Документ "Бухучет зарплаты сотрудников" предназначен для назначения способа отражения планового заработка (оклада, тарифной ставки) конкретному сотруднику или группе сотрудников. Он определяет, на какой счёт бухгалтерского учёта, по какой статье финансирования и способу отражения будет отнесена основная часть зарплаты работника.

 

Оформление документа "Бухучет зарплаты сотрудников" в "1С: ЗКГУ"

Документ "Бухучет зарплаты сотрудников" располагается в подсистеме "Зарплата" раздел "Бухучет".

 

 

Для создания нового документа нажмите кнопку "Создать". В шапке укажите организацию и (при необходимости) подразделение. Если подразделение не заполнить, при подборе отобразятся все сотрудники организации.

 

Заполнение документа "Бухучет зарплаты сотрудников":

• "Организация" – обязательное поле;
• "Подразделение" – необязательное поле. Если указать, в таблице отобразятся сотрудники выбранного подразделения. Если оставить пустым – все сотрудники организации;
• "Действует с" – дата начала действия нового способа отражения;
• "По" – дата окончания (можно оставить открытой);
• "Подбор сотрудников" – по кнопкам "Добавить" и "Подбор" в таблицу добавляются конкретные сотрудники. Можно также использовать "Заполнить" для автоматического подбора всех сотрудников выбранного подразделения/организации в целом.
• "Настройки способа отражения" – статья финансирования, способ отражения на которые распределяем сотрудников.
• Есть возможность заполнить поля через кнопку – "Заполнить сведения", она позволяет установить статью финансирования и способ отражения, при использовании этой кнопки все заведенные настройки устанавливаются для всех сотрудников в списке.

 

• Флаг "Разные даты для сотрудников"– если нужно задать разные даты действия для каждого сотрудника, установите флаг "Разные даты для сотрудников" – в таблице появится отдельная колонка для указания даты по каждому работнику.

 

 

 

Назначение способа отражения в кадровых документах

Способ отражения для сотрудника можно задать не только документом "Бухучет зарплаты сотрудников", но и непосредственно в кадровых документах: "Приём на работу" – на закладке "Главное", блок "Бухгалтерский учет" либо "Кадровый перевод" – на закладке "Главное" с установкой флага "Изменить бухучет зарплаты".

 

 

 

Документ "Бухучет зарплаты сотрудников" удобен, когда нужно массово изменить способ отражения для нескольких сотрудников, без оформления кадровых переводов.

 

Просмотр истории настроек в карточке сотрудника

Все изменения способов отражения, заданные документом "Бухучет зарплаты сотрудников", отображаются в карточке сотрудника. Это позволяет в любой момент проверить, какой способ учёта действовал на конкретную дату, кто и когда его менял. Отображение в справочнике "Кадры" – "Сотрудники", выбираем требуемого сотрудника, переходим на вкладку "Настройки бухучета".

 

 

В этой вкладке отображаются: действующий способ отражения основного заработка – статья финансирования, способ отражения, ссылка "История изменения бухучета зарплаты" открывает хронологический список всех изменений.

 

Если в середине месяца был кадровый перевод с изменением бухучета, в истории отобразятся два периода по одному и тому же сотруднику. При расчёте зарплаты программа автоматически разделит сумму пропорционально дням до и после перевода.

 

Учет в документе "Начисление зарплаты и взносов"

После проведения документа "Бухучет зарплаты сотрудников" в документе "Начисление зарплаты/Начисление за первую половину месяца", автоматически идет распределение зарплаты сотрудников на определенную статью в колонке "Финансир., расходы", если это не противоречит уровню приоритета бухучета.

 

 

Соответственно идет и распределение удержаний, НДФЛ, взносов и взносов на несчастные случаи по назначеной статье финансирования, через документ – "Бухучет зарплаты сотрудников".

 

Уровни приоритета настроек бухучета

В 1С:ЗКГУ существует пять уровней приоритета - от низшего к высшему:

1. Организация. Расположение: "Учётная политика" – "Бухучет и выплата зарплаты" – "Бухгалтерский учет";
2. Подразделение. Расположение: Справочник "Подразделения" – "Бухучет и выплата зарплаты" – "Бухучет зарплаты сотрудников";
3. Сотрудник. Расположение: Документ "Бухучет зарплаты сотрудников" или "Бухучет начислений сотрудников";
4. Начисление. Расположение: Справочник "Начисления" – "Налоги, взносы, бухучет" – "Бухгалтерский учет";
5. Документ. Расположение: В расчётном документе, на закладке "Дополнительно".

 

Программа применяет настройку с наивысшим приоритетом среди всех заданных. Например, если способ отражения указан и для сотрудника, и для конкретного начисления - будет использован способ начисления.

 

Документ "Отражение зарплаты в бухучете"

После того как все начисления за месяц рассчитаны и проведены, создаётся документ "Отражение зарплаты в бухучете" (раздел "Зарплата" – "Бухучет"), где так же идет распределение по статьям финансирования и способе отражения. Документ собирает данные по всем сотрудникам – начисления, удержания, налоги, взносы - с учётом настроенных способов отражения и формирует записи для передачи в бухгалтерскую программу и через синхронизацию данных выгружается в БГУ, где формируются бухгалтерские проводки.

 

 

 

Отчёт "Сведения для отражения зарплаты в бухучете"

Отчёт "Сведения для отражения зарплаты в бухучете" находится в разделе "Зарплата" – "Отчеты по зарплате" – "Бухучет" – "Сведения для отражения зарплаты в бухучете", этот отчет показывает сводку по подразделениям, распределение сумм на способы отражения, статьи финансирования. Отчет можно сформировать, после проведенного документа – "Отражение зарплаты в бухучете".

 

 

 

Типичные ошибки и рекомендации

• "Бухучет зарплаты сотрудников" и "Бухучет начислений сотрудников", эти два документа часто путают: "Бухучет зарплаты сотрудников" задаёт способ отражения планового заработка (оклада, тарифа), а документ "Бухучет начислений сотрудников" позволяет указать способ отражения для отдельных видов начислений, включая премии, надбавки и т. д.
• Не назначайте бухучет без необходимости. Если способ отражения уже задан для подразделения, не дублируйте его на уровне сотрудника, если они совпадают.
• Проверяйте историю перед закрытием месяца. Откройте карточку сотрудника – "Настройки бухучета" – "История изменения бухучета зарплаты" и убедитесь, что на текущий месяц действует требуемый способ отражения.
• Не удаляйте старые документы-основания. Если удалить проведённый документ "Бухучет зарплаты сотрудников", запись в истории исчезнет, и способ отражения "откатится" к предыдущей настройке. Это может привести к перерасчетам за прошлые периоды.