Настройка и работа с внутренним электронным документооборотом в 1С:БГУ (ПРОФ и КОРП)

В данной статье рассмотрена настройка внутреннего электронного документооборота в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.0 для версий ПРОФ и КОРП. Описаны ключевые различия между версиями, пошаговые алгоритмы настройки, а также практические примеры работы с электронными документами на основе Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460). Статья отвечает на вопросы: «Как включить внутренний ЭДО в 1С:БГУ?», «В чем разница между настройкой в ПРОФ и КОРП?», «Как загрузить типовые шаблоны бизнес-процессов?», «Как подписывать документы и обрабатывать нештатные ситуации?».

 

Нормативное регулирование

Основанием для перехода на внутренний электронный документооборот является Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н). Согласно пункту 32 Стандарта, первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета должны составляться в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

Основной документ - Приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н. Он утверждает унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, и Методические указания по их формированию и применению. В Методических указаниях прописано, кто и какой подписью подписывает каждый документ, в каком порядке.

Сроки применения:

• Приказ № 61н действует с «1 января 2023 года» — это уже обязательная норма для всех учреждений.
• С «1 января 2026 года» вступают в силу изменения по Приказу Минфина России от 30.09.2024 № 144н, которые вводят новые формы и уточнения

Виды подписей:

• «Простая электронная подпись (ПЭП)» — пароль входа в программу 1С. Используется для внутреннего согласования.
• «Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП или УКЭП)» — сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра. Требуется для придания документу полной юридической силы и при внешнем ЭДО.

Важно: Согласно Методическим указаниям, если для документа требуется ПЭП, можно поставить и КЭП, а наоборот — нельзя.

 

Ключевые различия внутреннего ЭДО в 1С:ПРОФ и КОРП

Перед началом настройки важно понять принципиальную разницу между версиями:

 

 

Подготовительный этап: настройка прав пользователей (общее для ПРОФ и КОРП)

 

Перед началом работы необходимо настроить права пользователей — участников внутреннего ЭДО.

Путь: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

 

 

Последовательность действий:

1. Открыть карточку пользователя, который будет участвовать в ЭДО.
2. Заполнить реквизит «Физическое лицо» — именно отсюда система берет ФИО для штампа подписи.
3. В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») заполнить должность и контрагента со ссылкой на физическое лицо.
4. Перейти по ссылке «Права доступа» и включить необходимые профили:
   • «Настройка внутреннего ЭДО» — для ответственных за создание маршрутов и управление подключением форм.
   • «Добавление и изменение внутренних электронных документов» — для создания документов, подписания ПЭП и аннулирования.
   • «Работа только с внутренними документами пользователя» — для подписантов, у которых нет доступа к бухгалтерскому учету.
   • «Использование ЭП» — для права подписания усиленной квалифицированной подписью (КЭП).
   • «Добавление и изменение результатов голосования» - для членов комиссий, участвующих в голосовании.

 

 

Общие настройки внутреннего ЭДО

Для включения механизма внутреннего ЭДО необходимо:

Путь: Администрирование → Настройка параметров учета → Документы и отчеты.

Установить флаг «Использовать внутренние электронные документы».

 

 

Дополнительно можно включить:

- «Отображать дату подписания в штампе визуализации» — для наглядности на печатной форме.

- «Уведомлять исполнителей о задачах внутреннего ЭДО по электронной почте» — требует настройки почтового клиента.

 

Настройка и работа в 1С:БГУ ПРОФ

 

Создание маршрутов подписания

Маршрут подписания определяет порядок и состав подписантов электронного документа.

Путь: Администрирование → Настройка параметров учета → Документы и отчеты → гиперссылка «Маршруты подписания».

 

 

Нажмите «Создать» и заполните карточку маршрута:

• Укажите «наименование» маршрута (например, «Акт списания МЗ»).
• С помощью кнопки «Добавить подписанта» добавьте пользователей.
• Для каждого подписанта укажите вид подписи: «Простая» или «Усиленная».

