Как выбирать счёт затрат: отличия 109 счёта и 401.20

Ключевые отличия счёта 109.ХХ и 401.20

Для точного определения использования счёта 109.00 и 401.20 необходимо учитывать:

• тип учреждения (казённое, бюджетное, автономное);
• отраслевые и иные особенности деятельности учреждения;
• положения учётной политики учреждения;
• требования учредителя и финансового органа, соответствующего; публично-правового образования;
• характер расходов и экономическую сущность;
• нормативные акты, регулирующие бюджетный учет.

 

 

В соответствии с п. 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ казенное учреждение может осуществлять приносящую доходы деятельность, только если это предусмотрено в его учредительном документе. К приносящей доход деятельности относятся, как правило, дополнительные услуги, оказываемые казенным учреждением на платной основе. Любые доходы казенного учреждения зачисляются в бюджет (ст. 41, пп. 2, 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ). 

Счета 109.00 и 401.20 в бюджетном учёте используются для разных целей, и выбор между ними зависит от характера расходов и целей их отражения.

Если казенное учреждение осуществляет приносящую доход деятельность, применение счета 109.00 является обязательным (письмо Минфина России от 02.09.2016 № 02-07-10/51652).

Согласно, п. 35 приказа Минфина России от 20.09.2024 № 132н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «План счетов бюджетного учета».

 

Счет 401.20 «Расходы текущего финансового года»

Счет 401.20 применяется для формирования в денежном выражении информации о расходах текущего года

Когда использовать: если расходы не формируют себестоимость продукции, работ или услуг. Например, это могут быть затраты, связанные с содержанием недвижимого или особо ценного имущества, расходы за счёт субсидий на иные цели, пожертвований и грантов. 

Особенности:

В казённых учреждениях расходы сразу списываются на счёт 401.20. В бюджетных и автономных учреждениях сначала затраты могут отражаться на себестоимости (счёте 109.00), а затем списываться на 401.20.

По дебету счёта 401.20 отражаются расходы, не формирующие себестоимость. Суммы таких расходов закрываются на финансовый результат по кредиту счёта 401.30.

 

Счет 109.00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Счет 109.00 применяется для формирования информации о затратах на производство готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг

(БУ и АУ) п. 25 приказа Минфина России от 20.09.2024 № 133н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений» применяется счет 109.00 затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг.

Для формирования информации в денежном выражении о затратах на изготовление готовой продукции выполнение работ, услуг и операциях, их изменяющих, применяются следующие группы счетов:

• 0 109.60 "Себестоимость готовой продукции, работ, услуг";
• 0 109.70 "Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг";
• 0 109.80 "Общехозяйственные расходы".

Прямые расходы учитываются на счете 109 60, накладные – на счете 109 70, общехозяйственные – на счете 109 80. Накладные и общехозяйственные расходы распределяются при формировании фактической стоимости работ (услуг) и относятся в дебет счета 109 60.

Когда использовать: если расходы формируют себестоимость продукции, работ или услуг. Например, при оказании платных услуг, выполнении государственного (муниципального) задания. 

Особенности: порядок отнесения расходов на соответствующие аналитические счета 109.00 закрепляется в учётной политике учреждения.

Учреждение организует учет затрат по экономическим элементам и по статьям калькуляции (в зависимости от отраслевых особенностей), по способу включения в себестоимость (прямые и накладные), по связи с технико-экономическими факторами (условно-постоянные и условно-переменные (накладные) с целью нормирования, лимитирования и т.д.).

Способ калькулирования себестоимости объема услуги и базу распределения накладных расходов между объектами калькулирования учреждение выбирает самостоятельно или по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств. При этом трудоемкость учетных процедур не должна превышать полезность учетных данных для целей управления.

Положение о калькулировании себестоимости платной услуги может быть составлено в качестве приложения к учетной политике учреждения, в котором определяются расходы, формирующие себестоимость платных услуг с разбивкой на прямые, накладные и общехозяйственные. 

Аналитический учет на счёте 109.60 «Себестоимость готовой продукции, работ, услуг» субконто 1 ведется в разрезе номенклатуры и в зависимости от характера затрат и специфики деятельности организации могут использоваться следующие типы номенклатуры: готовая продукция, прочие услуги, номенклатурная группа работ, услуг, номенклатурная группа продукции.

 

 

Для распределения общих затрат, расчета себестоимости продукции, корректировки списания продукции, корректировки распределения затрат и корректировки списания затрат предназначен документ закрытие счетов производственных затрат.

Согласно, п. 183 приказа Минфина России от 20.09.2024 № 132н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «План счетов бюджетного учета»,

(БУ и АУ) п. 117 приказа Минфина России от 20.09.2024 № 133н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений»

 

Распределение затрат по счёту 109.00

Распределение затрат по счёту 109.00 в бюджетном учёте связано с формированием себестоимости готовой продукции, работ или услуг.

