Вводная часть

В программе доступ к базе данных, как правило, предоставляется множеству сотрудников — в зависимости от структуры организации. Помимо бухгалтеров, в системе могут работать кладовщики, секретари и другие специалисты, фиксирующие хозяйственные операции.

Для защиты данных от несанкционированных изменений часто возникает необходимость запретить пользователям редактировать документы за уже завершённые периоды. Закрытие отчётного периода позволяет сформировать точную бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчётность на основе информации, внесённой в базу до момента закрытия. Для этого предусмотрен специальный универсальный механизм: ответственное лицо, отвечающее за сохранность и достоверность учётных данных, может с его помощью ограничить сотрудникам доступ к документам закрытого периода.

 

Настройка даты запрета изменения

В программе предусмотрен специальный функционал, позволяющий ответственному сотруднику — тому, кто отвечает за сохранность и достоверность бухгалтерской и налоговой информации — ограничить доступ персонала к уже закрытым периодам.

Перейдите в раздел «Настройки пользователей и прав» через вкладку Администрирование.

 

 

Чтобы активировать ограничение, нужно поставить галочку напротив пункта «Даты запрета изменения» и нажать по ссылке «Настроить».

 

 

Для всех пользователей

В верху выбрать кнопочку «Для всех пользователей». Мы можем выбрать дату запрета, но также нажав на ссылку «Больше возможностей» мы получим возможность выбирать не только произвольную дату редактирования, но и относительную.

 

 

Наша область немного поменяется и появится выпадающий список рядом с датой.

 

 

Для относительных дат, кроме значения «Предыдущий день», можно задать количество дней отсрочки, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено. Для этого необходимо установить флажок «Вступает в действие с отсрочкой». Затем следует указать количество дней отсрочки

 

 

Так же есть другие способы указания даты запрета:

• Общая дата
• По разделам
• По разделам и объектам

 

 

Если мы выберем «По разделам и объектам», то страница преобразуется. Теперь мы можем для каждого раздела изменить «Дату запрета» и с какой даты он будет действовать.

 

 

По пользователям

В верху выбрать кнопочку «По пользователям». Иногда возникает необходимость задавать разные даты запрета редактирования для разных категорий пользователей. Для этого нужно нажать кнопочку «Подобрать» в которой мы сможем выбрать определенного пользователя.

 

 

У нас появляется окошко, где у нас продемонстрированы списки групп пользователь и пользователи. Для того что бы добавить группу пользователь, надо нажать на приведенную в списке группу, а затем на кнопочку «Выбрать группы». Точно так же и с пользователем, мы выбираем пользователя из списка и нажимаем кнопочку «Выбрать пользователей».

 

 

Теперь в основном списки появились пользователи, которых мы выбрали. При нажатии на любого пользователя, внизу формы мы можем настроить для каждого дату запрета, так же, как и для всех пользователей.

 

 

Отчеты по настройке даты запрета изменения

Отчет выводит данные о датах запрета, сгруппированные по каждому пользователю.

Что бы сформировать отчет, нужно нажать на кнопочку «Отчет» в правом верхнем углу.

 

 

Нажимаем кнопочку «Сформировать» и мы можем увидеть наш отчет. Если требуется мы так же можем распечатать отчет или сохранить к себе на компьютер.