабильный заработок по 50 000,00 рублей за каждый месяц, а в Разделе 2 – реальное количество отработанных дней.

 

 

Способы расчета и отражения командировки в учете

В зависимости от длительности командировки и принятой учетной политики учреждения в документе выбирается один из трех вариантов расчета начисления.

1. Рассчитать период командировки целиком в текущем документе

 

 

• Суть: Вся сумма за время поездки рассчитывается сразу в документе «Командировка».
• Применение: Используется для коротких поездок, проходящих в рамках одного календарного месяца.
• Выплата: Доступна в любой ближайший срок – в межрасчет, с авансом или с зарплатой.

Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой

 

 

• Суть: Программа делит расчет на две части. Дни текущего месяца рассчитываются сразу, а дни следующего месяца будут начислены позже при общем расчете.
• Применение: Необходим для длительных «переходящих» командировок (например, с 25-го числа одного месяца по 5-е число следующего).
• Выплата: Первая часть выплачивается по правилам текущего документа, вторая автоматически попадет в ведомость по итогам месяца окончания поездки.

Рассчитать командировку с авансом и зарплатой

 

 

• Суть: Документ «Командировка» выполняет только кадровые функции и фиксирует средний заработок. Сами суммы за дни поездки в нем не рассчитываются.
• Применение: Подходит для учреждений с централизованным расчетом, где все выплаты аккумулируются в общих ведомостях.
• Выплата: Дни командировки до 15-го числа рассчитаются по среднему заработку в документе «Начисление за первую половину месяца» (аванс). Оставшиеся дни поездки рассчитаются в документе «Начисление зарплаты и взносов».

 

Командировка в выходные и праздничные дни: Особый порядок

Если сотрудник по распоряжению руководства выезжает в командировку в выходной день, находится в этот день в пути или специально привлекается к работе в дни отдыха, эти дни не могут оплачиваться по среднему заработку.

Нормативное обоснование:

• Пункт 5 Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 №540 прямо указывает, что оплата труда в выходные или нерабочие праздничные дни в период командировки производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.
• Статья 153 ТК РФ обязывает оплачивать такую работу не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением дополнительного дня отдыха (отгула).

 

Порядок оформления в программе

Документ «Командировка»

Оформляется на общий срок (включая выходные). 

Программа автоматически исключит выходные дни по графику сотрудника из расчета среднего заработка. В табеле эти дни закроются кодом «К».

 

 

Документ «Работа в выходные и праздники»

• Перейдите в раздел «Кадры (или Зарплата)» – «Работа в выходные и праздничные дни».

 

 

• Создайте документ и выберите нужного сотрудника.
• В табличную часть внесите именно те даты выходных/праздников, которые пришлись на период командировки (включая дни нахождения в пути по Письму Минтруда № 14-2/В-921).

 

 

• Укажите способ компенсации для каждого дня: «Повышенная оплата» или «Одинарная оплата + отгул».