Оформление исполнения работником государственных обязанностей

Освобождение сотрудника от работы для выполнения государственных или общественных обязанностей – это временное прекращение выполнения им трудовых функций с сохранением места работы (должности). Основанием всегда выступает официальный документ (повестка, извещение, призыв) от уполномоченного государственного органа, которое работодатель обязан исполнить.

В данной статье представлен пошаговый алгоритм действий для корректного отражения процедуры в правовом поле и безошибочного ведения учета в программе «1С: ЗКГУ».

 

Правовое обоснование и документы

 

Выполнение государственных и общественных обязанностей регламентируется следующими нормативными актами:

• Статья 170 Трудового кодекса РФ: работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
• Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»: регулирует порядок призыва граждан на военные сборы, прохождения медицинских осмотров и комиссий.
• Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 № 704: устанавливает правила компенсации расходов, понесенных организациями (включая выплату среднего заработка), за счет средств бюджета.

 

Документы-основания для работы в программе:

 

• Официальный документ-вызов (повестка военного комиссариата, извещение о вызове в суд в качестве присяжного заседателя или свидетеля);
• Внутренний приказ учреждения об освобождении сотрудника от работы для выполнения государственных обязанностей.

 

Регистрация отсутствия в программе

 

Нельзя просто оставить дни отсутствия незаполненными в программе. Чтобы зафиксировать факт освобождения от работы и начислить оплату за эти дни, в программе предусмотрен специальный механизм:

• Перейдите в раздел «Зарплата» (или «Кадры») – «Все начисления»;

 

 

• В верхней панели журнала нажмите на кнопку «Создать»;

 

 

• В выпадающем списке выберите пункт «Отсутствие с сохранением оплаты».

 

 

 

Заполнение документа «Отсутствие с сохранением оплаты»

 

Программа создаст новый документ, в котором необходимо заполнить основные кадровые и расчетные параметры:

• Сотрудник: выберите из списка работника, предоставившего повестку или вызов;

 

 

• На вкладке «Главное» в поле «Вид времени» укажите из классификатора нужное значение. Например: «Выполнение государственных обязанностей»;

 

 

• Дата начала и Дата окончания: внесите точные даты освобождения от работы на основании предоставленного документа.

 

 

• Дата начала периода сохранения заработка заполняется автоматически с поля Дата начала.

После проведения данного документа в Табеле учета рабочего времени (форма Т-13) за указанные даты автоматически проставится регламентированный буквенный код «Г» (или цифровой «23»).

 

Расчет и проверка среднего заработка

 

Автоматический расчет среднего заработка производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922. Суммы рассчитываются на вкладке «Оплата» созданного документа.

Для проверки базы:

• Рядом со строкой «Средний заработок» нажмите на иконку с зеленым карандашом («Изменить данные расчетного периода...»);
• В открывшейся форме проверьте состав начислений за предшествующие 12 календарных месяцев и количество фактически отработанных сотрудником дней.

Для вывода проверочных печатных форм нажмите кнопку «Печать» в верхней части документа и выберите:

1. «Расчет среднего заработка» – для помесячного контроля базы (Раздел 1) и времени (Раздел 2);

 

 

2. «Подробный расчет начислений» – для проверки итоговой математической формулы.

 

 

Практический пример расчета:

 

Исходные данные:

• Сотрудник освобожден от работы для прохождения сборов в августе 2026 года на 4 рабочих дня.
• Расчетный период: с августа 2025 г. по июль 2026 г. (12 месяцев).
• Общая сумма начислений, входящих в расчетную базу за этот период: 600 000,00 рублей (по 50 000.00 рублей ежемесячно).
• Фактически отработанное время: 240 дней.

 

 

Пошаговый расчет:

 

1. Расчет среднедневного заработка:
   600 000 руб. / 240 дней = 2 500 рублей/день
2. Расчет итоговой оплаты за государственные обязанности:
   2 500 руб. * 4 дня = 10 000 рублей

В печатной форме «Подробный расчет начислений» программа детально развернет таблицы, где по строкам распределены доходы и отработанные дни, а в финальном Разделе будет зафиксирован итоговый результат – 10 000,00 рублей.

 

 

Отражение выплаты в учете и сроки

 

Документ «Отсутствие с сохранением оплаты» рассчитывается сразу на весь период на вкладке «Оплата». Порядок выплаты регулируется полем «Выплата» на вкладке «Главное»:

• В межрасчетный период – используется, если учреждение обязано выплатить средний заработок сотруднику до его ухода на сборы или сразу после предоставления повестки. Сумма будет доступна для формирования отдельной ведомости.

 

• С авансом – начисленная сумма за государственные обязанности будет учтена и выплачена сотруднику в ближайшую плановую дату выплаты за первую половину месяца.

 

 

• С зарплатой – расчет итоговой суммы фиксируется в документе, но сама выплата переносится на общую ведомость по итогам месяца вместе с основным окладом.

 

 

НДФЛ с сумм выполнения гос. обязанностей

 

Налог исчисляется и удерживается в общем порядке (Письмо Минфина РФ от 14.11.2024 № 03-04-05/113027). Сумма среднего заработка за время отсутствия признается доходом сотрудника.

Датой получения дохода для НДФЛ является день фактической выплаты денег на карту или из кассы (ст. 223 НК РФ). Налог рассчитывается непосредственно в документе «Отсутствие с сохранением оплаты».

 

Начисление страховых взносов

 

Сумма среднего заработка за время исполнения государственных обязанностей облагается страховыми взносами в полном объеме (включая взносы «на травматизм») согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.

Взносы рассчитываются автоматически в конце месяца в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» при расчете всех сотрудников учреждения.