При совместной работе с документами нередко возникает необходимость определить, кто и когда внес изменения в карточку документа. Например, требуется выяснить, какой пользователь изменил реквизиты договора, скорректировал сумму, изменил исполнителя или дату документа.

Для решения подобных задач в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 предусмотрен механизм версионирования объектов. Он автоматически сохраняет историю изменений документа и позволяет:

• определить пользователя, внесшего изменения;
• увидеть дату и время изменения;
• сравнить различные версии документа;
• при необходимости перейти к одной из предыдущих версий документа.

Шаг 1. Включите версионирование объектов

Перед использованием истории изменений необходимо включить механизм версионирования.

Для этого перейдите:

Настройка → Общие настройки

Установите флажок «Версионирование объектов».

 

 

 

После этого нажмите ссылку «Настроить» и укажите:

• для каких объектов необходимо вести историю изменений;
• при каких условиях создавать новые версии;
• срок хранения версий объектов.

 

 

Массовая настройка параметров версионирования

Для ускорения настройки воспользуйтесь кнопками:

• «Установить, когда сохранять версии» — позволяет задать единые условия создания версий сразу для нескольких объектов.
• «Установить срок хранения» — позволяет одновременно установить срок хранения версий для группы объектов.

Перед применением команды выделите нужный раздел:

• Справочники
• Документы
• Бизнес-процессы

После нажатия соответствующей кнопки выбранные параметры будут автоматически применены ко всем объектам выбранного раздела.

Совет

Используйте массовую настройку, если для всех объектов одного раздела необходимо установить одинаковые правила версионирования. Это значительно сокращает время настройки и исключает необходимость изменять параметры каждого объекта отдельно.

Важно

Версионирование объектов и версионирование файлов — это разные механизмы системы.

Версионирование объектов сохраняет историю изменений реквизитов карточки документа.

Версионирование файлов отслеживает изменения прикрепленных файлов.

Изменения вложенных файлов не отображаются в истории версий карточки документа. Для их контроля необходимо использовать механизм версионирования файлов.

 

Шаг 2. Откройте историю изменений документа

Откройте карточку документа, историю изменений которого необходимо просмотреть.

В верхней части формы нажмите кнопку «Еще» и в открывшемся меню выберите команду «История изменений».

 

 

После открытия окна отобразится список всех сохраненных версий документа. Для каждой версии доступна следующая информация:

• автор, внесший изменения;
• дата и время создания версии;
• описание внесенных изменений.

При необходимости можно открыть любую сохраненную версию документа, перейти к ней или выполнить сравнение нескольких версий между собой для детального анализа изменений.

 

Шаг 3. Сравните версии документа

Для просмотра отличий выделите нужные версии документа и нажмите кнопку «Отчет по изменениям».

Система сформирует отчет, в котором будут отображены все измененные реквизиты, что позволяет быстро определить, какие данные были изменены между выбранными версиями.

 

 

После выбора версий и формирования отчета система отобразит подробную информацию обо всех изменениях, внесенных в документ. В отчете можно увидеть:

• дату и время создания каждой версии;
• пользователя, внесшего изменения;
• перечень измененных реквизитов и табличных частей;
• значения реквизитов в каждой из сравниваемых версий, что позволяет определить, какие данные были изменены.

Для удобства анализа все изменения выделяются цветом, что позволяет быстро определить, какие сведения были добавлены, изменены или удалены в каждой версии документа.

Шаг 4. Вернитесь к предыдущей версии

При необходимости можно открыть любую сохраненную версию документа.

Для этого в окне «История изменений» выделите нужную версию, затем нажмите кнопку «Перейти на версию», расположенную на панели команд.

После этого станет доступно содержимое выбранной версии документа.

 

 

 

Заключение

Механизм версионирования объектов в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 позволяет контролировать все изменения, внесенные в документы, и значительно упрощает анализ действий пользователей.

С помощью истории изменений можно:

• определить, кто внес изменения в документ;
• знать, когда были выполнены изменения;
• сравнить различные версии документа;
• повысить прозрачность работы сотрудников и сократить количество спорных ситуаций.

Совет

Рекомендуется включить версионирование для документов, имеющих важное значение для деятельности организации. Это позволит в любой момент восстановить историю изменений, быстро найти причину возникших ошибок и обеспечить контроль работы пользователей.