В программе "1С: Зарплата и кадры государственного учреждения (ред. 3.1)" есть возможность не только начислить зарплату, но и распределить суммы начислений по статьям финансирования, статьям расходов. Для этого предназначен документ "Бухучет начислений сотрудников". Документ позволяет назначить способ отражения для каждого вида начисления, а не только для основного заработка, конкретному сотруднику или группе сотрудников. Это особенно актуально для бюджетных учреждений, где один и тот же работник может получать выплаты из разных источников финансирования – бюджетного, федерального, внебюджетных средств и т. д.

 

Создание документа "Бухучет начислений сотрудников"

Документ "Бухучет начислений сотрудников" располагается в подсистеме "Зарплата" раздел "Бухучет".

 

 

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку "Создать". В шапке укажите организацию и (при необходимости) подразделение. Если подразделение не заполнить, при подборе отобразятся все сотрудники организации.

 

Заполнение документа "Бухучет начислений сотрудников":

• "Организация" – обязательное поле;
• "Подразделение" – необязательно, если не указано, в список попадут все сотрудники;
• "Действует с" – дата, с которой начинает действовать новый способ отражения;
• "По" – дата окончания (можно оставить не заполненной);
• Подбор сотрудников – по кнопкам "Добавить" и "Подбор" в таблицу добавляются конкретные сотрудники. Можно также использовать "Заполнить" для автоматического подбора всех сотрудников выбранного подразделения/организации в целом. Кроме этго, есть возможность заполнить сотрудников на основании документа "Назначение планового начисления", таким образом автоматически заполнятся сотрудники с документа назначение планового начисления и назначенное им начисление;

 

 

• "Начисление" – заполняем вид начисления, по которому требуется провести распределение по сотрудникам, либо подтянуть из документа "Назначение планового начисления";
• "Настройки способа отражения" – Статья финансирования / расходов / способ отражения, на которую распределяем вид начисления;

 

Есть возможность заполнить поля через кнопку – "Заполнить сведения", она позволяет установить вид начисления, статью финансирования, статью расходов и способ отражения, при использовании этой кнопки все заведенные настройки устанавливаются для всех сотрудников в списке.

 

 

• "Разные даты для сотрудников" – если нужно задать разные даты действия настройки для каждого сотрудника, при установке флага в таблице появится отдельная колонка для указания даты по каждому работнику;

 

 

• "Бухучет указывается распределением" – устанавливается, если требуется разделить вид начисления на доли по разным статьям финансирования / статьям расходов;
• "Суммарная доля указывается как 100%" – установка флага активна при проставлении галочки – бухучет указывается распределением, эта настройка проверяет, что бы распределение по долям в сумме равнялось 100%.

 

 

 

Учет в документе "Начисление зарплаты и взносов"

После проведения документа "Бухучет начисления сотрудников" в документе "Начисление зарплаты и взносов" / "Начисление за первую половину месяца", автоматически идет распределение вида начисления на определенную статью в колонке "Финансир., расходы", если это не противоречит уровню приоритета бухучета.

 

 

Соответственно идет и распределение НДФЛ, взносов и взносов на несчастные случаи.

 

 

 

Уровни приоритета настройки бухучета

В "1С:ЗКГУ" существует пять уровней приоритета – от низшего к высшему:

1. Организация. Расположение: "Учётная политика" – "Бухучет и выплата зарплаты" – "Бухгалтерский учет";
2. Подразделение. Расположение: Справочник "Подразделения" – "Бухучет и выплата зарплаты" – "Бухучет зарплаты сотрудников";
3. Сотрудник. Расположение: Документ "Бухучет зарплаты сотрудников" или "Бухучет начислений сотрудников";
4. Начисление. Расположение: Справочник "Начисления" – "Налоги, взносы, бухучет" – "Бухгалтерский учет";
5. Документ. Расположение: В расчётном документе, на закладке "Дополнительно".

 

Программа применяет настройку с наивысшим приоритетом среди всех заданных. Например, если способ отражения указан и для сотрудника, и для конкретного начисления – будет использован способ, указанный для начисления.

 

Просмотр истории настроек в карточке сотрудника

Все изменения способов отражения, заданные документом "Бухучет начислений сотрудников", отображаются в карточке сотрудника. Это позволяет в любой момент проверить, какой способ учёта действовал на конкретную дату, кто и когда его менял. Находится история в справочнике "Кадры" – "Сотрудники", выбираем требуемого, переходим на вкладку "Настройки бухучета".

 

 

В этой вкладке отображаются: действующий способ отражения основного заработка – статья финансирования / расходов, действующие способы отражения по видам начислений – для каждого начисления, которому назначен индивидуальный бухучет. По ссылке "История изменения бухучета начислений" – открывает список изменений по видам начислений.

 

 

 

Отображение бухучета сотрудников в документе "Отражение зарплаты в бухучете"

После того как все начисления за месяц рассчитаны и проведены, создаётся документ "Отражение зарплаты в бухучете" (раздел "Зарплата" – "Бухучет"), где так же идет распределение по статьям финансирования, расходов и способе отражения. Он собирает данные по всем сотрудникам – начисления, удержания, налоги, взносы – с учётом настроенных способов отражения и формирует записи для передачи в бухгалтерскую программу и через синхронизацию данных он выгружается в БГУ, где формируются бухгалтерские проводки.

 

 

Частые ошибки и рекомендации

• "Бухучет зарплаты сотрудников" и "Бухучет начислений сотрудников", эти два документа часто путают: "Бухучет зарплаты сотрудников" задаёт способ отражения планового заработка (оклада, тарифа), а документ "Бухучет начислений сотрудников" позволяет указать способ отражения для всех видов начислений, включая премии, надбавки и т. д.
• Проверяйте историю изменений. В карточке сотрудника на вкладке "Настройки бухучета" отражается история изменений способа учёта. Используйте отчёт "Сведения для отражения зарплаты в бухучете" для контроля корректности данных перед формированием проводок.
• Формируйте "Начисление зарплаты и взносов" последним. Сначала закройте все документы и табель, затем выполняйте начисление. В самом документе начисления программа автоматически распределит суммы по статьям финансирования – их видно в колонке "Финансир., расходы".