В кадровом делопроизводстве правильное оформление приказов и отчетов с подписями ответственных – не просто формальность, а требование законодательства. В 1С ЗКГУ этот процесс автоматизирован за счет механизма ответственных лиц. Правильная их настройка избавляет от ручного ввода данных в каждом документе и гарантирует актуальность подписей в печатных формах.

 

Настройка ответственных лиц

Базовые настройки подписантов хранятся в карточке вашей организации. Чтобы их найти, необходимо:

• Перейти в раздел «Настройка»;
• Открыть справочник «Организации» и перейти к нужной организации (если в программе одна организация, то подраздел «Реквизиты организации»);

На закладке «Учетная политика и другие настройки» найти ссылку «Ответственные лица».

 

 

Именно здесь назначаются сотрудники на ключевые должности, такие как Руководитель, Главный бухгалтер, Руководитель кадровой службы и другие. Эти лица по умолчанию будут подставляться в подписи всех кадровых приказов.

 

! Для каждого ответственного лица указывается его должность. Эта информация также переносится в печатные формы документов.

 

История изменений и контроль при увольнении

Кадровый состав со временем меняется, и система помогает отслеживать эти изменения.

Под списком ответственных лиц находится ссылка «История изменения сведений об ответственных лицах». Она позволяет просмотреть, кто и когда занимал ключевые посты.

В случае изменения состава ответственных лиц, необходимо по кнопке «Добавить» в «Истории изменения сведений об ответственных лицах» создать дополнительную строку с новыми сведениями.

 

 

Если в программе оформляется увольнение сотрудника, который числится ответственным лицом, 1С ЗКГУ выдаст предупреждение. Система не только предупредит, но и предложит сразу же «Изменить» данные, перейдя в карточку организации. Это предотвращает ситуацию, когда в приказах будет фигурировать уже уволенный руководитель.

 

 

Подписанты в кадровых документах

Хотя подписи в документах автоматически заполняются из настроек организации, у пользователя есть возможность их переопределить непосредственного в документе.

К примеру, в документе «Командировка» можно вручную изменить подписантов, и именно эти данные попадут в печатную форму.

После изменения система спрашивает нужно ли сохранить изменение для будущих документов.

 

 

Правила смены подписей можно настроить в разделе «Настройки» – «Персональные настройки» – ссылка «Настроить смену подписи в документах».

Данная настройка влияет на то, как система будет вести себя при ручном изменении подписантов:

• Спрашивать каждый раз при смене подписи в документе;
• Запоминать ее для всех документов;
• Запоминать ее только для конкретного вида документов;
• Не запоминать для последующих документов.

 

 

В случае необходимости, по ссылке «Очистить настройки подписей» можно восстановить для последующих документов изначальные настройки в разделе «Подписи». К примеру, в документе «Командировка» был вручную выбран сотрудник для подписи «Бухгалтер» и было выбрано, что для всех последующих документов будет подбираться данный сотрудник для подписи. С помощью «Очистить настройки подписей» эту настройку можно отменить.

 

Настройка подписантов в отчетах

Во многих отчетах по зарплате и кадрам присутствуют поля ответственных за составление отчета.

 

 

Данные поля также можно настроить. Для этого необходимо перейти в настройки отчета и отметить необходимых ответственных, их должности. После изменений «Закрыть и сформировать» отчет.