В 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 предусмотрен механизм протоколирования работы пользователей, который позволяет определить:

• кто открывал документ;
• кто изменял документ;
• кто сохранял файлы на диск;
• кто получал файлы из системы;
• кто запускал процессы;
• кто подписывал документы электронной подписью;
• когда были выполнены указанные действия.

 

Шаг 1. Включить протоколирование работы пользователей

Если протоколирование не было включено заранее, система не сможет показать события, произошедшие до включения данной настройки.

Для включения необходимо:

Настройка → Настройка программы → Права доступа

 

 

 

Установить флажок:

✅ Протоколировать работу пользователей

 

Дополнительно рекомендуется заполнить следующие параметры:

• Срок хранения протоколов — указывается в месяцах. Если установить значение «0», записи протокола будут храниться бессрочно.
• Каталог хранения протоколов — сетевой каталог, в который после окончания срока хранения будут автоматически переноситься записи протокола. При необходимости можно настроить хранение протоколов вне информационной базы, используя внешний сетевой каталог.

После внесения изменений нажмите «ОК» для сохранения настроек.

 

Шаг 2. Просмотр протокола работы

После включения протоколирования открыть:

Настройка → Протокол работы

 

 

В данном разделе отображается журнал действий пользователей по всем объектам программы.

 

Шаг 3. Найти информацию по нужному документу

Для определения, кто работал с документом:

1. Откройте Протокол работы.
2. Установите отбор:
   • по документу;
   • по пользователю (при необходимости);
   • по периоду;
   • по событию.

 

 

 

Для проверки открытия документа рекомендуется использовать события:

• Просмотр документа;
• Изменение объекта данных;
• Получение файла;
• Изменение файла;
• Сохранение файла на диск.

После установки отбора система покажет:

• пользователя;
• дату и время действия;
• тип выполненного действия.

 

Какие действия фиксируются

Протокол работы пользователей позволяет фиксировать, в том числе:

• вход в систему;
• просмотр документа;
• изменение документа;
• импорт файла;
• получение файла;
• изменение файла;
• сохранение файла на диск;
• отправку объекта по электронной почте;
• регистрацию документа;
• запуск процесса;
• подписание документа электронной подписью;
• поиск по реквизитам;
• полнотекстовый поиск и другие действия.

Просмотр протокола непосредственно из карточки документа

Протокол можно открыть не только из общего списка, но и непосредственно из карточки документа, что позволяет быстро посмотреть историю работы именно с выбранным документом.

 

 

 

Дополнительные возможности

Для анализа действий пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты раздела «Настройка», сформированные на основании данных протокола работы.

Доступны следующие отчеты:

• Список событий (Протокол работы) — позволяет просмотреть перечень зарегистрированных действий пользователей с указанием даты, времени, пользователя и выполненного события.
• Динамика активности пользователей (Протокол работы) — отображает изменение активности пользователей за выбранный период.
• Статистика активности пользователей (Протокол работы) — показывает количество действий, выполненных каждым пользователем.
• Статистика по числу событий (Протокол работы) — позволяет проанализировать распределение зарегистрированных событий по их типам.

Использование данных отчетов помогает контролировать работу пользователей, анализировать активность в системе и получать статистическую информацию по зарегистрированным действиям.

 

 

 

Важно

Если флажок «Протоколировать работу пользователей» не был включен заранее, сведения о действиях пользователей за прошедший период в протоколе отсутствовать не будут — протокол начинает фиксировать события только с момента включения данной настройки.