Счёт делится на три группы субсчетов: 

1. 109.60 (прямые затраты), 

Это расходы, которые можно напрямую отнести на себестоимость конкретного вида услуг, работ или продукции. К ним относятся:

• заработная плата основного персонала с начислением на неё страховых взносов;
• материальные запасы, потребляемые в процессе оказания услуги;
• амортизация оборудования, используемого при оказании услуги.

2. 109.70 (накладные расходы)

Это затраты, которые связаны с производством нескольких видов продукции (работ, услуг), но не могут быть напрямую отнесены на себестоимость конкретного вида услуг. К ним могут относиться:

• расходы на содержание и ремонт зданий, сооружений и оборудования (включая коммунальные платежи);
• расходы на транспортное обслуживание (кроме общехозяйственного назначения);
• амортизационные отчисления и затраты на ремонт объектов основных средств, используемых в рамках производства.

Распределение накладных расходов можно производить пропорционально:

• прямым затратам на оплату труда, материальным затратам или другим прямым затратам;
• объёму выручки от реализации продукции, работ и услуг;
• другому показателю, характеризующему результаты деятельности учреждения (например, объёму услуг в натуральных единицах измерения, площади, используемой для оказания каждой услуги).

Важно: при выборе распределения пропорционально объёму выручки в общем объёме выручки не учитываются доходы от компенсации затрат сданного в аренду имущества, отражённые по разделу подразделу 0113 «Другие общегосударственные вопросы».

3. 109.80 (общехозяйственные расходы).

Это затраты на нужды управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. К ним могут относиться:

• зарплата административного персонала;
• расходы на содержание оборудования, которое использует административный персонал.

Распределение общехозяйственных расходов может осуществляться двумя способами:

1. Списание на себестоимость продукции (услуг, работ) — списание в дебет счёта 0 109.60.

2. Отнесение на финансовый результат — списание в дебет счетов 0 401.10 или 0 401.20.

Конкретный перечень общехозяйственных расходов устанавливается в рамках формирования учётной политики.

В программе Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0 для распределения накладных и общехозяйственных расходов и закрытия счетов производственных затрат необходимо:

1. Настроить учетную политику.

2. После настройки в течение месяца отражайте затраты (например, через «Поступление услуг, работ», «Отражение зарплаты в учёте») на соответствующих счетах (109.70 для накладных, 109.80 для общехозяйственных).

3. Согласно учетной политики в конце месяца или не реже одного раза в квартал выполните закрытие счетов производственных затрат.

 

Настройка учетной политики

 

 

Настроить учетную политику учреждения (команда "Учетная политика" панели навигации карточки учреждения). 

В Учетной политике учреждения нужно указать, какие из затрат - общепроизводственные, общехозяйственные распределяются на себестоимость готовой продукции, работ, услуг.

Для этого следует перейти на закладку Производство учетной политики учреждения и включить флажки:

Распределять накладные расходы производства – распределение накладных расходов производства (109.70) на себестоимость выпуска готовой продукции, работ, услуг (109.60).

Распределять общехозяйственные расходы – распределение общехозяйственных расходов (109.80) на себестоимость готовой продукции, работ, услуг (109.60).

Рассчитывать себестоимость в конце года – флажок устанавливается для ежегодного расчета себестоимости продукции работ услуг в соответствии с методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях (приказ Минсельхоза России от 06.06.2003 № 792).

Эти флажки влияют на автоматическое распределение затрат на себестоимость выпуска продукции при формировании регламентного документов Регистрация базы распределения общих затрат и Закрытие счетов производственных затрат. Подробнее о формировании документа Закрытие счетов производственных затрат см. здесь.

 

 

Для указанных в Учетной политике общих расходов (накладных расходов производства и/или общехозяйственных расходов), подлежащих распределению, нужно указать Базы распределения.

Базы распределения общепроизводственных и общехозяйственных затрат устанавливаются по ссылке Методы распределения общих затрат на закладке Производство Учетной политики учреждения.

В левой части формы Методы распределения общих затрат указывается база распределения для Накладных расходов производства, в правой – для Общехозяйственных расходов.

Для базы распределения задается дата, начиная с которой она действует (реквизит "Период"). Если база распределения с течением времени менялась, будет приведена история изменений – список настроек с указанием даты начала их действия.

 

 

При создании новой записи по кнопке Добавить открывается форма Настройка методов распределения в которой указываются:

• дата начала действия базы распределения. Базу распределения расходов можно изменять не чаще, чем раз в месяц;
• основная база распределения, действующая для всех сочетаний ИФО и КФО, для которых не указана отдельная база распределения;
• при необходимости в табличной части можно указать базы распределения для отдельных сочетаний ИФО и КФО.