 

 

Подписантов можно объединять в группы:

• «Все по очереди» — последовательное подписание.
• «Все одновременно» — параллельное подписание.
• «Любой» — достаточно подписи одного из группы.

 

Подключение маршрутов к документам (настройка формирования ЭД)

Путь: Администрирование → Настройка параметров учета → Документы и отчеты → «Настройки внутреннего ЭДО».

 

 

Действия:

1. Выберите организацию.
2. Отметьте галочками «печатные формы» учетных документов, которые должны участвовать во внутреннем ЭДО (например, «Акт сверки расчетов (ф. 0510477)»).
3. Для каждой формы из выпадающего списка выберите соответствующий маршрут подписания.
4. При необходимости нажмите «Скопировать ОТ...», чтобы перенести настройки с другой организации.

 

 

Практика: подписание Акта о списании МЗ (ф. 0510460)

На примере документа «Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)».

Шаг 1. Создание учетного документа

• Сотрудник (МОЛ) создает «Акт списания материалов» в разделе Материальные запасы → Выбытие и перемещение.
• Заполняет шапку: организация, МОЛ/Место хранения, счет учета.
• В табличной части «Материалы» подбирает МЗ, указывает количество и причину списания.

Шаг 2. Создание электронного документа

• После выбора и настройки «печатных форм» учетных документов, которые должны участвовать во внутреннем ЭДО в верхней части выбранной формы появляется подменю «Внутр. ЭДО».
• Нажать «Внутр. ЭДО → Сформировать» → выбрать печатную форму «Акт о списании МЗ (ф. 0510460)».
• Нажать «Записать». Документ получает статус «Требуется подписание».

 

 

Шаг 3. Подписание документа

• У подписанта задача появляется в «Органайзер/Внутренние документы пользователя».
• Открыть документ, нажать «Подписать».
• Для ПЭП — ввести пароль входа в программу, нажать «Подписать».
• Для КЭП — выбрать сертификат, ввести пароль закрытого ключа.

 

 

После подписания всеми участниками статус документа меняется на «Завершен». Штампы визуализации подписей отображаются в печатной форме.

 

Нештатные ситуации в ПРОФ

Отказ от подписи:

• Подписант в подменю «Другие действия» нажимает «Отказаться от подписания», указывает причину.
• Документ переходит в статус «Требуется уточнение» и возвращается ответственному исполнителю.

 

 

Аннулирование документа:

• Ответственный исполнитель может аннулировать документ через «Другие действия → Аннулировать».
• Указывает причину → документ получает статус «Аннулирован».

 

 

Восстановление после аннулирования:

• Аннулирование можно отменить кнопкой «Отменить аннулирование» (до перемещения в неактуальные).
• Для создания нового ЭД вместо аннулированного — нажать «Переместить в неактуальные», после чего доступно создание нового документа.

 

 

Настройка и работа в 1С:БГУ КОРП

 

Настройка подсистемы «Процессы обработки документов»

Путь: Администрирование → Органайзер → «Настройки процессов обработки документов».

 

 

Установите флаги:

• «Усиленная подпись» — для использования КЭП.
• «Простая подпись» — для использования ПЭП.
• «Использовать несколько шаблонов для одного типа документа» — если для документа предусмотрены разные сценарии.
• «Разрешить запись документа без шаблона» — если часть документов обрабатывается без процесса.

 

Загрузка типовых шаблонов бизнес-процессов

Типовые шаблоны бизнес-процессов поставляются с программой в файле `1C_ProcessTemplates61n.xml`.

Где искать: папка `tmplts\1c\StateAccountingCorp\2_0_XX\Типовые шаблоны бизнес-процессов\`.

 

 

Загрузка шаблонов:

1. В форме настроек процессов нажмите кнопку «Импорт / экспорт шаблонов процессов».
2. Выберите файл `1C_ProcessTemplates61n.xml`.
3. Нажмите «Загрузить».

После загрузки в справочнике «Шаблоны процессов» появляется около 50 шаблонов на все основные документы приказа 61н.

 

 

Пример шаблона: открываем карточку шаблона «1С_0510460_без_Решения Акт списания материалов».

