Правовое обоснование

Статьей 168 ТК РФ предусмотрены следующие расходы, связанные с командировкой:

1. возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;
2. возмещение расходов по найму жилого помещения;
3. выплата суточных за время нахождения в командировке;
4. возмещение иных расходов, произведенных сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

 

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Трудовым законодательством величина суточных не ограничена, т.е. работодатель вправе установить их в любом размере.

 

Однако стоит помнить, что для целей НДФЛ и взносов по единому тарифу и на случай временной нетрудоспособности:

1. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ не превышает 700 руб.;
2. за каждый день нахождения в заграничной командировке не превышает 2 500 руб.

 

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ и взносами по единому тариф и на случай временной нетрудоспособности.

Для целей заполнения формы 6-НДФЛ, дата фактического получения дохода считается последним днем месяца, в котором предварительный отчет работодателя одобряется после возвращения работника с деловой поездки. Налоговые агенты несут ответственность за сохранение рассчитанной налоговой суммы на собственные расходы при оплате дохода плательщику наличными. Сумма возмещения налога не может превышать 50% дохода, уплаченного наличными. Срок налогообложения истекает не позднее следующего рабочего дня после уплаты дохода, из которого могут быть удержаны налоги.

 

Состав начисления "Командировочные расходы сверх нормы"

Для начисления дохода в плане "Начисления" (раздел "Настройка" – "Начисления") должен быть описан пользовательский вид начисления с назначением "Доход в натуральной форме".

 

 

В разделе "Назначение и порядок расчета" в поле "Назначение начисления" необходимо выбрать значение "Доход в натуральной форме".

В поле "Начисление выполняется автоматически" будет указано значение "По отдельному документу" (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу "Доход в натуральной форм"е до окончательного расчета зарплаты).

В разделе "Расчет и показатели" переключатель "Результат вводится фиксированной суммой" установлен по умолчанию.

В разделе "Учет времени" настройки остаются, установленные по умолчанию.

 

 

На закладке "Зависимости" настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний.

 

 

На закладке "Средний заработок" указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. В примере используются значения, установленные программой по умолчанию.

 

 

На вкладке "Налоги, взносы, бухучет" настройте параметры обложения данного вида дохода НДФЛ и взносами.

Суточные сверх норм облагаются НДФЛ по коду дохода 2015 "Суточные, превышающие 700 рублей за каждый день в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день в командировке за пределами РФ".

В поле "Категория дохода" необходимо выбрать "Натуральный доход (основная налоговая база)".

 

 

В поле "Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ)" можно указать, как это начисление следует включать в строки 110-113 расчета по форме 6-НДФЛ. По умолчанию доход будет включен в строки 110 и 112 расчета. Данные в строке можно изменить, если вы считаете, что этот доход должен отражаться в расчете в других строках, а не в тех, которые предлагает программа.

 

 

Что касается страховых взносов, то сверхнормативные суточные облагаются взносами ФСС и не облагаются взносами от несчастных случаев.

 

 

Проведение командировочных расходов сверх норм в программе

Для начисления сверхнормативных суточных в 1С: ЗКГУ создается документ Доход в натуральной форме ("Зарплата" – "Натуральные доходы"). При заполнении документа обратите внимание на реквизит Дата получения дохода. Значение данного реквизита определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

 

 

В связи с тем, что суточные отражаются как доход в натуральной форме, сумма начисленных сверхнормативных суточных не увеличивает сумму к выплате по сотруднику и, соответственно, по документу Доход в натуральной форме не предусмотрено формирование документа "Ведомость" ("Выплаты" – "Все ведомости на выплату зарплаты"). По этой причине удержание НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных производится при окончательной выплате заработной платы сотруднику.