Учет персональных данных сотрудника для оформления личной карточки Т-2

Нормативная база

Форма № Т-2 (Личная карточка работника) – это документ кадрового учета, который содержит полные сведения о сотруднике. Изначально бланк был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Ведение личной карточки работника по форме Т-2 с 01.09.2021 перестало быть обязательным для работодателей. Это подтверждается актуальными нормами законодательства и официальными разъяснениями чиновников:

• с 01.09 2021 вступил в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 N 320н, утвердивший новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. В нем не содержится обязательное требование о ведении личных карточек сотрудников. Ранее это положение было закреплено в п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225
• в Письме Минтруда от 24.12 2021 N 14–6/В-1487 обозначено, что с 01.09.2021 работодатели освобождаются от обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Решение принято из-за отсутствия нормативного акта, который бы предписывал использование данной формы

В случае, если работодателем принято решение вести личную карточку в целях кадрового учета, в программе «1С: ЗКГУ» предусмотрена такая возможность.

 

Заполнение Формы № Т-2 (Личная карточка работника) в «1С: ЗКГУ»

Автоматическое формирование «Личной карточки» по форме № Т-2 напрямую зависит от полноты введенных сведений. Чтобы программа корректно заполнила все разделы бланка, необходимые персональные данные сотрудника должны быть предварительно внесены в систему.

«1С:ЗКГУ» не создает информацию сама, а лишь аккумулирует и распределяет по строкам документа те сведения, которые вы ввели в базу на основании официальных документов. Если при печати формы Т-2 вы видите пустые поля – это признак того, что данные не были занесены в карточку физического лица. В этой статье подробно разберём, как правильно заполнить необходимые сведения в программе для получения корректного документа.

«Личная карточка» состоит из нескольких разделов, разберем каждый из них.

Раздел I «Общие сведения»

Для корректного заполнения данного раздела:

1. Перейдите в меню «Кадры» – «Сотрудники» и откройте карточку нужного человека.

 

 

ФИО, дата рождения вводите строго по паспорту, ИНН, СНИЛС вносите в соответствии с документами.

2. Перейдите по ссылке «Личные данные» в карточке сотрудника.

 

 

В данном разделе:

• Место рождения заполняйте в специальном окне, разделяя регион, город и район.
• Гражданство: Выберите из классификатора ОКСМ (по умолчанию – Гражданин России).
• Удостоверение личности: Введите серию, номер, дату выдачи, код подразделения и орган, выдавший паспорт (ст. 65 ТК РФ).
• Адрес по прописке/места проживания заполняйте строго через встроенный классификатор (ФИАС). Не пишите адрес текстом вручную – иначе в печатной форме Т-2 индекс и коды субъектов не встанут на свои места.

3. Перейдите по ссылке «Образование, квалификация» в карточке сотрудника.

 

 

Нажмите «Создать» в таблице «Образование».

 

 

 Укажите вид (высшее, среднее профессиональное и т.д.), учебное заведение, специальность по диплому, квалификацию, серию и номер диплома, а также год окончания.

4. Перейдите по ссылке «Семья» в карточке сотрудника.

 

 

Укажите «Состояние в браке» (согласно классификатору ОКИН: состоит в браке, холост/незамужняя, разведен/разведена).

В табличную часть «Состав семьи» добавьте ближайших родственников (муж/жена, дети, родители). Укажите степень родства, ФИО и год рождения каждого.

 

 

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Если в учреждении ведется воинский учет, то при необходимости обязательно проверьте включение этой функции в настройках программы, иначе IV раздел карточки Т-2 останется недоступным для заполнения.

Перейдите в меню «Настройки» – «Кадровый учет».

 

 

Проверьте, чтобы в настройках кадрового учета программы была включена галочка «Ведется воинский учет»

 

 

В карточке сотрудника нажмите на ссылку «Воинский учет».

 

 

Заполните данные на основании Военного билета или Удостоверения гражданина, подлежащего призыву:

• Отношение к воинской обязанности (Военнообязанный / Призывник);
• Данные военного билета: воинское звание, состав (профиль), полная кодовая строка ВУС (военно-учетная специальность), категория годности.
• Наименование военкомата, к которому прикреплен сотрудник.

 

 

Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»

Этот раздел не заполняется руками в карточке. Он собирается из документов «Прием на работу» и «Кадровый перевод» в меню «Кадры» – «Приемы на работу/переводы/увольнения».

 

Раздел IV (Аттестация)

Проверьте, чтобы в настройках кадрового учета программы была включена галочка «Проводятся аттестации сотрудников»

Перейдите в меню «Настройки» – «Кадровый учет».

 

 

Данные заполняются строго специальным кадровым документом: «Кадры» – «Аттестации сотрудников».

Создается документ «Аттестация», в котором фиксируется дата, решение комиссии (например, «Соответствует занимаемой должности») и номер протокола.

 

Раздел V (Повышение квалификации) и Раздел VI (Переподготовка)

Перейдите по ссылке «Образование, квалификация» в карточке сотрудника.

 

 

Для Раздела V (Повышение квалификации) используйте блок «Повышение квалификации» (появляется после выбора вида образования «Дополнительное профессиональное образование»). Здесь указывается период, наименование учреждения и документ (удостоверение).

 

 

Для Раздела VI (Переподготовка) используйте блок «Профессиональная переподготовка» (сюда вносятся дипломы со сроком обучения более 250 часов).

 

 

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника.

 

 

В блоке «Награды» выбирается вид поощрения (из справочника ОКИН). Обязательно заполняйте текстовое поле «Основание» (например, «Приказ Минздрава РФ от 05.06.2026 № 123-к»).

 

 

Раздел VIII «Отпуск»

Данные собираются автоматически из документов: «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты», «Отпуск по уходу за ребенком» в меню «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».

 

Раздел IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

Перейдите по ссылке «Страхование» в карточке сотрудника.

 

 

Для инвалидов обязательно указывать серию/номер справки МСЭ, группу и срок действия. Это важно не только для Т-2, но и для автоматического снижения тарифов страховых взносов (на травматизм) и расчета удлиненного отпуска (30 дней).

 

 

Раздел Х «Дополнительные сведения»

Это «свободный» раздел. Сюда вносится все, что не подошло под другие разделы, но важно для работодателя.

 

Раздел ХI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Раздел заполняется полностью автоматически на основании документа «Увольнение».

 

Формирование и печать документа «Личная карточка работника»

После того как все персональные и кадровые сведения сотрудника внесены и проверены, вы можете переходить к выводу печатной формы. Карточку Т-2 можно сформировать двумя удобными способами:

1. Из карточки сотрудника:

Перейдите в раздел «Кадры» – «Сотрудники», откройте карточку нужного человека.

 

 

Нажмите кнопку «Печать» на верхней панели и выберите «Личная карточка (Т-2)».

 

Это самый быстрый способ для индивидуальной работы.

2. Через кадровые отчеты:

Перейдите в раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты».

 

 

Откройте отчет «Личные карточки (Т-2)».

 

 

 Этот вариант идеален, если вам нужно сформировать документы массово, например, сразу по всему подразделению за определенный период.