 

 

В шаблоне уже заложены:

• Этапы: Создание документа → Подписание членами комиссии → Подписание председателем → Согласование → Утверждение → Отражение в учете.
• Виды подписей для каждого этапа (КЭП для Председателя комиссии, руководителя, ПЭП для МОЛа и членов комиссии).
• Роли: Сотрудник, Член комиссии, Председатель комиссии, ЦБ_Бухгалтер, Руководитель.
• Дополнительные обработчики: проверка кворума, проверка наличия файла при особом мнении.

 

 

Настройка использования шаблонов и ролей исполнителей

Настройка использования шаблона:

1. В списке шаблонов выберите нужный (например, «1С_0510460_без_Решения Акт списания материалов»).
2. Нажмите «Настроить использование».
3. Укажите тип документа («Акт списания материалов»).
4. При необходимости задайте «условие использования» (отбор по реквизитам документа, например, «ЕстьРешениеОПрекращенииПризнанияАктивом = Ложь»).

 

 

Настройка ролей исполнителей:

В шаблонах используются роли, а не конкретные пользователи. Это позволяет автоматически определять исполнителя по данным документа.

Заполнение ролей:

1. Перейдите в раздел «Органайзер → Роли исполнителей».
2. Откройте роль (например, «Сотрудник»).
3. Добавьте пользователей, которые могут выполнять эту роль.
4. Система автоматически подставит нужного исполнителя по данным документа (по реквизиту «МОЛ/Место хранения»).

 

 

Практика: обработка Акта о списании МЗ по шаблону процесса

Этап 1. Создание документа:

• МОЛ создает «Акт списания материалов».
• Заполняет реквизиты: МОЛ/Место хранения, комиссия, материалы, причины списания.
• На вкладке «Комиссия» заполняет результаты голосования.
• После записи у МОЛа в «Моих задачах по обработке документов» появляется задача «Создание документа» с требованием ПЭП.

 

 

Подписание ПЭП: исполнитель нажимает «На подписание», вводит пароль. Подписал → статус «На подписании членами комиссии».

Этап 2. Голосование членов комиссии:

• У каждого члена комиссии появляется задача «Подписание документа».
• Они открывают Документ, по каждому объекту выбирают решение «За» или «Против» и нажимают «Сохранить результаты».
• При голосовании «Против» требуется прикрепить файл с особым мнением.
• Члены комиссии подписывают голосуют и подписывают ПЭП (пароль от 1С).

 

 

Этап 3. Подписание председателем комиссии:

• После голосования всех членов документ переходит в статус «На подписании председателем».
• Председатель Устанавливает решение - голосует, и сохраняет результаты.

 

Этап 4. Согласование и утверждение:

• При необходимости документ проходит этап согласования и утверждения руководителем (подпись КЭП).
• Статус документа → «На отражении в учете».

 

 

Этап 5. Отражение в учете:

• У бухгалтера (роль ЦБ_Бухгалтер) появляется задача «Отражение в учете».
• Бухгалтер открывает документ, проверяет заполнение, выбирает «Типовую операцию», нажимает «Отразить в учете».
• Документ проведен, статус → «Отражен в учете».

Визуализация процесса

• В карточке процесса нажимаем «Еще → Карта маршрута» — отображается графическая схема с выделением текущего этапа.

 

 

 

Нештатные ситуации в КОРП

Возврат на доработку:

• Член комиссии или другой подписант нажимает «На доработку» и указывает причину.
• Документ возвращается на предыдущий этап ответственному исполнителю.

 

 

 

Отказ в голосовании:

• Если по итогам голосования кворум не достигнут или решение комиссии «отказать», документ не переходит на следующий этап и направляется на доработку.

Аннулирование документа:

• На любом этапе можно аннулировать документ через меню «Другие действия → Аннулировать» с указанием причины.

Отказ от отражения в учете:

• Бухгалтер может нажать «Отказать», если документ заполнен некорректно. Документ переходит на этап аннулирования.

 

Сравнение реализации внутреннего ЭДО в ПРОФ и КОРП