Материальная помощь сотруднику в связи со смертью родственника

Нормативная база

Материальная помощь в связи со смертью родственника представляет собой одну из форм социальной поддержки работников. В отличие от пособия на погребение, выплачиваемого в обязательном порядке через Социальный фонд России (СФР), данная выплата является добровольной инициативой работодателя. Порядок ее предоставления, размер и круг лиц, имеющих право на получение, определяются исключительно внутренними нормативными документами организации.

Законодательство не содержит исчерпывающего перечня лиц, которым может быть оказана материальная помощь в случае смерти, – он определяется самим работодателем в локальных актах. При этом важнейшее значение для целей налогообложения имеет степень родства.

В соответствии со статьей 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновители и усыновлённые). Судебная практика расширяет это понятие: к членам семьи могут быть отнесены также другие родственники (бабушка, дедушка, брат, сестра и т.д.) при условии их совместного проживания и ведения общего хозяйства с сотрудником.

 

Документальное оформление

Основанием для начисления и выплаты материальной помощи служит приказ руководителя организации, издаваемый на основании личного заявления сотрудника. Заявление составляется в свободной форме (при отсутствии утвержденного в организации бланка) и должно содержать:

• ФИО и должность заявителя;
• причину обращения (смерть члена семьи);
• степень родства с умершим;
• предпочтительный способ получения денежных средств.

На основании заявления и приложенных документов издаётся приказ руководителя организации о выплате материальной помощи. Приказ составляется по самостоятельно разработанной (примерной) форме и служит первичным учётным документом.

Важно отметить принцип единства подходов: размер материальной помощи устанавливается в твердой сумме или едином алгоритме расчета для всех сотрудников. Выплата не может быть дифференцирована в зависимости от должности или стажа работы, не может быть отменена или снижена в качестве дисциплинарной меры. Смерть разных родственников, даже в пределах одного календарного года, признаётся разными основаниями, и каждая выплата рассматривается отдельно.

 

Обложение НДФЛ и взносами

Режим обложения материальной помощи НДФЛ зависит от статуса умершего лица.

• Смерть члена семьи (по ст. 2 СК РФ) – материальная помощь полностью освобождается от НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ. Лимит по сумме отсутствует. При этом важно, чтобы выплата носила единовременный характер. Как разъяснено Минфином России (письмо от 22.05.2006 № 03-05-01-04/130), смерть разных родственников рассматривается как разные основания, поэтому если в течение одного года работнику дважды оказывается помощь – в связи со смертью матери и супруга – каждая из этих выплат не облагается НДФЛ.
• Смерть иного родственника, не являющегося членом семьи по СК РФ, но совместно проживавшего с работником – согласно официальной позиции Минфина России (письма от 02.12.2016 № 03-04-05/71785, от 14.11.2012 № 03-04-06/4-318), такая помощь также освобождается от НДФЛ в полном объеме, поскольку совместное проживание и ведение общего хозяйства позволяют приравнять такого родственника к членам семьи для целей применения п. 8 ст. 217 НК РФ.
• Смерть иного родственника, не подпадающего под вышеуказанные категории – налогообложение производится по общему правилу: сумма материальной помощи не облагается НДФЛ в пределах 4 000 рублей за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Сумма превышения облагается по ставке 13 % (15 % при превышении порога).

Порядок обложения страховыми взносами схож, но имеет важные отличия.

• Смерть члена семьи (супруги, родители, дети) – материальная помощь не облагается страховыми взносами в полном размере на основании пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ и пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
• Смерть иного родственника – применяется лимит 4 000 рублей в год (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). При этом, в отличие от НДФЛ, факт совместного проживания с работником не влияет на обложение страховыми взносами – исключений из данного лимита для совместно проживающих родственников законодательством не предусмотрено. Следовательно, сумма, превышающая 4 000 руб., облагается взносами в общем порядке.\

 

Отражение в отчётности

Если материальная помощь полностью освобождена от налогообложения (смерть члена семьи или совместно проживающего родственника), она не отражается в расчёте 6-НДФЛ.

В расчёте по страховым взносам такая сумма показывается в составе общей суммы выплат в пользу физического лица и одновременно в строках как не подлежащая обложению страховыми взносами. При этом в разделе 3 она попадает только в строку 140 (общая сумма выплат).

К примеру, сотруднику выплатили необлагаемую мат. помощь в размере 20 000 р. РСВ будет выглядеть следующим образом:

 

 

 

Если же применяется лимит 4 000 руб. (смерть иного родственника), то в 6-НДФЛ отражаются вся сумма дохода и вычет в размере 4 000 руб., с суммы превышения исчисляется и удерживается налог.

К примеру, сотруднику выплатили мат. помощь в размере 20 000 р. С вычетом 4 000 р. 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом:

 

 

В расчёте по страховым взносам вычет также указывается как сумма, не подлежащая обложению, а облагаемая база по сотруднику в разделе 3 (строка 150) формируется за вычетом 4 000 рублей.

 

 

Начисление материальной помощи, не облагаемой налогами в программе 1С: ЗКГУ

В плане видов начислений (раздел Настройка – Начисления) предусмотрен типовой вид Материальная помощь, не облагаемая налогами. Он уже содержит корректные настройки для необлагаемых выплат. Если данный вид начисления ранее использовался для других целей, в программе желательно создать новый вид начисления с иным названием, но с теми же настройками.

Начисление выполняется документом «Материальная помощь» (раздел Зарплата – Материальная помощь).

Порядок заполнения:

• Указываем «Месяц начисления»;
• Поле «Дата» – дата регистрации документа, используется в печатной форме приказа.
• Финансирование, Счет, субконто – способ отражения из справочника «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» (заполняется, если не задан в начислении).
• В поле «Вид матпомощи» – выбирается «Материальная помощь, не облагаемая налогами».
• В поле «Основание выплаты» – текст основания (например, «В связи со смертью отца – Баранова А.П., свидетельство о смерти VII-МЮ № 123456 от 01.10.2025»), который будет выведен в печатной форме приказа.

В табличную часть добавляется строка с сотрудником по кнопке «Подбор», автоматически заполняется подразделение; в колонке Результат указывается сумма. Колонки «Код вычета» и «Сумма вычета» остаются пустыми – начисление полностью освобождено от НДФЛ.

 

 

В поле «Выплата» по умолчанию установлено «С зарплатой», при необходимости можно выбрать «С авансом» или «В межрасчетный период» (последний вариант позволяет создать ведомость на выплату на любую дату).

Планируемая дата выплаты заполняется в зависимости от выбранного способа выплаты и настроек дат выплаты зарплаты/аванса в учетной политике. При необходимости дату можно изменить вручную.

 

Начисление материальной помощи, частично облагаемой налогами в программе 1С: ЗКГУ

Начисление материальной помощи с вычетом в 4 000 р. по НДФЛ и взносам производиться в программе схожим образом с помощью документа «Материальная помощь».  Единственное, что нужно сделать, это создать предварительно в программе материальную помощь с соответствующими настройками.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в новом начислении должен стоять переключатель «облагается» с кодом 2760 в разделе «НДФЛ».

В разделе «Страховые взносы» должен быть установлен «Вид дохода» – «Материальная помощь, облагаемая страховыми взносами частично».

 

 

Остальные настройки должны быть такими же, как в начислении «Материальная помощь, не облагаемая налогами».

При выборе данного начисления в документе «Материальная помощь» после ввода показателя в поле Результат, автоматически выставится код и размер вычета по НДФЛ, а также скидка по взносам.