 

 

В программе предусмотрены следующие базы распределения общих затрат на себестоимость готовой продукции, работ, услуг:

• Прямые затраты - пропорционально прямым расходам на продукцию (обороты в дебет счета 109.60);
• Материальные затраты - пропорционально материальным расходам на продукцию (обороты в дебет счета 109.60 с кредита счета 105.00);
• Оплата труда - пропорционально расходам по оплате труда производственных рабочих (обороты в дебет счета 109.60 с кодами КОСГУ группы 210 “Оплата труда, начисления на выплаты по оплате труда” - 211 "Заработная плата", 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме", 213 "Начисления на выплаты по оплате труда" и 214 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме");
• Выручка - пропорционально стоимости реализованной продукции, работ, услуг (обороты по реализации продукции, работ, услуг в дебет счета 205.00 с кредита счета 401.10, в характеристике движения по кредиту которых указана номенклатура с типом “Продукция”, “Работа”, “Услуга”);
• Регистрируется вручную - пропорционально любому показателю, характеризующему результаты деятельности учреждения. Например, плановая себестоимость, доля рабочего времени, количество учащихся, число коек и др.

При ручной регистрации для распределения общих затрат на себестоимость готовой продукции, работ, услуг необходимо заполнить документ Регистрация базы распределения общих затрат (раздел Услуги, работы, производство, команда Регламентные документы (затраты)). Для автоматического заполнения документа Регистрация базы распределения общих затрат по данным бухгалтерского и налогового учета текущего периода следует использовать один из следующих способов: По прямым затратам, По материальным затратам, По оплате труда, По выручке, а затем при необходимости скорректировать коэффициенты распределения.

 

Закрытие счетов производственных затрат

В 1С: БГУ 2.0 под «регламентными документами» по учёту затрат на производство понимают набор специальных документов, которые закрывают производственный цикл: собирают затраты, распределяют косвенные расходы и формируют фактическую себестоимость.

 

 

 

Закрытие счетов биотрансформации — это процедура в бухгалтерском учёте, которая позволяет распределить и списать накопленные затраты, связанные с процессом биотрансформации (ростом, вырождением, продуцированием живых организмов), на финансовый результат. 

Для учёта затрат на биотрансформацию используется группа счетов 110.00 «Затраты на биотрансформацию». Внутри неё выделяются отдельные счета для разных видов расходов:

• 110.60 «Себестоимость биотрансформации» — сюда собираются прямые затраты (например, корма, зарплата работников, непосредственно занятых в процессе).
• 110.70 «Накладные расходы биотрансформации» — сюда относятся косвенные затраты, связанные с процессом (коммунальные услуги, содержание инфраструктуры и т.п.).
• 110.80 «Общехозяйственные расходы биотрансформации» — сюда относятся расходы на управление и обслуживание производства.

Закрытие счетов производственных затрат. Это ключевой документ для конца месяца. Он выполняет несколько задач: распределяет собранные на счетах 109.70 (накладные расходы) и 109.80 (общехозяйственные расходы) на счёт 109.60 (себестоимость), корректирует обороты готовой продукции (переводит плановую стоимость в фактическую с учётом данных инвентаризации), а если ведётся налоговый учёт — формирует записи и для него. Документ заполняется автоматически (кнопка «Заполнить»), но при необходимости в него можно внести ручные корректировки. 

В документе укажите период и организацию. Можно задать отбор по КФО и ИФО. При нажатии «Заполнить» табличная часть заполнится автоматически. В разделе «Распределение общих затрат» программа распределит накладные (109.70) и общехозяйственные расходы (109.80) на субсчёт 109.60 — но только если в учётной политике учреждения закреплено такое распределение. Также документ может корректировать плановую себестоимость до фактической. После проведения проверьте проводки: накладные и общехозяйственные расходы должны уйти на 109.60. 

Инвентаризация незавершённого производства. Его вводят последним числом месяца. Документ не формирует проводок сам по себе, но фиксирует остатки незавершённого производства по каждой номенклатурной позиции. Эта информация критически важна: она нужна, чтобы при закрытии периода корректно скорректировать плановую себестоимость выпущенной продукции до фактической. 

Регистрация базы распределения затрат. С его помощью задают правила, по которым будут распределяться общие (косвенные) затраты — например, пропорционально прямым затратам, материальным расходам, оплате труда или выручке. Настройки базы распределения обычно закрепляют в учётной политике (на закладке «Производство» в карточке организации), а этот документ позволяет зафиксировать выбранную базу для конкретного периода и КФО. 

 Списание затрат по услугам. Этот документ нужен, чтобы списать затраты, которые были включены в стоимость оказанных услуг, на финансовый результат. Важно следить, чтобы в табличной части этого документа фигурировал только субсчёт 109.60 (и, если в учётной политике не настроено распределение общехозяйственных расходов, - 109.80). 

Здесь вы списываете собранную на 109.60 фактическую себестоимость на финансовый результат (обычно на счёт 401.10). В документе укажите КФО, заполните табличную часть (можно нажать «Заполнить»), а затем явно задайте счёт списания. Важно: в табличной части должны быть только те субсчета, которые действительно нужно списать. Если в учётной политике не предусмотрено распределение общехозяйственных расходов, в этой операции не должно быть 109.80